Управление удаленными сотрудниками – необходимый навык, если нужно оптимизировать работу, развивать проект, строить успешную карьеру. Организация контроля и поиск общего языка с работниками может показаться непростой задачей. Однако, на деле, в этом нет ничего сложного. Эксперты делятся советами, как произвести положительное впечатление на удаленных сотрудников, завоевать их доверие и авторитет.
Правила электронной переписки
По статистике, среднестатистический деловой человек в сутки получает порядка 100 электронных писем. А чтобы ваша переписка с сотрудниками была максимально эффективной, придерживайтесь следующих правил:
- Начните с определенной темы. Не используйте абстрактных заголовков наподобие «Что вы думаете?», «Новая идея» и т. д. Вместо этого напишите конкретно: «Нужны предложения по такому-то вопросу к концу дня».
- Сделайте ваше сообщение ясным и кратким. Люди чаще читают короткие электронные письма, чем длинные, бессвязные, поэтому убедитесь, что ваши сообщения лаконичны и понятны.
- Перечитайте текст. Прежде чем нажать кнопку "Отправить", проверьте сообщение на наличие орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок. Помните, что электронная переписка является частью вашего профессионального имиджа и старайтесь не допускать опечаток.
- Не отправляйте письмо в плохом настроении. Если вы пишете сообщение в гневе (агрессии, испытываете разочарование и т. д.), подождите день, прежде чем отправить его, а затем перечитайте. В большинстве случаев такие сообщения либо удаляют, либо корректируют.
Спокойный голос
Слова, темп речи, громкость, тон, интонация, паузы – все эти аспекты позволяют составить о человеке определенное впечатление. Учитывайте следующие нюансы, общаясь с сотрудниками по телефону:
- Понизьте голос. Руководитель, который говорит спокойным тихим голосом, внушает больше доверия, нежели тот, кто громко разговаривает или кричит.
- Оставайтесь сосредоточенным. Если собеседник вас не видит, это не означает, что он не слышит, что вы заняты посторонними делами (проверяете почту, едите, убираете на рабочем столе и т. д.). Отвлекаясь на другие вещи, вы теряете связь с сотрудником и уменьшаете свое присутствие как руководителя.
- Создайте виртуальное доверие. Постарайтесь почаще употреблять слова «мы», «нас», «вместе». Потратьте несколько минут на «светскую беседу» в начале разговора. Чем больше вы с собеседником узнаете друг друга на личном уровне, тем быстрее начнете доверять друг другу.
Презентабельный внешний вид
Во время видеоконференций вы визуально проецируете присутствие руководства. И то, что сотрудники видят, часто более действенно, чем все, что вы говорите. Менее чем за семь секунд люди могут судить о вашей уверенности, компетентности, профессиональном статусе. Если встреча лицом к лицу дает дополнительные возможности для создания положительного впечатления (то, как вы входите в конференц-зал, пожимаете руки и т. д.), то на экране вы можете завоевать авторитет презентабельным внешним видом.
Убедитесь, что вы выглядите опрятно и ухоженно, облачитесь в деловой костюм.
Зрительный контакт
Зрительный контакт чрезвычайно важен в невербальном общении. Человек, который не боится смотреть в глаза, выглядит более уверенным в себе, компетентным. Во время видеоконференции поддерживайте зрительный контакт, глядя в камеру, когда говорите сами, и на экран, когда говорят другие. Опустите камеру, чтобы вам не пришлось запрокидывать голову назад и в то же время не фиксируйте ее слишком низко (ниже подбородка), чтобы не выглядеть комично. Если используете заметки и шпаргалки, прикрепите их на уровне камеры, чтобы не было слишком заметно, что вы подглядываете.
Внимание на невербальную коммуникацию
Если вы используете открытые жесты, вас будут воспринимать более позитивно. Но имейте в виду, что слишком активная жестикуляция может смотреться на экране отрывисто, поэтому старайтесь делать плавные движения. Держите руки в кадре, чтобы они были в поле зрения сотрудников, иначе ваши жесты никто не увидит.
Если вы привыкли скрещивать руки на груди, постарайтесь не использовать такую позу, поскольку она закрытая и воспринимается как знак сопротивления. Поскольку человеческий мозг уделяет больше внимания негативным сообщениям, чем позитивным, люди неосознанно настороженно относятся к таким сигналам. Вы, как лидер, не должны устанавливать невидимый барьер между собой и сотрудниками.
Что из этих правил вы уже используете в своей работе?
