Всех нас очень огорчает ситуация, при которой не получается успеть выполнить запланированный список дел. На самом деле, в этом нет ничего страшного, поскольку 99 % профессионалов также не справляются с этой задачей. Но если вы все-таки устали от того, что многое не успеваете, пришло время все это изменить.
Составьте список рабочих дел
Вы привыкли планировать общие дела и поэтому вносите все в один список? Это ошибка, поскольку невозможно сразу решать несколько задач. Например, вам необходимо оплатить коммунальные услуги или собрать необходимые документы для того, чтобы устроить ребенка в детский сад. Но вы отправляетесь на работу, где нужно сдавать квартальный отчет. Поскольку в вашем списке значатся все эти пункты, вы вынуждены выбирать приоритетные дела. В данном случае, квартальный отчет будет важнее, ведь его нужно сдать вовремя, иначе вы можете потерять работу. Но ведь домашние дела также требуют выполнения, и их также нельзя игнорировать.
В этом случае есть единственно правильный выход: составить несколько списков. По крайней мере, рабочие моменты должны быть вынесены отдельно. Вам следует тщательно продумать, что вы будете делать каждый день для того, чтобы быть своевременным и продуктивным на своем рабочем месте. А домашние дела вы можете запланировать на выходные или сделать их в обеденный перерыв (многие вопросы можно решить удаленно). Постарайтесь держать два списка рядом и домашним пользоваться лишь тогда, когда на работе у вас появится свободная минутка.

Следуйте правилу 1-3-5
Вам приходится выполнять ежедневно много разных дел, и вы не всегда успеваете. Поэтому вам нужно составить список следующим образом. Запланируйте на день одно самое важное, три – средних и пять небольших дел. Продумайте, что для вас является приоритетным и выделите каждый пункт. Поскольку это планирование будет ежедневным, за месяц вы обязательно все успеете.
Если возникнет необходимость что-то добавить, перенесите запланированное на сегодня дело на завтра. Но старайтесь делать это в самом крайнем случае. Если ваш босс предложит выполнить какое-то неожиданное задание, попросите его об отсрочке и скажите, что обязательно сделаете его завтра. Если это невозможно, поступите так, ка говорилось чуть выше. Сделайте своей привычкой в конце рабочего дня немного задержаться и написать список на следующий день. Эта схема 1-3-5 работает безотказно, многие успешные люди пользуются именно этой формулой.
Выполняйте самое важное задание до обеда
Нам не всегда приходится делать то, что нам очень нравится. Поэтому постарайтесь выполнять самые трудные и нелюбимые дела сразу, как только пришли на работу. Если вы являетесь «совой» (человеком, который поздно ложится и поздно встает), приступайте к выполнению задания чуть позже, но все равно постарайтесь успеть все сделать до обеда. Дело в том, что не всегда есть возможность решить важные вопросы вечером. В основном, рабочий день всех людей выпадает именно на дневное время, а после обеда многие раньше уезжают домой или решают дела, которые требуют перемещений. Вам будет сложно «поймать» всех, кто вам нужен. А если вы будете это делать утром, с большей вероятностью вы сможете пообщаться со всеми, в ком вы заинтересованы.
Мало того, вы будете спокойны, что самое важное или самое неприятное уже сделано. Также убедитесь в том, что задание не нужно переносить на следующий день, поскольку у вас будет много времени в запасе. Попробуйте воспользоваться этим правилом, и вы очень быстро ощутите его преимущества.
Распределите время
Составляя список дел, распределите на каждый пункт определенное количество времени. Вы наверняка знаете, за какой приблизительный период можно выполнить ту или иную работу. Не ограничивайте свое время, исходите из реальности. Например, вам нужно отправить информацию, и на это потребуется не более пятнадцати минут. Но подготовка стратегии для работы вашей команды занимает несколько часов. Не старайтесь что-то сократить и вставить в список еще один пункт. Вы или сделаете все некачественно, или не выполните ни одного дела.
Еще один момент. Не выполняйте один пункт за счет другого. Если вы уже распределили время, придерживайтесь именно этой схемы. Если у вас появилась свободная минута, обратитесь ко второму списку, там также есть чем заняться.
Ограничьте встречи ради продуктивности работы
Речь идет о ситуации, которая знакома многим людям. Мы встречаемся со своими коллегами, начинаем рассказывать и слушать новости. Нас также часто отвлекают смартфоны или компьютер, по которым мы любим общаться со своими близкими. Если у вас катастрофически не хватает времени на выполнение важных дел, постарайтесь пересмотреть ваши приоритеты. Вы должны экономить каждую минуту, а не тратить ее на пустое общение. Нет ничего плохого в том, чтобы контактировать с окружающими, но это нужно делать дозированно.
Предупредите своих родных и близких, чтобы они не звонили вам в рабочее время (допускаются только экстренные случаи). Общайтесь в обеденный перерыв, и пусть они ждут вашего звонка, а не звонят тогда, когда им заблагорассудиться. С коллегами также общайтесь недолго. Достаточно того, что вы сможете побеседовать в перерыв или после работы. Не беспокойтесь о том, что вас поначалу будут считать необщительным и замкнутым человеком (особенно, если вы раньше вели себя по-другому). Скоро все привыкнут к этому, и мало кому придет в голову обращаться к вам в неположенное время.

Вместо заключения
И постарайтесь себя не корить из-за того, что чего-то не успели. Даже при самом разумном планировании нельзя предусмотреть всех ситуаций. Это может быть и плохое самочувствие и временное торможение (частичная потеря производительности из-за настроения и пр.). Вы являетесь живым человеком, а не роботом, которого можно запрограммировать, и он все успеет. Поэтому продумайте самую удобную для себя стратегию, составьте удобные списки и выполняйте все по мере своих сил. Так вы будете относительно все успевать, и при этом ваше настроение и самочувствие будет замечательным. Только любовь к себе (в самом положительном значении этого понятия) поможет вам со всем справиться и все успеть.
Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание