Наступает время, когда мы должны задуматься о том, что у нас получилось и не получилось в прошлом году, а также спланировать свое будущее. По мере того, как календарный год подходит к концу, многие собственники малого бизнеса используют этот относительно небольшой период времени, чтобы подвести итоги прошлого года и поставить задачи на будущий.
Для некоторых бизнесменов составление бюджетов и прогнозов, а также постановка целей на целый год может показаться не только амбициозной, но даже абсолютно невыполнимой задачей. И действительно, как мы можем спланировать свой бизнес на июнь и тем более на декабрь следующего года?
Постановка целей на новый год является очень важной задачей, даже если вы их не выполните и не оправдаете собственных ожиданий. Без целевых ориентиров для каждого члена команды или всего бизнеса вы не сможете правильно ориентироваться в окружающей обстановке, не будет силы, заставляющей идти вас вперед. Вы также не будете знать, каких расходов можно будет избежать в следующем году или какие инвестиции необходимы, чтобы поддержать требуемые количественные показатели вашего бизнеса.
Так что, если вы ощущаете усталость от ежегодной постановки задач, это объяснимо, но не нужно отчаиваться. Вот 6 советов по эффективной постановке задач на будущий год.
Выделите целый день для постановки целей на предстоящий год
Определение целей на следующие 12 месяцев является важным делом, поэтому нужно подойти к нему ответственно и ни на что не отвлекаться в этот день. Однако, исходя из того, что задача планирования на месяцы вперед не кажется эффективным мероприятием (оно не принесет вам дополнительных продаж на этой неделе), многие люди стараются совместить его с текущей работой. У вас есть несколько минут перед совещанием? Почему бы не обновить свою табличку с планируемыми мероприятиями на следующий год.
Поступая подобным образом, вы полностью убиваете свою производительность. В среднем человеку требуется около 25 минут, чтобы переключиться с одной задачи на другую. Это может быть телефонный звонок, который раздался в момент вашей работы над какой-то задачей, или же попытка сделать 2 задачи одновременно.
Вместо того, чтобы затягивать процесс ежегодного планирования, не говоря уже о нарушении вашего рабочего процесса, выделите на это дело целый день. Вам может показаться, что это слишком много времени для такого мероприятия, и этот день можно было бы потратить с большей пользой.
Думая так, вы заблуждаетесь. Выделив день для планирования, вы делаете инвестиции в свое будущее. Учитывайте и то, что вам придется привлечь к данному мероприятию и других сотрудников вашей компании. Это значит, что вы должны будете оплатить им работу в выходной день или приостановить рабочий процесс в течение рабочей недели. Тем не менее, добейтесь четкого выполнения этого вашего распоряжения. Кроме того, возможно, вам придется организовать вопрос принятия пищи (завтрак и обед).
А если вы закончите раньше, чем предполагали? Отлично! А если нет, вы должны быть удовлетворены тем, что потратили все это время именно на планирование.
Составьте план мероприятий на этот день и четко придерживайтесь его
Как начальник, вы должны определить, как вы проведете это бесценное время. И это должно выглядеть не так, что вы соберете всех в конференц-зале, плюхнетесь в кресло и заявите: "Итак, что же мы с вами будем делать?"
Зачитайте повестку дня в самом начале совещания, подчеркните, какое время выделено на выполнение каждой задачи, своевременно делайте перерыв на обед и требуйте, чтобы все сотрудники были готовы обсуждать соответствующие темы, когда наступит время для этого. Когда наступит время для обсуждения следующего вопроса, смело переходите к нему, оставив предыдущий нерешенным. Вы сможете к нему вернуться, когда выполните остальные задачи. В противном случае вам может потребоваться еще один дополнительный день для планирования.
Определите ваши цели и ключевые результаты и составьте план для их достижения
Цели и ключевые результаты (сокращенно - OKR) - это основа для установки общих целей, к которым в своей работе должен стремиться каждый сотрудник компании. Известно, что такие компании, как Google и Twitter, используют в своей работе OKR.
OKR представляют собой простые и четкие задачи, для решения которых потребуется определить так называемые "тактические" OKR. Примером цели (OKR) может быть следующая: "Увеличить доход на 100%" Для достижения этой цели ваши отделы продаж, маркетинга и проектная группа должны будут установить дополнительные задачи для конкретных рабочих групп, которые вместе должны будут обеспечить увеличение прибыли на 100%.
Придумайте для компании как минимум 3 цели OKR, а затем работайте над формированием дополнительных тактических задач для каждой команды, которые должны быть амбициозными, но при этом выполнимыми. Имейте в виду, что не нужно стремиться к полному выполнению целей OKR. Успехом считается выполнение их на 60-70%. Ведь если вы с легкостью добьетесь поставленной цели, она не будет для вас желанной.
Выделите время для обсуждения личных целей
Общие цели компании очень важны и должны стоять для каждого сотрудника на первом месте.
Тем не менее определение личных целей и задач для руководителей отделов и менеджеров также является важной частью процесса ежегодного планирования. Профессиональное и личное развитие отдельных членов вашей команды является критическим параметром в долгосрочной перспективе, поэтому не стоит им пренебрегать.
Дайте своей команде стимулы для достижения личных целей. Это может быть выделение времени для совершенствования ими своих навыков, улучшение правил предоставления ими отчетов, оптимальная организация рабочего времени, чтобы любой сотрудник вашей команды мог взять отгул, когда ему это потребуется.
Не забывайте о культуре и общении
Ведение бизнеса - это нечто гораздо большее, чем управление продажами и поиск новых покупателей. Как только ваш бизнес начнет расти, даже если это будет рост от 1-2 до 25 человек, вы должны следить за тем, как члены вашей команды общаются и взаимодействуют друг с другом.
Какие инструменты вы используете для отслеживания хода выполнения проектов? Как вы поддерживаете видимое взаимодействие? Как часто вы встречаетесь с командой для обсуждения прогресса в достижении поставленных целей?
Кроме того, есть один общий вопрос, который касается практически любой компании: Действительно ли нужно было созывать совещание для обсуждения какой-либо проблемы или можно было воспользоваться электронной почтой (мессенджером)? Все вопросы, касающиеся того, когда, как и почему члены команды должны взаимодействовать друг с другом, должны быть рассмотрены на совещании, выделенном для планирования задач на следующий год.
Помимо этого, для поддержания дисциплины в организации должны быть разработаны планы по развитию и поддержанию на должном уровне культуры в организации. Деньги и привилегии должны быть средством привлечения талантов, а культура должна быть средством их удержания. Выделяя деньги и средства на различные мероприятия, вечеринки, волонтерскую деятельность и офисные закуски, вы идете по длинному пути удержания талантливых сотрудников в вашей компании и делаете их более счастливыми.
Не забывайте праздновать успешное выполнение задач
Если вы посвятили целый день планированию и сделали это достаточно успешно, вы можете отпраздновать это мероприятие. Пригласите свою команду на ужин, чтобы показать свою признательность за их преданность общему делу. Это отличный способ использования ваших средств. Вы направляете их в нужное русло - в область поддержания культуры и общения на соответствующем уровне. Пришло время создать новую культуру общения. Члены вашей команды должны общаться друг с другом как люди, а не просто как коллеги.
Дайте вашей команде данную награду. Это хороший способ мотивировать ее на усердное выполнение задач в будущем. Не забывайте об этом!
Есть много других маленьких вещей, которые вы можете сделать, чтобы процесс достижения годовых целей проходил более гладко. Делайте больше перерывов, тогда ваши сотрудники будут проявлять больше заинтересованности к работе. Прежде чем приступить к выполнению задач в следующем году, обеспечьте личную заинтересованность каждого сотрудника в успешной их реализации. Дайте каждому сотруднику возможность высказать свои опасения или предложить альтернативные варианты некоторых OKR.
Совещание для постановки целей и задач на следующий год является амбициозным и важным мероприятием, на которое не нужно жалеть ни времени, ни средств, чтобы все были "в обойме" в следующем году.
