Мир современных технологий постоянно развивается и предоставляет предпринимателям новые возможности для более удобного ведения собственного прибыльного дела. Любой бизнес, независимо от вида деятельности, предполагает периодическое проведение собраний с подчиненными, деловыми партнерами или инвесторами.
Если деятельность осуществляется только в одном городе, то особых проблем с этим не возникает. Но как быть, если компания работает на международном уровне? В этом случае идеальным решением проблемы является виртуальная конференция. К счастью, благодаря инновационным технологиям никаких проблем с этим не возникает. Однако, чтобы все прошло как надо, очень важно правильно все организовать.
Давайте узнаем, как должна проходить подготовка, и рассмотрим некоторые трюки, которые позволят сделать презентацию интересной, информативной и осмысленной.
Виртуальная реальность
Если конференция проводится одним человеком в телефонном режиме, а все остальные сидят в конференц-зале и просто слушают, то информативность сильно падает. Такой формат не позволяет всем участвовать в дискуссии, высказывая свое мнение и делясь идеями. Идеальным вариантом будет полностью виртуализировать ее. Введя такой опыт в своей компании, вы сможете сделать так, что каждый сотрудник или партнер по бизнесу сможет принимать активное участие в запланированном мероприятии.
Используйте инновационные технологии
Сегодня существует огромное количество платформ, позволяющих удаленно проводить конференции. Среди наиболее известных можно выделить Zoom, Skype и Microsoft Teams. Но помимо видеозвонков эти программы имеют множество других полезных функций. С их помощью можно проводить опросы, создавать доски объявлений, делать красочные презентации и корпоративные чаты. Внимательно изучите набор предлагаемых инструментов и максимально используйте их возможности.
Ожидания
Как показывает практика, большинство руководителей не уделяет им должного внимания. Но не стоит забывать о том, что каждый человек, приходя на конференцию, имеет какие-либо ожидания по поводу мероприятия. Чтобы удовлетворить интересы каждого, вы должны определить четкую цель, выявить ключевые темы, которые будут обсуждаться, а также установить конкретные сроки по достижению намеченных планов. И ничего страшного, если ваша задача не совпадает с видением окружающих. Виртуальная среда многозадачна, поэтому она позволяет эффективно решать многие проблемы и работать наиболее продуктивно. Но не забудьте в самом начале встречи уведомить всех пришедших на нее о том, что тема изменилась. В противном случае они могут просто отключиться.
Сосредоточьтесь на 1-2 ключевых задачах
Что отделяет успех конференции от сокрушительного провала? Ответ вполне очевиден: отсутствие конкретной цели. Многие руководители пытаются одновременно браться за большое количество задач, однако это не самый лучший подход. Не стоит слишком распыляться. Выделите наиболее важные темы и проблемы, которые имеют первостепенное значение. Решайте все вопросы по мере поступления.
Если вы определите 1-2 ключевые задачи, которые хотите обсудить на конференции, то вам будет проще определиться с тем, кого на нее позвать. Ведь представители конкретных специальностей и занимаемых должностей компетентны только в определенных вопросах. Делегирование полномочий положительно сказывается на функционировании всего предприятия и позволяет извлечь максимум выгоды при минимальных физических, интеллектуальных и финансовых затратах.
Доверьте некоторые вопросы своему другу или коллеге по работе
Чтобы мероприятие прошло идеально, его необходимо тщательно проработать. Самостоятельно справиться со всем очень сложно, особенно если сроки поджимают. Возложите некоторые организационные моменты на близкого друга или компаньона. Так, например, он будет заниматься подбором контента и оформлением слайдов, а вы сможете структурировать встречу, чтобы все прошло гладко и по намеченному плану.
Будьте продюсером своего телевизионного шоу
Что это значит? Любая виртуальная конференция чем-то отдаленно напоминает ток-шоу, которые показывают каждый вечер по телевизору. Они требуют такой же структурированности. Поэтому вы должны представить, что организовываете не очередную презентацию, а настоящую передачу, выступая в качестве ее продюсера. Что в данном случае будет необходимо для успеха? Не обойтись без хорошего микрофона, громкого динамика, интересных гостей, визуальных эффектов и возможности взаимодействия со всеми участниками. Помимо этого на мероприятии вы должны не просто читать доклад, а стимулировать дискуссию, задавая всем уместные вопросы.
Привлекайте к участию
Организация любых виртуальных событий является сложной, поскольку от простой доставки информации пользы будет немного. Вы должны вовлекать всех участников в общий процесс. Для этого хорошо подходят следующие инструменты:
- опросы. Составьте список ключевых вопросов, на которые хотите получить ответы;
- доски/блокноты. Проведите мозговой штурм, во время которого выслушайте насущные проблемы и способы их решения;
- формат круглого стола. Позвольте всем участникам по очереди высказать свое мнение.
Несомненно, это займет много времени, но существенно упростит вам задачу при проведении виртуальной конференции, а также сделает ее более интересной, информативной и живой. А благодаря этому вы добьетесь от запланированного мероприятия большей эффективности.
