Коронавирус относится к патогенам, передающимся воздушно-капельным путем. Обычное рукопожатие или разговор лицом к лицу может стать причиной заражения. В странах, где статистика заболевания высокая, люди стараются ограничивать личные контакты и переходят на удаленную работу.
Для ряда сфер деятельности, например, туризма, или сектора продаж, крайне важно сохранять социальные связи с клиентами и коллегами. Харизма, личное обаяние, умение слушать и убеждать, презентабельный вид, в конце концов, имеют важное значение. Компании, работающие в государствах с жесткими карантинными мерами, на наших глазах вырабатывают новый формат взаимодействия и ведения бизнеса. В нем нет рукопожатий, зато широко используются новейшие достижения в области IT и информационных технологий. Специалисты поделились советами, как обычную видеоконференцию превратить в эффективный инструмент управления персоналом и продаж.
Имидж решает
Одна из главных прелестей удаленной работы - отсутствие дресс-кода. В кои-то веки не обязательно пол-утра прихорашиваться, выводить невесть как оказавшееся пятно на блузке или пиджаке, побыть в любимом кашемировом халатике или в спортивной форме.
Однако на запланированную заранее видеоконференцию выходить в халате не следует. Иначе вы продемонстрируете свою легкомысленность. То, что офис закрыт, еще не означает, что можно полностью забыть о нормах приличия.
Впрочем, если приходит срочный видеозвонок от коллег, бежать переодеваться не следует. Можно пообщаться и в майке. Оперативность решения вопросов имеет первостепенное значение. Однако, если предстоит разговор с клиентом, надо выглядеть от иголочки. И не важно, что он происходит по веб-камере.
Не опаздывайте на видеовстречу
Для слаженной работы коллектива, разбросанного по командировкам или находящегося на удаленной работе, крайне важно сохранить деловые контакты и обмен мнениями. В этом случае использование надежных сервисов для видеоконференций (таких как Zoom, GoToMeeting, Join.me, TrueConf, LifeSize, VideoMost) помогает организовать более персонализированный разговор и повысить уровень участия. Видеозвонок по психологическим причинам в разы продуктивнее телефонного разговора, отправки сообщения на электронную почту или переписки в мессенджере.
Присоединяйтесь к видеовстрече заранее. Виртуальное опоздание так же плохо влияет на имидж, как если бы вы опоздали на работу в реальном мире. При необходимости не стесняйтесь быть инициатором видеоконференции. Нерешенные текущие вопросы, оставленные на потом, могут перерасти в настоящую проблему в будущем.
Уделите внимание фону
Возможно, прозвучит странно, но даже такие мелочи, как обстановка, на фоне которой вы ведете видеоразговор, влияет на восприятие беседы. Все же люди глазами воспринимают 80-90% информации.
Если вы руководитель, а за вашей спиной беспорядок, как сможете убедить подчиненных ответственно и скрупулезно выполнять свои обязанности? Ведь начальник должен своим примером вдохновлять на подвиги. Фон должен быть деловым, по возможности приятным глазу, располагающим к конструктивному разговору.
Даже если вы - тот самый подчиненный, необходимо подумать, на фоне чего сидеть или стоять во время онлайн-встречи. Продумать освещение, чтобы коллегам не слепил свет от торшера за спиной. Контролировать, как выглядит ваше лицо, попадает ли в кадр. Важно, чтобы была видна ваша мимика, улыбка, глаза, ухоженная прическа. Это располагает к вам собеседников.
Начните издалека
Любое собрание - это определенный стресс для его участников. Люди готовятся, волнуются, мандражируют. Такая обстановка не лучшая для конструктивного разговора. Замкнутость и зацикленность могут помешать поиску креативных решений. Кто-то из собеседников постесняется озвучить или просто забудет от волнения важную проблему.
Крайне полезно перед обсуждением сугубо деловых вопросов разрядить обстановку, помочь участникам расслабиться, вовлечь всех в интересную тему. Например, рассказать анекдот, или любопытную историю, произошедшую накануне. Завершить конференцию тоже можно на отвлеченную тему. В конце концов, поговорить о всех волнующем коронавирусе. Подбодрить и пожелать здоровья.
Качество технического оснащения также важно
Ваше изображение и звук на экране телефона или компьютера зависят от настройки средств программного и технического оснащения. В смартфонах, планшетах и ноутбуках уже встроены фронтальные камеры, с помощью которых можно участвовать в видеоконференциях. Для стационарных компьютеров требуется приобрести веб-камеру отдельно. Некоторые из них устанавливаются на стол, некоторые крепятся к монитору.
Не менее важно обеспечить четкую передачу вашей речи, а также отчетливо слышать собеседников. В мобильных устройствах микрофоны уже присутствуют. Однако они слабоватые, если разговаривать на некотором отдалении от них. Лучше воспользоваться специальной гарнитурой с наушниками.
Программное обеспечение - отдельная тема. Руководство само решает, с помощью каких онлайн-сервисов, программ, мессенджеров с функциями видеозвонка будет осуществляться видеосвязь. Настройка потребует некоторого времени, но все инструкции можно найти в интернете или попросить помощи друзей.
Не злоупотребляйте инфографиками и слайдами
Человек так устроен, что продуктивнее общается, видя лицо собеседника. Когда в процессе видеоконференции на экране появляются различные схемы, изображения, информационные графики, визуальный контакт теряется. В этот момент люди подсознательно отстраняются, отключаются от собеседования. Всю необходимую визуальную информацию можно переслать по электронной почте после собрания.
Танцуют все!
Что такое типичная конференция? Есть некий заводила, начальник, который берет на себя функции ведущего и озвучивает большую часть текущей информации. Остальные участники вроде бы присутствуют рядом, но фактически отгорожены от процесса. Им остается только кивать и поддакивать.
Такие собрания бизнесу не нужны. Чтобы держать людей в тонусе, а коллектив работоспособным, надо уделить время каждому из участников. Дать слово, спросить мнение. Если видеовстречу проводит крупная компания с большим коллективом, надо дать возможность высказаться представителям отделов. Изменение методов проведения собраний и способов эффективного общения поможет команде не только адаптироваться к новым реалиям, что выйти на лидирующие позиции в отрасли.
