В последнее время многие люди сталкиваются с таким явлением, как синдром незавершенных дел. Психологи объясняют его следующим образом. Это когда в жизни человека присутствует хаос: он хватается одновременно за несколько дел и при этом толком ничего не успевает. Специалисты в области психологии и управления временем рассказывают, каким образом можно навести в делах порядок и успевать их заканчивать вовремя.
Тайм-калькуляция
Чтобы успевать делать в течение дня все, что намечено, необходимо освоить правильное планирование. На первый взгляд, в этом нет ничего сложного, ведь многие люди с утра или с вечера продумывают свои планы и держат их в голове. Но то, что они не записывают их, - большая ошибка.
Недаром существует поговорка о том, что самый плохой карандаш лучше самой хорошей памяти. Ведь всегда можно что-то забыть. Однако одних записей часто недостаточно, и человек все равно не успевает сделать все, что запланировал. И тогда на помощь приходит метод тайм-калькуляции.
Он заключается в следующем. Вы должны оценить, сколько по времени приблизительно занимает решение той или иной задачи. Составив список всех дел, нужно напротив каждого поставить определенное вами количество времени и вычислить сумму. В этом и состоит калькуляция.
Не исключено, что у вас получится больше часов, чем их имеется в сутках, и поэтому вам не суждено выполнить намеченное на этот день. И это повод задуматься о том, что, возможно, вы чересчур перегружены служебными обязанностями и вам необходимо прибегнуть, с одной стороны, к делегированию полномочий своим подчиненным, а с другой - отказаться от части поручений начальства.
Матрица Эйзенхауэра
Кроме того, следует научиться правильному ранжированию приоритетов. В этом может помочь матрица Эйзенхауэра. Она представляет собой большой квадрат, который разделен на четыре равные части. Сначала в левом верхнем углу записывают дела, являющиеся самыми важными и одновременно наиболее срочными.
Затем заполняют верхнюю правую часть квадрата. В нее также помещают список важных дел, но уже менее срочных. В нижней левой части пишем срочные, но неважные дела, а внизу справа - дела и неважные, и не срочные.
Заметьте, если первый из указанных квадратов переполнен, значит, на сегодняшний день в вашей жизни наблюдается хаос. Следует добиваться того, чтобы дела распределялись равномерно по всем четырем частям матрицы Эйзенхауэра.
Форс-мажор
Планируя свое время, нужно учесть и еще один важный момент. В течение дня неминуемо появляются так называемые вводные, то есть дела, возникающие внезапно и требующие немедленного исполнения. Их можно рассматривать и как форс-мажор.
Подсчитано, что на них уходит порядка одной четвертой рабочего времени. Отсюда вывод: расписывать нужно не все восемь часов, а шесть-шесть с половиной. А полтора-два часа зарезервировать на непредвиденные занятия.
Метод швейцарского сыра
Самыми важными и самыми большими по объему делами лучше заниматься в первой половине дня. Если решение задачи требует длительного времени, то ее лучше разбивать на микрозадачи. Например, написание диплома целесообразно разделить на 30 частей и каждый день в течение месяца выполнять по одной тридцатой от крупного задания.
Это называется методом швейцарского сыра. Мы знаем, что в сыре есть дырки. Боясь подступиться к какому-либо делу, вы можете постепенно делать в нем "дырки", решая задачу по частям. И в конечном итоге вы "съедите весь сыр", то есть сделаете большое дело.
