Рубрики

Успех встречи или собрания зависит от подготовки: 10 пунктов, которые сделают мероприятие успешным

Интересный факт: менеджеры проводят от 35 до 50 % своего времени на совещаниях. При этом руководители отмечают, что более половины этих встреч являются неудачными, так как не приводят к положительному результату.

Нередко мы «зависаем» в мозговом штурме, который либо слишком долго длится, либо мало, который может сбить с толку, расстроить или быть непродуктивным. Есть несколько решений: отменить совещание, перенести, превратить его в цепочку писем и т. д. Это все может быть действительно необходимым в определенных случаях, но чаще всего нам нужно приложить реальные усилия и понять, в какой именно момент эти встречи терпят неудачу, чтобы потом активно работать над их исправлением. Ведь в ином случае просто ничего не будет сделано.

Попробуйте задать себе эти вопросы и применить эти советы, чтобы проводить более эффективные совещания на работе.

Первые три вопроса: подготовка к встрече

Вы правильно поняли: ваша встреча может провалиться еще до ее начала. Чтобы этого не произошло, нужно ответить на несколько простых, но важных вопросов.

1. Чувствуете ли вы себя подготовленным?

Все ваши материалы установлены? Есть ли план встречи? Свободен или арендован конференц-зал? Самое главное - это формирование повестки дня. Без нее вы не сможете провести большую встречу.

Другой важный момент - цель собрания. Спросите себя: что вы хотите сделать? Это может быт, как какое-то маленькое событие, например, обновление команды, так и большое, например, продумывание стратегии по увеличению вовлеченности пользователей.

«У вас должен быть раздел о желаемом результате, который отличается от повестки дня», - говорит Деванте Льюис-Джексон, менеджер по продажам. «Повестка дня предполагает описание того, что будет происходить во время встречи, но желаемый результат создает консенсус в отношении того, что должно быть сделано до окончания встречи».

2. Подготовлены ли другие люди?

Не каждое собрание, которое вы проводите или посещаете, требует предварительного просмотра, заполнения или получения каких-либо материалов. Однако если это требование обязательно, настоятельно рекомендуется убедиться, что у каждого человека есть на это достаточно времени и ресурсов.

Итак, ответьте, все ли знают:

  • для чего мы проводим эту встречу?
  • почему их пригласили?
  • что мы будем обсуждать?
  • друг друга?

Если на один или несколько вопросов ответ будет «нет», очень важно устранить эти недочеты в первую очередь.

3. Люди взволнованы?

Никто не будет прыгать от счастья при мысли о вашей встрече. Однако команда должна испытывать перед собранием не негативные, а позитивные эмоции. Они, возможно, не в восторге от разговоров о квартальных доходах, но могут испытать облегчение, когда получат возможность ознакомиться с важной информацией или задать свои вопросы.

Если люди взволнованы или испытывают негативные чувства, подумайте, что могло так озаботить их. Возможно, это повторение предыдущего разговора и, следовательно, пустая трата времени. Или же некоторые участники чувствуют себя неподготовленными, или переживают, что кого-то отстранят. Не исключен такой вариант, что ваша команда погрязла в работе, и часовая презентация никак не вписывается в их график. Независимо от того, откуда исходит негативная энергия, вы должны устранить ее, прежде чем войти в комнату совещаний.

Вопросы 4-7: во время встречи

То, что вы правильно подготовились, не означает, что все пройдет гладко. Другие вопросы, которые вы должны предусмотреть, чтобы все прошло по намеченному сценарию.

4. Вы достигаете намеченной цели во всех важных моментах?

Вы запланировали разные цели - ответить на вопросы, провести мозговой штурм, наметить новый процесс и пр. Признаком хорошей встречи является то, что это достигается в пределах вашего временного лимита.

Сделать это довольно просто - следуйте повестке дня. Каждые 10-15 минут проверяйте, что все идет по плану. Если нет, верните разговор в нужное русло.

«Весь смысл встречи в том, чтобы принять какое-то решение или обсудить, кто и как выполняет определенное действие», - говорит Хезерлин Нельсон, менеджер по офисным операциям. «Проще говоря, если вы не можете придумать что-то полезное или принять решение, не проводите собрание.»

5. Все ли обращают внимание на то, что вы говорите?

Заставить 100 % аудитории смотреть на вас и внимательно слушать - это, наверное, практически невозможно. Однако важно, чтобы вас слушали. Добиться этого непросто. Вам следует говорить коротко, доступно и ясно. Обрисовывать в общих чертах следующие шаги. Применяйте легкие для чтения и понимания визуальные эффекты. Запретите использование гаджетов, если это возможно.

6. Люди задают вопросы, но получают ли ответы?

Редко бывают такие встречи, на которых никто не задает ни одного вопроса. Если же это так, люди явно не обращают внимания на вас на собрании. Зато зададут кучу вопросов после того, как оно закончится.

Очень важно иметь заинтересованную аудиторию, равно как и решать их проблемы. Слишком часто мы говорим: «Я подумаю об этом позже» или «Я обещаю, что отвечу на этот вопрос в конце», но в итоге забываете. Поэтому, если вы не можете дать ответ в ту же секунду, запишите вопрос или попросите повторить его в конце встречи.

Имейте в виду, что могут быть и другие причины, по которым люди не задают вопросы. Возможно, вы создали среду, где они чувствуют себя не комфортно. Или люди настолько сбиты с толку обсуждением, что даже не уверены, а нужно ли это спрашивать.

7. Есть ли люди, которые, как вы думаете, будут говорить на встрече?

Скорее всего, вы приглашаете всех в комнату для совещаний потому, что хотите услышать их мнение или узнать о том, какой вклад в проект они могут внести. Идеи и действия, которые оговариваются на вашей встрече, будут сильнее и согласованнее, если в дискуссии будут участвовать все. Поэтому следует убедиться, что каждый внесет свой вклад, предложит что-то.

Это звучит здорово в теории, но не всегда является таковым в реальности. Кто-то громче и увереннее других, кто-то занимает более высокие должности, из-за чего некоторые люди не чувствуют себя такими же вовлеченными или уважаемыми.

Постарайтесь быть правильным лидером в обсуждении. Не стоит слушать сотрудников, несущих бессвязную речь. Не нужно перебивать. Призывайте принять участие в обсуждении людей, которые мало что сказали или могут быть более стеснительными.

Кроме того, помните, что вас это тоже касается, даже как организатора встречи. В некоторых случаях имеет смысл говорить больше, но тогда вы должны убедиться, что другим интересно и все понятно, что вы не перескакиваете с одной темы на другую.

Вопросы 8-10: после собрания

Миссия почти завершена. Если вы хотите, чтобы ваши собрания всегда были по-домашнему уютными и комфортными для сотрудников, подумайте о следующем.

8. Все ли шаги соблюдены?

Можно сказать, что встреча прошла плохо, когда все уходят делать что-то, порученное вами, по сути не зная даже, как это начать. Избегайте этого, прямо и ясно рассказывая сотрудникам о следующих шагах. Прежде чем закончить встречу, огласите доступным языком:

  1. Что нужно сделать?
  2. Как это нужно сделать?
  3. Когда это должно быть сделано?
  4. Кто будет нести ответственность за это?
  5. Кто будет контролировать успешный исход?

9. Была ли достигнута главная цель встречи?

Люди стали более мотивированными после собрания? Они работают эффективнее? Стало меньше путаницы или меньше вопросов? Вы достигли своей первоначальной цели? Если ответ «да», вы все сделали правильно. А если «нет», то перечитайте приведенные выше разделы, чтобы выяснить, где вы ошиблись.

10. Была ли продуктивной встреча для других людей?

Необходимо, чтобы вы спросили людей о том, как прошла встреча для них, а не предполагали ответ на этот вопрос. Прямая обратная связь - это очень важно. Возможно, для вас встреча прошла идеально, а для всех остальных - нет. Понимание и принятие своих ошибок поможет добиться большего успеха в следующий раз.