Как оставаться продуктивным и успевать выполнять все дела? Для этого нужно просто воспользоваться специальными приемами по увеличению производительности. Благодаря простым трюкам вы точно увеличите свой КПД.
Техника "Помодоро"
Эта техника заключается в грамотном распределении времени. С ее помощью можно значительно улучшить концентрацию, сосредоточить внимание на быстром, но качественном выполнении дел. Итак, разделите день на более мелкие управляемые отрезки. Например, 25 минут вы работаете, потом 5 минут отдыхаете (эта пауза и называется "помодоро"). По истечении четырех по счету помодоро вы вознаграждаете себя отдыхом продолжительностью в 20 минут, после чего вновь возвращаетесь к работе.
Система кодирования списка дел
Когда много дел, но в голове полный хаос, то неудивительно, что велик риск о чем-то забыть. Приучите себя к тому, чтобы составлять список дел на завтра. Сначала запишите все задачи в список, а потом используйте систему кодирования для классификации по степени важности.
Например, срочные дела выделите маркером яркого оттенка. Или на полях поставьте восклицательный знак. Самые незначительные дела, которые можно перенести и на другую дату, также пометьте каким-то условным обозначением. Таким образом, открывая ежедневник, вы сразу оцените объем работ и поймете, за что браться в первую очередь, а за что в последнюю.
Еще вы можете воспользоваться матрицей. Для этого нарисуйте круг на листе ватмана, разделите его на четыре сектора с пометками: "важно", "не очень важно", "срочно", не срочно". Распределите все ваши дела по секторам. Тогда вам будет легко понять, с чего начать.
Пакетирование электронной почты
Когда сидишь за компьютером, то постоянно возникает желание проверить электронную почту. Держать вкладку "Входящие" открытой - это значит постоянно отвлекаться. Поступите следующим образом: настройте пакетирование электронной почты, чтобы письма приходили к вам дважды в день, например, в строго установленное время. Тогда вы не будете лишний раз отвлекаться на электронный ящик.
Отключение звука и уведомлений
Больше всего от работы отвлекает смартфон. На него постоянно приходят уведомления, благодаря чему мы в курсе, что происходит в соцсетях, кто что опубликовал за последний час и т. д. И, конечно, возникает соблазн посмотреть поближе, что же такого интересного произошло за это десять последних минут: кто там прислал сообщение?
Согласитесь, что срочных посланий очень мало: это так, просто развлечения. Так что смело отключайте все звуковые сигналы на телефоне и спокойно работайте. Да, поначалу будет тяжело, но вы увидите, насколько улучшится ваша производительность.
Сделайте шаблоны и шпаргалки
Наверняка вы выполняете ежедневно по работе одни и те же дела. Тогда почему бы не сделать заготовки? Например, если вы отправляете письма приблизительно одного и того же содержания, тогда будет разумным использовать шаблоны. Напишите заготовки и сохраните в черновиках, чтобы потом не тратить время на составление письма от начала и до конца.
То же самое касается и других рабочих моментов. Например, вам нужно подбирать фотографии для последующей их публикации и вы постоянно забываете необходимые параметры. Чтобы за каждым разом не обращаться к поисковику, есть смысл где-то зафиксировать нужную информацию, чтобы она всегда была под рукой.
Разбейте большие дела на более мелкие
Грядет масштабный проект, который может положительно отразиться на вашей карьере? Вы принимаетесь за дело с энтузиазмом, а потом пугаетесь большого объема работы? Поступите следующим образом: просто разбейте реализацию данного проекта на мини-этапы и мини-задачи. Тогда, последовательно выполняя их, вы сможете без проблем достичь желаемой цели.
