Рубрики

Я научилась писать официальные письма так, чтобы на них отвечали: 5 главных советов, как написать интересное электронное письмо

С развитием интернета электронные письма стали важной составляющей маркетинга. Однако до сих пор многие специалисты, на которых возлагают обязанность по отправке этих писем, не знают многих важных правил. Это приводит к тому, что большинство писем даже не открывают. Вы можете отправить сотни посланий, но ни на одно из них не получить ответа.

Я когда-то тоже была новичком и допускала много ошибок. Мне хотелось научиться такие электронные письма, на которые адресаты отвечают. Я начала изучать этот вопрос более тщательно и выяснила, что все сводится к нескольким шагам, которые я использую для достижения успеха при отправке электронных писем.

Вот мои советы, которые могут пригодиться тем, кто занимается холодной рассылкой.

1. Интригующая тема письма

Конечно, содержание вашего письма очень важно. Однако давайте будем честны. Первое, что увидит ваш адресат при получении электронного послания, - это заголовок.

У вас есть одна возможность произвести отличное первое впечатление. Итак, вам нужно отправить электронное письмо, которое имеет интригующую тему. Заголовок письма не должен быть скучным и похожим на типичный спам, который, как правило, сразу отправляется в мусорную корзину.

При создании темы письма учитывайте следующие вопросы.

  • Прочитав заголовок, вы захотите открыть электронное письмо и хотя бы кратко ознакомиться с содержанием?
  • Это звучит интригующе?
  • Есть ли умная цитата или фраза, которую вы можете использовать в теме послания?

Избегайте общих фраз, таких как "привет", не нужно в заголовок письма помещать просьбу, с которой вы обращаетесь и т. д. Вместо этого вы должны подумать, как заинтриговать получателя и заставить его открыть ваше письмо.

2. Понятное содержание

Еще одно правило состоит в том, что ваша электронная почта легко читается. Пример худшего послания – это письмо, на чтение которого нужно потратить вечность, чтобы добраться до сути. Разве вы не согласны?

Большинство людей, которые получают электронные письма с коммерческими предложениями, ценят свое время, потому что ведут очень занятую жизнь и у них слишком мало времени, чтобы тратить его на чтение бессодержательных посланий.

Если вы хотите получить ответ на свой адрес электронной почты, убедитесь, что у вас есть следующие элементы в письме.

  • Представление. Кратко расскажите о себе.
  • Опишите цель вашего обращения. Постарайтесь кратко описать суть предложения, раскрыв важные детали, но не расписывая все слишком подробно.
  • Призыв к действию. Вы должны предложить получателю написать ответное письмо, позвонить вам или иным способ связаться в случае заинтересованности. Не забудьте указать контактную информацию. Упустив из виду такую деталь, вы можете потерять потенциальных клиентов.

Постарайтесь сделать письмо легким для читателя и не перегружать его лишней информации. В случае заинтересованности он свяжется с вами для их обсуждения.

В конце письма не забудьте поблагодарить получателя за потраченное время. "Спасибо" никогда не бывает лишним. Вашему адресату будет приятно получить благодарность за внимание, которое он уделил вашему посланию.

3. Призыв к действию

Читателю должно быть понятно, зачем вы с ними связываетесь. Однако не менее важно указать, что он должен сделать дальше после прочтения письма. Вы просите о звонке, встрече или просмотре документов? Помните, что разъяснение сути письма является одним из самых важных компонентов. Дайте адресату указания, которым он должен следовать для продолжения сотрудничества.

4. Контактная информация

Вы когда-нибудь посещали веб-сайт и обнаруживали, что невероятно трудно найти правильный адрес электронной почты нужного вам человека или организации? Это совершенно нелогично, потому что это один из лучших способов потерять потенциальных клиентов.

Когда вы отправляете электронное письмо и скрываете свою контактную информацию, какова вероятность, что получатель ответит вам? Вы должны указывать контактную информацию в вашем блоке подписи для каждого письма, которое вы отправляете. Помимо адреса электронной почты вы также можете указать номер телефона или другую контактную информацию, которая позволит с вами связаться.

5. Какие эмоции вызывает письмо?

Как известно, люди забывают слова, которые вы им говорите, но они всегда помнят, что при этом чувствовали.

Независимо от того, создаете ли вы уникальный формат для своих электронных писем или следуете приведенным выше рекомендациям, вы не можете игнорировать этот аспект при составлении электронных посланий.

Однако вы должны подумать о том, как чувствует себя читатель после прочтения вашего электронного письма. Вот вопросы, на которые нужно ответить перед отправкой послания.

  • Будет ли читатель заинтересован в чтении всего письма?
  • Имеет ли читатель четкое представление о том, почему он получил ваше письмо электронной почте?
  • Ваш адресат чувствует себя оцененным?
  • Есть ли у вашего читателя причина ответить на письмо?

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание