Инвентаризация имущества и обязательств: порядок ее проведения

Выполнение работ по инвентаризации имущества и обязательств направлено на проверку достоверности сведений бухгалтерской документации. Процедура позволяет оценить правильность оформления хозяйственных операций, полноту их отражения. В рамках проверки могут вноситься исправления и уточнения. Рассмотрим далее, как осуществляется инвентаризация имущества и обязательств организации.

Цели

Процедура регламентируется положениями ФЗ № 402 и ПБУ. Кроме того, специально разработаны методические указания по инвентаризации имущества и обязательств. В соответствии с ними, цели процедуры состоят в:

1. Установлении фактического наличия ценностей.
2. Сравнении данных, полученных при проверке, со сведениями бухгалтерской документации.
3. Оценке полноты и правильности отражения операций.

Другими словами, проведение инвентаризации имущества и обязательств позволяет получить представление о реальном положении дел на предприятии и обнаружить расхождения в сведениях.

Объекты проверки

Анализируя Указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, можно сделать вывод, что процедура выполняется в отношении:

1. Основных средств.
2. НМА.
3. Производственных запасов.
4. Вложений.
5. Готовых изделий.
6. Денежных средств, прочих активов.

Финансовыми обязательствами считаются:

1. Кредиторская задолженность.
2. Банковские займы.
3. Резервы.
4. Кредиты.

Создание комиссии

Инвентаризация имущества и обязательств осуществляется по правилам, установленным руководителем предприятия. Исключение составляют случаи выполнения обязательной проверки. Она осуществляется уполномоченными госорганами. Для выполнения проверки должна быть сформирована постоянно действующая комиссия. Ее состав утверждается руководителем. Директор предприятия издает приказ инвентаризации имущества и обязательств по ф. ИНВ-22. В нем указывается состав комиссии. В нем могут присутствовать:

1. Представители администрации.
2. Экономисты.
3. Техники.
4. Работники бухгалтерии.
5. Прочие специалисты.

В приказе также указывается:

1. Состав имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации.
2. Причину, правила выполнения проверки, сроки.

В составе комиссии должны присутствовать опытные сотрудники, хорошо знающие материальные ценности, особенности формирования стоимости, а также правила первичного учета.

Дополнительные ревизии

В межинвентаризационный период целесообразно выполнять систематические и выборочные проверки. Они также осуществляются по распоряжению руководителя предприятия. Для их проведения в организации создаются специальные комиссии или инвентаризационные группы. В их составе, кроме специалистов предприятия, могут присутствовать представители общественности.

Важный момент

На период инвентаризации необходимо прекратить все операции, связанные с приемом и отпуском материальных ценностей. Если проверка затягивается на продолжительный срок, их возобновление допускается исключительно с согласия руководителя и гл. бухгалтера. Отпуск ценностей при этом допускается только в присутствии комиссии. На эти объекты составляются специальные описи, а на приходно-расходных ордерах ставится отметка о том, что операции были осуществлены после инвентаризации. При этом указывается дата оформления описи по ним. Эти документы следует принимать к учету после инвентаризации. До ее начала проверяется наличие карточек, книг, описей, прочих регистров, техпаспортов и иной документации. В случае отсутствия каких-либо бумаг следует обеспечить их получение и заполнение.

Предварительный этап

Инвентаризация имущества и обязательств состоит из трех стадий. На предварительном этапе осуществляется:

1. Изучение объектов проверки.
2. Обеспечение пломбирования участков хранения ценностей.
3. Проверка правильности измерительных приборов.

Подготовительная стадия

На втором этапе члены комиссии разбиваются на определенные группы и закрепляются за соответствующими объектами инвентаризации. Участники процедуры знакомятся с инструкцией, получают необходимые бланки. Материально-ответственным лицам необходимо сдать последний отчет о перемещении ценностей в бухгалтерию. Им также надлежит дать расписку о том, что вся документация на выбывшие и поступившие объекты сдана, неоприходованного имущества или обязательств нет. Обычно проверка выполняется в присутствии материально-ответственного сотрудника.

Оформление

Инвентаризация проводится в порядке расположения имущества в местах хранения, по каждому ответственному сотруднику в отдельности. Результаты фиксируются в описи. Она составляется в трех экземплярах. В описи указываются:

1. Полное название ценностей.
2. Порядковые номера в соответствии с прейскурантом.
3. Сорт.
4. Стоимость.
5. Количество.
6. Общая сумма.

При заполнении не допускаются подчистки. Исправления можно внести корректурным способом. Документы подписывают все лица, входящие в комиссию, и ответственный сотрудник. При этом перед удостоверением описи последний дает письменную справку. В ней указывается, что все ценности, поименованные в описи, были проверены комиссией в натуре, и претензий по процедуре нет. Если материально-ответственный сотрудник не согласен с результатами инвентаризации, он может оспорить их. Для этого он составляет заявление на имя председателя комиссии. Передача документа должна произойти не позже следующего дня после окончания проверки.

Учет инвентаризации имущества и обязательств

Правила регулирования расхождений, выявленных при проверке, регламентируются ФЗ № 402. Закон устанавливает следующий порядок:

1. Излишек ценностей приходуется, соответствующая сумма относится к финансовым результатам. У бюджетного учреждения средства зачисляются в фонды финансирования.
2. Недостача ценностей, потери от порчи в рамках норм относят на издержки обращения или производства, а сверх нормативов – на виновных сотрудников. Если последние не были установлены либо судом было отказано в удовлетворении требования о взыскании с них ущерба, убытки списываются на финансовые результаты, а у бюджетного учреждения – на уменьшение финансирования.

Результаты проверки отражаются в отчетности месяца, в котором она была завершена.

Инвентаризация имущества и обязательств: проводки

Отражение результатов проверки осуществляется записями:

• Дб сч. 01, 43, 50 и пр. Кд сч. 91.

Порядок отнесения недостач и потерь в рамках норм на производственные или реализационные издержки используется только при выявлении фактических недостатков. При этом делаются записи:

• Дб сч. 94 Кд сч. 10, 43, 41 и пр.
• Дб сч. 20, 26, 44 Кд сч. 94.

Недостача ценностей, денег, прочего имущества, их порча сверх норм отражается записями:

• Дб сч. 94 Кд сч. 43, 10, 41 и пр.
• Дб сч. 73 Кд сч. 94.

В случае недостачи ОС предварительно необходимо сделать записи:

• Дб сч. 02 Кд сч. 01 – на сумму амортизации.
• Дб сч. 94 Кд сч. 01 – на остаточную ст-сть ОС.

Если выявлены виновные, недостающие либо испорченные объекты оценивают по рыночной цене. Проводки при этом следующие:

• Дб сч. 73, субсч. "Расчеты по компенсации материального вреда" Кд сч. 98.

Если виновных установить не удалось либо судом было отказано во взыскании ущерба, делаются записи:

• Дб сч. 91 Кд сч. 94.
• Дб сч. 99 Кд сч. 91.

Результаты проверки необходимо отразить в десятидневный срок с даты ее окончания.

Нюансы заполнения документов

Требования по оформлению бумаг, фиксирующих результаты инвентаризации, установлены в методических указаниях. В соответствии с ними, на каждой странице в описи необходимо прописать количество порядковых номеров ценностей и общий их итог в натуральных показателях, присутствующих на соответствующих листах. При этом не имеет значения, какие единицы измерения используются (метры, кг, штуки и пр.).

Исправление ошибок осуществляется во всех экземплярах посредством зачеркивания и проставления сверху верной записи. Удостоверение ее правильности производится всеми членами комиссии и материально-ответственными сотрудниками (они должны расписаться). Не допускается оставлять в описи незаполненные строки. Если они присутствуют на последней странице, в них следует поставить прочерк. На этом же листе делается отметка о таксировке, проверке цен, подсчете результатов за подписями всех лиц, выполнявших ревизию.

Во всех случаях описи могут заполняться как от руки, так и с использованием технических средств (компьютера, в частности). Следует помнить, что за несоблюдение общих правил оформления первичной документации предусматривается ответственность, а сами бумаги могут быть не приняты к учету. Особое внимание следует уделить точности отражения сведений. В случае выявления фактов внесения заведомо ложной информации виновные понесут наказание по действующему законодательству.

Заключение

Инвентаризация имущества и обязательств, таким образом, выступает в качестве важнейшего инструмента для установления соответствия фактического наличия объектов и данных о них, отраженных в бухгалтерской документации. Основное ее назначение – обеспечение контроля сохранности ОС, товарно-материальных, денежных средств. В ходе проверки выявляются внутрихозяйственные резервы для последующего использования.

После проведения инвентаризации полученные результаты тщательно анализируются. На основании сделанных выводов принимаются управленческие решения. По завершении инвентаризации могут проводиться контрольные проверки. Они необходимы для оценки правильности выполнения процедуры. Контрольные проверки следует выполнять после окончания инвентаризации, но до открытия складов, на которых находятся объекты, подвергшиеся ревизии. В них также участвуют члены комиссии и материально-ответственные сотрудники. С особой тщательностью следует проверять особо востребованные, пользующиеся высоким спросом ценности, отраженные в описи. Результаты таких ревизий также целесообразно задокументировать.