В суете повседневной жизни между обсуждениями клиентов, продумыванием проектов и другими обязанностями финансовое планирование малого бизнеса легко идет на спад. Мы собрали несколько советов, которые помогут контролировать финансы малого бизнеса — чтобы баланс был правильным, а бизнес стремительно развивался.
Следите за денежным потоком
В каждой компании особенно важен один экономический параметр: денежный поток, то есть разница между входящими и исходящими платежами. Даже если вы получаете большую прибыль — это тот денежный поток, который решает, останется ли бизнес жизнеспособным. Важно, чтобы вы зарабатывали больше, чем тратили. Поэтому денежный поток должен быть положительным. И поскольку это может быстро измениться, важно регулярно проверять его — еженедельно, ежемесячно или ежеквартально.
Лучший способ контролировать денежные потоки — это вовремя получать деньги и использовать этот доход для согласования собственного графика платежей. Тем не менее, узкие места иногда возникают в большинстве компаний, и их необходимо преодолевать. Поэтому имеет смысл быть готовым к таким этапам:
- поговорите со своим банком о подходящей кредитной линии, прежде чем она понадобится;
- договоритесь с поставщиками о продлении сроков оплаты.
Сделайте оплату проще
Вы можете не знать, оплачивают ли ваши клиенты счет вовремя, но есть несколько приемов, которые можно использовать для увеличения вероятности. Имеет смысл выставить счет за услугу как можно скорее — даже до начала следующего этапа проекта. Сделайте так, чтобы ваши клиенты как можно проще оплачивали счет: предоставьте им четкие инструкции по оплате, которые они могут легко реализовать в Интернете (например, представив IBAN в удобном для копирования формате). Условия оплаты и сроки должны быть четко видны в счете. С помощью программного обеспечения для онлайн-биллинга, которое автоматизирует процесс для вас, вы можете сделать биллинг еще проще.
Ведите учет своих расходов
Для того, чтобы держать расходы в определенных пределах, вы должны держать баланс расходов в определенное время каждую неделю. Собирайте квитанции в папке и переводите суммы в свою бухгалтерскую или финансовую программу раз в неделю.
Должен ли он идти быстрее? В настоящее время существует множество практических приложений, которые вы можете использовать для сбора и упорядочения сфотографированных или отсканированных квитанций. Обязательно напишите примечание по каждому вопросу, в котором подробно изложите, на что вы потратили соответствующую сумму. Вы не можете вычесть все из налога — и если ваш бухгалтер не знает точно, за что стоят расходы, он с большей вероятностью сообщит о нем как о не подлежащем вычету. Если вы предоставите каждому элементу такое описание, то в итоге сможете проанализировать, какие затраты вы понесли гораздо эффективнее.
Составьте бюджет
Чтобы управлять финансами вашей компании наилучшим образом, важно составить бюджетный план. Это помогает планировать, сколько денег вы можете потратить и сэкономить — не только регулярно, но и тогда, когда необходимы разовые расходы. Простая процедура состоит в том, чтобы сначала записать все источники дохода, включая все покупки, продажи, инвестиции, креди́ты или формы сбережений. Затем только вы можете компенсировать свои расходы.
Это включает в себя фиксированные расходы (такие как аренда, счета, зарплаты, регулярные услуги), а также текущие расходы на материалы, строительство, маркетинг или поездки. Не забудьте включить сюда будущие технологические обновления, новое оборудование или канцелярские товары. Если ваши расходы превышают бюджет на 50 процентов, это необязательно означает, что у вас проблемы. Это также может означать, что вы переоценили свой бюджет. Когда вы оставляете свой бюджет, оставляйте некоторую свободу и регулярно сравнивайте запланированные и фактические суммы. Бюджет может быть изменен в любое время, и чем больше вы его проверяете и вносите необходимые изменения, тем точнее он будет.
Инвестируйте с умом, советуйтесь с профессионалами
Когда дело доходит до финансов вашей компании, грамотно вложенные инвестиции быстро окупаются. Бухгалтер или финансовый консультант может помочь вам следить за движением денежных средств, обновлять бухгалтерский учет и управлять бюджетом. Он может записывать бизнес-операции и организовывать документы таким образом, чтобы они были оптимально подготовлены для налогового консультанта. Это поможет вам создать резервы и не тратить слишком много или слишком мало.
Если в компании есть кто-то, кто знаком с последними правилами и положениями бухгалтерского учета, это хорошо. Только тогда вы сможете действительно выполнить свои финансовые и бухгалтерские обязательства. Если это не так, возможно, вам придется исправить ошибки позже. Ситуация может привести к большой административной работе для вас, которая повлияет на всю вашу компанию.
Хороший бухгалтер также может дать ценные советы при планировании вашей деятельности. Это также относится к возможным налоговым льготам, которыми вы можете воспользоваться в рамках государственных субсидий для малого бизнеса. Не стоит бояться использовать выгодные предложения для поддержания собственного дела.
Аварийный фонд и предпринимательство
Поскольку чрезвычайные ситуации обычно происходят без предупреждения, важно, чтобы у вас был быстрый и легкий доступ к вашему аварийному фонду. Средства на чрезвычайные ситуации должны использоваться только в крайних случаях. Чтобы не поддаваться искушению открыть дополнительный счет для менее чем опасных ситуаций, создайте свой чрезвычайный фонд в месте, отдельном от вашего привычного банка.
Постарайтесь отложить как можно больше денег на случай непредвиденных финансовых потерь в бизнесе. Попросите вашего бухгалтера сделать отчет ежемесячных расходов фирмы и подумайте, где можно сократить траты. Чем больше вы сэкономите, тем стабильнее окажется ваш бизнес в критической ситуации. Известны случаи, когда аварийный фонд спасал даже очень большие предприятия. Кто знает, как и когда вам срочно понадобятся деньги.
