Тысячи заведений по всему миру открываются и закрываются ежедневно. Почему так? Все просто, большинство владельцев закусочных просто не в состоянии правильно управлять бюджетом, контролировать доходы и расходы, терпеть убытки. Этот контроль важен, потому что он позволяет владельцу определить конкретную область расходов и принять во время меры, чтобы сохранить сбалансированные отношения между доходами и расходами. Вывести бизнес в прибыль можно только при грамотном подходе к организации финансовой деятельности. Мой друг, успешный владелец ресторана, поделился советами, которые помогают ему оптимизировать расходы.
Автоматизация всех ручных процессов строго обязательна
Размещение, принятие заказов, выставление счетов – это трудоемкая работа. А если все это выполняется вручную, то ошибок и проблем не оберешься. Если все эти процессы автоматизированы, это не только сократит время работы, но и убережет от ошибок, на которые влияет человеческий фактор. Интеллектуальная программа управления рестораном, которая выполняет все процедуры принятия заказов и выставления счетов, снижает потребность в людских ресурсах, необходимых для выполнения этих задач, которые обходятся гораздо дороже. Наличие системы управления затратами сокращает зависимость ресторана от множества работников, чьи обязанности могут выполнять программы. Следовательно, это снизит затраты на оплату рабочей силы. Как только заказ вносится в программу на планшете, он автоматически отображается на экране, который висит на кухне, в режиме реального времени. Да, на начальном этапе придется вложиться во всю необходимую технику, но это инвестиция на долгосрочную перспективу. Заработную плату работникам нужно платить ежемесячно. В итоге получится неплохая экономия средств.
Отслеживание бизнес-расходов
Еще один важный совет, которому вы должны следовать, – это отчетность об общих бизнес-расходах, и производиться они должны в режиме реального времени. Возможность следить за цифрами при помощи мгновенных отчетов позволяет беспрепятственно контролировать бизнес, выявлять области, которые провоцируют убытки, следить за записями продаж и покупок. Баланс превыше всего, поэтому сокращение расходов там, где это необходимо, - обязательная мера для обеспечения прибыльности бизнеса. Этими делами может заниматься владелец самостоятельно, а может специально обученный человек.
Контролируйте размеры порций и отходов
Большие порции и перепроизводство – признаки потерь, которые провоцируют большие траты на продукты питания. У вас должны быть определены инструменты для расчета оптимальных порций, а также налажен тщательный процесс управления размером порций. Важное значение имеет закупка такого количества продуктов, которое практически полностью используется. В противном случае это приведет к потерям и высоким затратам на продукты питания. Специалисты рекомендуют создать график мониторинга на основе таких факторов:
- Еда, которая упала на пол или пришла в негодность.
- Блюда, которые возвращают посетители.
- Продукты, которые теряются в период приготовления.
- Дополнительные порции, которые выбрасываются.
Прежде чем начать тестирование этих факторов, вы должны проработать эти параметры. Например, если блюда возвращаются вашими посетителями, вам необходимо улучшить качество и вкус пищи, чтобы этого больше не случалось. Если повара часто сжигают еду, вы должны улучшить качество работы поваров или позаботиться о покупке лучшего кухонного оборудования. Об этих факторах мало кто заботится, но они прямо влияют на уровень прибыли.
Покупка сырья в кредит, чтобы сократить расходы
Вы можете легко управлять своими расходами в заведении, совершая крупные покупки для ресторана на кредитной основе. Это позволит закупать продукты оптом, что обойдется куда дешевле. Таким образом повысится эффективность управления рестораном, вы увеличите доход от продаж, а затем выплатите кредит с заработанных вами денег. В среднем владельцы заведений берут кредиты на 10-20 дней. Все зависит от поставщика. В некоторых компаниях поставщики снижают цены на продукцию, если закупать ее в больших количествах.
Мониторинг и контроль запасов продуктов, чтобы снизить затраты на закупку
Первое, с чего владельцу ресторана стоит начать контролировать затраты, – это мониторинг и управление запасами продуктов. Делать отслеживание запасов рекомендуется делать ежедневно, также следует просчитать фактическое использование продуктов 24 часа в сутки. Отслеживание разницы между фактическим запасом и идеальным для поддержания работы ресторана помогает определить, какие ресурсы и на какие действия тратятся в заведении. Если по расчетам разница составит 5-7 % - это норма. В ресторане в любом случае могут происходить потери в ходе готовки и даже воровство со стороны не чистого на руку персонала. Все эти моменты также стоит учитывать.
Порядок превыше всего
Хорошая и налаженная система управления запасами пригодится в любой из ситуаций. Она позволяет следить за разницей между предоставляемыми отчетами. Благодаря мониторингу можно устанавливать более подходящие объемы последующих заказов продуктов и необходимого инвентаря. При обновлении ассортимента вы должны заказывать новую продукцию только тогда, когда они достигают определенного уровня. Это позволит избавиться от возможности переборщить с заказом или наоборот, не купить нужное количество продуктов. Сокращение расходов – покупка продуктов питания оптом. Покупка в розницу всегда обходится дороже и плохо скажется на вашей прибыли.
