Рубрики

Установить временные рамки и подготовиться к встречам заранее: несколько эффективных способов научиться тратить время с умом

Умение тратить время с умом – навык, который должен освоить каждый человек, стремящийся к успеху и процветанию. Тайм-менеджмент позволяет стать более продуктивным и организованным на работе и в повседневной жизни. Какие же существуют способы наладить свои отношения со временем, научиться правильно его расходовать?

Проведите аудит времени

В первую очередь вам следует разобраться в том, на что уходит ваше время. К примеру, можно отслеживать свои действия в течение рабочего дня или недели.

Вы можете обнаружить, что слишком много времени тратите на совещания, которые не приносят никакой пользы. Или же вы поймете, что слишком большое внимание уделяете маловажным и несрочным делам.

Внесите коррективы в свое расписание, опираясь на свои наблюдения. Научитесь расставлять приоритеты. Занимайтесь в первую очередь теми задачами, которые требуют безотлагательного решения. Затем переходите к менее важным делам.

Готовьтесь к встречам заранее

Вы сэкономите массу времени, если приучите себя заранее готовиться к встречам. Составьте список вопросов, которые необходимо обсудить. Подумайте о том, какие предложения вы хотите внести. Набросайте примерный план встречи и следуйте ему.

Временные ограничения

Рассчитывайте время, которое требуется для выполнения текущих задач. А затем старайтесь уложиться в отведенные рамки. Не устанавливайте себе слишком жесткие лимиты. Чрезмерная спешка снизит качество вашей работы.

Научитесь сосредотачиваться на одной задаче за раз. Это положительно отразится на вашей продуктивности. Также сводите к минимуму перерывы, которые являются пустой тратой времени. Отрывайтесь от работы лишь тогда, когда действительно нуждаетесь в отдыхе.

Составляйте список дел на неделю

Воскресенье – прекрасный день для того, чтобы составить список дел на неделю. Планирование поможет вам определить свои главные задачи. Так вы будете уверены в том, что ничего не забудете.

Не составляйте слишком длинный список. Необходимо реально оценивать свои возможности. Также не забывайте вычеркивать из своего плана задачи, с которыми вы уже справились. Наблюдение за прогрессом – прекрасная мотивация.

Планируйте свой день

Обязательно стоит составлять план на день. Это позволит вам не тратить время впустую, а заниматься действительно важными вещами. Не делайте список слишком длинным, но не забывайте вносить в него все срочные дела.

Планируйте свой день исходя из того, в какое время вы чувствуете прилив работоспособности и энергии. Если это происходит утром, то постарайтесь разобраться с самыми важными и срочными делами в первой половине дня.

Режим «не беспокоить»

Научитесь защищать себя от того, что отвлекает вас от работы. Не пользуйтесь интернетом, когда у вас есть срочные дела. Если он необходим вам для работы, не заходите на страницы социальных сетей. Выйдите из своей почты для того, чтобы вас не отвлекали поступающие сообщения.

Телефон или смартфон также рекомендуется отложить как можно дальше. Целесообразно установить режим «не беспокоить», отключить звук и вибрацию.

Не ждите вдохновения

Если вы не хотите тратить время зря, не имейте привычки дожидаться момента, когда вас посетит вдохновение. Оно может так и не появиться. Лучше подумайте о том, почему для вас так важно безотлагательно заняться тем или иным делом. А затем просто сосредоточьтесь на выполнении задачи.

Ваша работоспособность возрастет, если вы создадите вокруг себя правильную атмосферу. Поддерживайте порядок на своем рабочем месте. Обеспечьте тишину или включите музыку, которая настраивает вас на работу.

Электронная почта

Если в вашей электронной почте царит хаос, вы вынуждены тратить массу времени впустую. Постоянно теряются файлы и сообщения, которые необходимы вам для работы. Наведите порядок, чтобы сэкономить массу времени.

Своевременно удаляйте сообщения, которые вам не нужны. Постарайтесь защитить себя от рекламы. Пользуйтесь фильтрами для того, чтобы отсортировать все входящие и исходящие письма. Файлы, которые необходимы вам для работы, целесообразно скачивать в отдельную папку. Так вы будете уверены в том, что случайно не удалите их.

Соблюдайте баланс

Вы не должны тратить свое время зря. Однако это вовсе не означает, что вам необходимо трудиться без сна и отдыха. Соблюдайте здоровый баланс между работой и личной жизнью. Не забывайте регулярно находить время для расслабления.

Очевидно, что энергичный и полный сил человек будет работать лучше, чем изнеможенный индивидуум. Вы хорошо работаете лишь в том случае, если не забываете отдыхать. Чаще встречайтесь с родными и близкими, путешествуйте, развлекайтесь.

Вместо вывода

Не забывайте о том, что вы являетесь единственным человеком, которому принадлежит ваше время. Вы сами управляете им, решаете, на что его лучше потратить. Старайтесь достигать целей, которые действительно что-то значат для вас. Не распыляйтесь по пустякам.