Сейчас, когда многие компании вынужденно переводят сотрудников на удаленную работу, руководители сталкиваются со сложной задачей: как осуществлять управление виртуальной командой? Одно дело - встречаться в офисе лицом к лицу, и совсем другое - общаться посредством мессенджеров и компьютерных программ. Вот несколько советов по эффективному управлению удаленными сотрудниками.
Создайте удобный график работы и совещаний
Первым делом вы должны продумать новый график работы. Вашим подчиненным необходимо понимать, когда именно они должны быть на связи, когда начинается и заканчивается их рабочий день, когда можно уйти на обед и т. д. Вы можете оставить привычный график, который был в офисе, а можете пойти другим путем: вместо указания часов работы просто раздайте поручения и позвольте сотрудникам самостоятельно распоряжаться своим временем. Просто укажите дедлайны для необходимых проектов, чтобы работники понимали точные сроки сдачи заданий и поручений.
Не забывайте организовывать командные и индивидуальные встречи по видеосвязи, ведь это способствует сплоченности коллектива. Заранее предупредите сотрудников, когда именно будут проводиться совещания.
Четко формулируйте цели
Ваша задача - сделать так, чтобы сотрудники оставались вовлеченными в рабочий процесс и сами были заинтересованы не отдыхать, а трудиться. Лучший способ заинтересовать работников - это поставить перед людьми точные цели и пообещать вознаграждения. Например, менеджер по работе с клиентами будет знать, что получит скидочную карту любимого магазина, если осуществит энное количество сделок за неделю/месяц.
Иной способ поощрения - это мотивировать сотрудников работать сверхурочно за бонусы. Например, человек должен находиться на рабочем месте шесть часов, а при превышении данного лимита он получает дополнительно почасовую оплату.
Установите соответствующее программное обеспечение
Для того чтобы обеспечить политику прозрачности и ясности, установите соответствующее программное обеспечение, где в режиме реального времени будет отображаться текущая ситуация на фирме: количество сделок, число новых клиентов и т. д. Доступ к такой базе данных должен быть у каждого сотрудника. Заодно и все члены коллектива будут видеть, как работают их коллеги. Тогда не возникнет никаких вопросов с начислениями бонусов, премий, выплаты зарплаты и т. д.
Используйте различные каналы связи
Убедитесь в том, что все сотрудники могут связаться с вами в случае необходимости. Для этого используйте не один, а сразу несколько каналов связи. Например, помимо электронной почты, будьте доступны в "Скайпе", мессенджере, социальной сети. Хорошее решение - создать групповой чат, чтобы обсуждать с сотрудниками решение текущих вопросов. Пользуйтесь цифровыми технологиями, для того чтобы одним нажатием кнопки отправлять сообщения сотрудникам и всегда быть на связи.
Не пренебрегайте файлообменниками
Отправлять большие документы по электронной почте - это уже вчерашний день. Скачивание занимает немало времени, плюс ко всему, в некоторых сервисах есть установленные лимиты по размеру. Используйте файлообменники, чтобы передавать большие по объему документы. Не забывайте об облачном хранилище и делайте резервные копии важных файлов.
Создайте удаленную корпоративную культуру
На первый взгляд, эта задача кажется очень сложной, но в действительности все не настолько трудно. Просто представьте себе, что вы в офисе, на своем обычном рабочем месте. Общайтесь так, как бы вы общались, если бы сотрудники были рядом. Почему бы не созваниваться по видеосвязи в обеденный перерыв? Если у кого-то день рождения, отправьте посылку с подарком курьером. "Собирайтесь" (имеется в виду в "Скайпе") по пятницам, чтобы поговорить о том, как прошла неделя.
Подобные действия с вашей стороны помогут сохранить дружеские и хорошие отношения с коллективом. Также вы поможете сотрудникам справиться с психологическими проблемами, связанными с изоляцией, ведь для каждого человека это большой стресс.
Дифференцируйте членов команды
Вы наверняка заметите, что каждый сотрудник по-разному воспринимает удаленный график работы. Некоторые люди могут впечатлить вас своим высоким уровнем самодисциплины, организованности. Поощряйте работников, которые остаются самомотивированными. С другой стороны, обращайте внимание на людей, которым сложно настроиться на работу в домашних условиях. Будьте с ними на связи и предлагайте помощь. Вы также можете поставить над ними кураторов, цель которых - научить и мотивировать людей работать вне офиса, в непривычной для себя обстановке.
Общайтесь с лидерами
Обратите внимание на самых активных и деятельных сотрудников, которые стремятся проявить себя. Не бойтесь делегировать им часть своих полномочий. Удаленная работа - это отличная возможность лучше узнать работников и открыть новые грани их талантов.
