Планерка — важное и нужное мероприятие, ведь здесь обсуждаются текущие наболевшие вопросы, существующее положение дел, строятся планы на будущее, проекты, которые в дальнейшем нуждаются в реализации и т. д.
С другой стороны, частые и длительные по времени планерки вредят работе. Разговоры все равно остаются разговорами. Для развития бизнеса и движения вперед в любом случае нужны активные действия. Сотрудники, да и руководство в том числе, могут ощущать себя измотанными после продолжительных дискуссий. Вот почему совещания порой снижают производительность.
Чтобы не допустить подобных негативных последствий, стоит принимать во внимание и соблюдать следующие простые правила.
Не устраивайте планерку без повестки дня
Просто собраться, чтобы по ходу обсудить какие-то вопросы, — это пустая трата времени. Согласитесь, что футболисты не выходят играть на поле без стратегии. То же самое и с планеркой. Если только на встрече вы будете вспоминать, что именно хотели обсудить, то потратите больше времени. Плюс ко всему обязательно упустите из виду что-то самое важное (срабатывает в этом случае закон подлости).
Поэтому перед совещанием сообщите сотрудникам о том, что будет обсуждаться на повестке дня. Пусть у них тоже будет время на подготовку. Тогда дискуссия будет максимально продуктивной.
Составьте чек-лист
Чтобы ни о чем не забыть, зафиксируйте в блокноте все важные вопросы для обсуждения. Или если вам нужно узнать, выполнили ли уже поставленные задачи подчиненные, все аспекты зафиксируйте на бумаге. Дифференцируйте задачи по степени приоритетности и по времени, которые они занимают, и затем придерживайтесь последовательности в списке.
Например, в самом начале планерки уточните, что сделано, какие задачи выполнены. Сразу вычеркивайте те пункты, информацию по которым вы уточнили.
Далее начинайте обсуждения самых важных и емких вопросов.
Укладывайтесь в полчаса
Полтора часа — это много для планерки. Так считает Питер Брегман, автор статьи под названием «Магия 30-минутных совещаний». По его мнению, продолжительные совещания дольше часа должны быть не нормой, а исключением из правил. Полчаса он не считает большим ограничением. Брегман полагает, что на таких непродолжительных встречах люди более сконцентрированы. Кроме того, встреча их не выматывает эмоционально, а это означает, что они смогут активно и бодро приступить к выполнению задач.
Уважайте время каждого
Не позволяйте себе как руководителю демонстрировать свое превосходство, опаздывая на встречи. Это некорректно и неуважительно по отношению к подчиненным. Помните, что каждая минута сотрудника, проведенная на совещании, отнимает у него минуту времени, которое он бы мог потратить на работу. Ведь потом руководитель первый, кто потребует с него сдать задачи в срок. А если он долгое время проведет на совещании, то у него физически может не быть возможности уложиться в дедлайн.
Если присутствие некоторых сотрудников на планерке необязательно (например, когда обсуждаются задачи, в которые они не вовлечены), тогда не заставляйте их сидеть со всеми, а отпустите для выполнения их прямых обязанностей.
Говорите по существу
Избегайте светских бесед, шуток, прибауток, комментариев и высказываний не по теме. Также не обсуждайте те дела, которых сегодня нет на повестке дня. Говорите только по существу, чтобы лишний раз не нагружать сотрудников информацией, которая им не нужна и которая на данный момент никак не пригодится в работе.
Рассматривайте альтернативные варианты
Если вы видите, что совещания не слишком эффективны, что некоторые сотрудники откровенно скучают и инспектируют свои гаджеты, тогда используйте другие инструменты коммуникации. Это может быть электронная почта, мессенджеры и т. д. Иногда контроль на микроуровне, то есть непосредственная связь с каждым сотрудником, эффективнее, нежели коллективные сборы.
