Согласно опросу, большинство работников различных организаций считают посещение совещаний тяжелой повинностью. Действительно, очень часто руководители устраивают длительные встречи, которые абсолютно лишены конструктива. Проще говоря, планерки проводятся по старой привычке, просто потому, что так надо. Именно такой подход больше всего и раздражает сотрудников. Чтобы сделать совещания более продуктивными и короткими, воспользуйтесь следующими советами.
Ограничьте количество присутствующих
Не приглашайте людей, которые не будут принимать участие в обсуждении повестки дня. Зачем лишний раз их отвлекать? Просто для того, чтобы в очередной раз насладиться своей властью и показать себя руководителем? Собственно, все и так знают, что вы босс. Представьте, с какой пользой смогли бы провести это время сотрудники, сколько обязанностей смогли бы выполнить. В первую очередь именно вы должны быть заинтересованы в том, что попусту не мешать людям работать.
Кстати, многие успешные предприниматели имеют привычку проводить совещания в ограниченном круге лиц. Как только человек выскажется, его сразу отпускают, если больше нечего обсуждать по его вопросу. Ограничив количество присутствующих, вы сможете сэкономить и себе, и сотрудникам немало времени, которое можно провести с большей пользой.
Обойдитесь без презентаций
Визуальная презентация информации, изучение графиков – все это, конечно, неплохо. Однако, как утверждают бизнес-эксперты, это пустая трата времени, когда речь идет о рядовой планерке. Оставьте презентации для глобальных проектов, требующих тщательного исследования. При решении текущих вопросов вы можете в устной форме вкратце рассказать, какие вопросы стоят на повестке дня. Либо, как вариант, заранее распечатать необходимые документы и раздать сотрудникам.
Возьмите пример с основателя "Амазона" Джеффа Безоса. Все его совещания начинаются с получасового молчания. Какова причина тишины в кабинете? Просто присутствующие изучают полученный от начальника в печатном виде материал. В подобной обстановке гораздо проще сосредоточиться, усвоить информацию, выделить для себя ключевые моменты, подготовить вопросы и т.д. Судя по успехам Безоса, такой метод действительно является эффективным, так что возьмите его себе на вооружение.
Будьте пунктуальны
Если вы действительно хотите сократить продолжительность совещаний и сделать их более продуктивными, тогда научитесь быть пунктуальным. Это значит, что если вы сказали, что совещание должно начаться в девять утра, это значит именно девять утра, а не девять часов две минуты. Цените и свое время, и время своих сотрудников. Опоздание в пару минут может показаться пустяковым, но именно такие мелочи и оставляют негативное впечатление у подчиненных, а вам мешают уложиться в отведенное для встречи время.
Есть один трюк, который является довольно эффективным, если вы сами часто опаздываете либо ваши сотрудники задерживаются. Назначьте совещание не на начало часа, а на десять-пятнадцать минут позже. Например, начинайте не в девять ровно, а в девять пятнадцать. Подсознательно такие цифры воспринимаются более позитивно, чем самое начало часа.
Назначьте исполнителей
Чтобы совещания проходили более продуктивно, можете воспользоваться следующим советом: назначьте людей, которые будут ответственны за каждый пункт повестки дня. Таким образом, на встрече вы сможете ознакомиться с планом действий, обсудить трудные моменты, вопросы и т.д. В противном случае сценарий развивается следующим образом: озвучивается пункт повестки дня, принимается какое-то решение с помощью голосования, а затем все расходятся и забывают. Точнее даже, не забывают: просто каждый из сотрудников думает, что проблему решит его коллега.
Ваша задача – это организовать рабочий процесс. Когда изначально будут назначены исполнители, то на совещании останется только дополнить или усовершенствовать уже придуманный работником план. Убедитесь в том, что все присутствующие знают свои обязанности. Для этого установите четкие ожидания и объясните подчиненным, что от них требуется.
Измените обстановку
Что может быть скучнее, чем каждый раз встречаться в одном и том же месте? Руководители предприятий за рубежом придумали новую схему проведения совещаний. Вместо того, чтобы обсуждать вопросы в привычном кабинете, встречи организовываются на свежем воздухе. Подобная смена обстановки благотворно влияет и на продуктивность работы, и на мотивацию и удовлетворенность сотрудников. Ученые доказали, что на свежем воздухе информация воспринимается лучше, повышаются умственные способности, производительность и т.д., поскольку мозг насыщается кислородом. Соответственно, и пользы от такого времяпровождения значительно больше, чем просто сидеть в кабинете. Возьмите за правило периодически устраивать совещания на открытом воздухе.
