Торговлю невозможно представить без кассового аппарата. Интересы покупателей и особенности налоговых порядков государства требуют контроля за процессом торговли, для чего и необходимы кассовые аппараты. Ликвидация этих порядков в перспективе не намечается, более того, налоговая политика в России в последние годы ужесточается, роль кассовых аппаратов увеличивается. Это объясняется тем, что рыночная экономика вытесняет прежнюю советскую, негосударственный сектор растет. Кассовые аппараты являются одним из главных орудий государства по контролю доходов населения и, соответственно, уплаты налогов. Как работает кассовый аппарат?
Что такое кассовый аппарат?
Кассовый аппарат – это образец оргтехники, деятельность которого жестко ограничивается ФЗ №54 от 2003 г. Это ведущий юридический документ, с помощью которого силовые финансовые структуры проверяют процесс проведения расчетов бизнесмена с клиентами.
Важнейшая особенность ККТ (контрольно-кассовой техники) – принцип ее работы, дающий возможность налоговикам осуществлять контроль. Речь идет о присутствии в приборах фискальной памяти, вход в которую закрыт паролем. Запрещающий код знаком лишь работникам налоговой структуры, поэтому бизнесмен не в состоянии самостоятельно преобразовать информацию, зарегистрированную кассовой машиной.
Ремонт кассовых аппаратов проводится в специализированных организациях, имеющих на это разрешение от государства. Но выбрать и установить аппарат можно самостоятельно.
Классический кассовый аппарат
Кассовый аппарат «Меркурий 112» получил место на рынке благодаря простоте и полезности. А несколько позднее была представлена очередная разработка – «Меркурий 115». Порядок работы на новом аппарате был старым, но размеры уменьшились, стало возможным работать на аккумуляторе, а не от сети, новый принтер дал возможность получить чеки на более просторной ленте. «Меркурий 115» превратился в практически народный кассовый аппарат. Магазины столицы на 90% оборудованы именно таким, надежным и самым востребованным на сегодняшний день прибором.
Затем появился кассовый аппарат «Меркурий 140». Прибор имел большие функциональные возможности, широкий экран, но стоимость устройства оказалась завышенной.
Среди представленных видов кассовых аппаратов заслуживает внимания последний прибор этого ряда – «Меркурий 180К». Все функции, встроенные в более ранние модели, были оставлены, кроме того, модель получила рекордно минимальные габариты. Эта касса без труда умещается на ладони. Она понравилась бизнесменам, чья деятельность лежала в сфере передвижного бизнеса. Прибор легко закреплялся на поясе, его можно было быстро привести в рабочее состояние. Как работает кассовый аппарат?
Инструкция
Принцип работы устройства максимально упрощает работу кассира с деньгами. Как работает кассовый аппарат? Кассир просто вбивает сумму покупки, либо данный показатель подсчитывается автоматически по завершении сканирования штрих-кодов всех товаров и нажатия соответствующей клавиши. При оплате наличными открывается касса для выдачи сдачи, при оплате через терминал - аппарат передает данные на банковский терминал, с помощью которого и производится оплата.
Кто временно освобожден от кассового аппарата в рамках новой редакции ФЗ №54?
Несмотря на жесткость государства, с которой оно контролирует доходы бизнесменов, существует целая категория лиц и организаций, которые до недавнего времени могли не применять кассовые аппараты. Это ИП и организации, которые применяют ЕНВД, компании, работающие на упрощенной системе налогообложения, ИП, использующие патентную систему налогообложения.
Перечисленные лица могли не разбираться с работой кассового аппарата и вести обычную отчетность на бумаге.
Изменения в сроках
В 2016 году была принята новая редакция ФЗ №54, которая сократила число «льготников». В частности, все вышеперечисленные бизнес-структуры и ряд других организаций, обозначенных в законе, с 1.07. 2018 г. должны провести установку кассового аппарата, причем, с возможностью передачи данных с чеков в онлайн-режиме. Требуется это для контроля расчетно-кассовых операций налоговой структурой.
Онлайн-кассы
Как работает кассовый аппарат в режиме онлайн? По новой редакции закона №54 скоро вся торговля в стране должна перейти на использование контрольно-кассовой техники в онлайн-режиме. Кассовый аппарат нового образца:
- делает qr-код и ссылку на чеке,
- посылает электронные копии чеков в ОФД и клиентам,
- обладает фискальным накопителем в корпусе,
- без затруднений работает с аккредитованными ОФД.
Все подходы к онлайн-кассам отмечены в инструкции по кассовым аппаратам. Данные нормы строго обязательны для работы с любыми кассовыми аппаратами с 2017 г. Онлайн-касса – это не всегда совсем новые кассовые аппараты. Все может быть куда проще. Ведь есть несколько видов кассовых аппаратов. Многие бизнесмены продолжают эксплуатировать устройства, приобретенные ранее.
Новые и уже работающие кассы вошли в особый реестр моделей ККТ и отмечены ФНС.
Процесс торговли на онлайн-кассе сейчас выглядит так:
- Клиент вносит деньги за покупку, онлайн-касса печатает чек.
- Чек вносится в фискальный накопитель, где сохраняется.
- Фискальный накопитель фиксирует чек и переправляет его в ОФД.
- ОФД получает чек и передает фискальному накопителю ответный сигнал о том, что чек зафиксирован.
- ОФД обрабатывает данные и посылает информацию в ФНС.
- Когда необходимо, сотрудник фирмы направляет электронный чек клиенту.
«Льготники»
От торговли с использованием кассовых аппаратов освобождены:
- представители малого бизнеса, работающие в сфере ремонта обуви;
- торговцы на необорудованных базарчиках;
- продавцы товаров «с рук»;
- киоски с периодической печатью;
- россияне, сдающие в аренду свое жилье;
- компании, которые работают с безналичной оплатой;
- кредитные фирмы, работающие с ценными бумагами;
- работники общественного транспорта;
- организации общественного питания в образовательных учреждениях;
- религиозные организации;
- продавцы товаров народного промысла;
- продавцы почтовых марок;
- бизнесмены в районах, в которые трудно добраться (список подобных территорий составляют местные власти).
Выбор аппарата
Большинству бизнесменов по новому закону необходимо приобретать и регистрировать новые кассовые аппараты, подходящие под государственные требования. Действительным будет лишь то оборудование, которое отмечено в государственном реестре. Прибор обязан отображать в чеке реквизиты, которые могут выделяться в каждом направлении деятельности. Поэтому надо понимать, в какой сфере будет применяться ККМ. Стоимость кассовых аппаратов также оказывает определенное влияние, поскольку имеет разный диапазон.
Для использования кассового оборудования требуется заключить соглашение с фирмой, которая будет осуществлять техническую поддержку. Без предоставления данного договора аппарат не поставят на учет. А без регистрации этот прибор нельзя будет эксплуатировать. Устранение ошибок кассового аппарата также является задачей ЦТО.
Требования к кассовым аппаратам
Кассовый аппарат используется предпринимателем для проведения расчетных операций и должен соответствовать следующим требованиям:
- иметь корпус с заводским номером;
- в корпусе должны быть закреплены часы с правильно выставленным временем;
- механизм для фиксации фискальных документов (в корпусе или отдельно от аппарата);
- аппарат должен обеспечивать возможность постановки фискального накопителя в корпусе;
- устройство должно передавать информацию в фискальный накопитель, находящийся в корпусе;
- аппарат должен обеспечивать создание фискальных документов в электронном виде и их трансляцию оператору сразу после внесения информации в фискальный накопитель;
- осуществлять печать фискальных документов с двухмерным штриховым кодом (QR-код размером не менее 20x20 мм);
- получать от оператора подтверждение в получении данных, которые были переданы;
- аппарат должен обеспечивать возможность получения фискального материала, содержащегося в памяти на протяжении пяти лет со времени окончания работы.
Стоимость кассового аппарата с подключением к интернету составляет в среднем от 25 до 45 тыс. руб. Обслуживание операторов фискальных данных – от 3 тыс. руб. в год. В эту сумму включается ремонт кассовых аппаратов в случае их поломки.
Документы для регистрации оборудования
Для регистрации кассового аппарата нужны следующие документы:
- заявление утвержденной формы на регистрацию кассовой машины;
- паспорт прибора, полученный при покупке ККМ;
- соглашение о техническом обслуживании с поставщиком ККМ или с ЦТО;
Документы необходимо направлять налоговикам подлинниками, в противном случае они не будут приняты.
Отдельными бизнесменами (ИП) регистрация кассового прибора проводится в налоговой организации по месту прописки. Компаниям следует обращаться по месту регистрации. Если существуют отдельные подразделения, и в них используется ККМ, то регистрация нужна в налоговых структурах по месту пребывания отделений. У крупных компаний это могут быть десятки населенных пунктов.
Если документы подаются представителем юридического лица, то должна быть доверенность, удостоверяющая право этого лица совершать определенные действия от лица организации.
Осмотр кассового аппарата и его проверка
В определенный день новый кассовый аппарат с вложенной лентой, блоком питания и шнурами нужно принести в налоговый орган. Фискализация проводится комиссией в составе: налоговый инспектор, работник ЦТО, представитель налогоплательщика. Они производят проверку данных, введенных работником ЦТО в кассовый аппарат: ФИО ИП (наименование организации), ИНН, стоимость покупки, дату и время ее совершения, порядковый номер чека.
Далее происходит фискализация кассового аппарата, то есть перевод его в фискальный режим работы. Сотрудник налоговой инспекции вводит специальный цифровой код, который защищает фискальную память от взлома, после чего специалист ЦТО устанавливает пломбу на кассовый аппарат. Налоговый инспектор должен убедиться в исправности ККТ, затем регистрирует аппарат в книге учета, делает отметки в паспорте и ученом талоне, заверяет журнал кассира-операциониста и выдает карточку регистрации ККТ. Кассовый аппарат готов к работе, и его можно эксплуатировать.
Для анализа настроек комиссия берет тестовый чек на сорок девять копеек и получает Z-отчет. По результатам фискализации создаются соответствующие записи и документы:
- отмечаются данные в журнале учёта ККМ о получении прибором идентификационного номера;
- акт об отсутствии данных счетчиков прибора по форме КМ-1;
- пробный чек;
- Z-отчет и фискальный отчет на сорок девять копеек;
- отчет по ЭКЛЗ на такую же сумму.
Когда на учёт идет не ККМ, а стационарный платёжный прибор, осуществляется выездная фискализация по месту нахождения аппарата.
Перерегистрация
Перерегистрация кассового аппарата необходима в случае:
- замены фискальной памяти,
- изменения названия компании или ФИО ИП,
- смены адреса места установки прибора,
- смены ЦТО.
Для перерегистрации кассового аппарата требуется обратиться в налоговую с заявлением, составленным согласно определенной законодательством формы, карточкой регистрации ККТ, его паспортом, заключением ЦТО (при наличии).
Налоговый инспектор лично осматривает аппарат на предмет исправности, целостности корпуса и наличия пломб, после чего вносит отметку о перерегистрации в паспорт и учетный талон. Также требуется присутствие представителя ЦТО и непосредственно налогоплательщика.