Одна из значимых обязанностей руководителей - подписание огромного количества самых разнообразных документов. Эта, простая, на первый взгляд, работа занимает порой немало времени, и дарит далеко не самые приятные эмоции. Но есть достойное решение – факсимиле, это специальный штамп, точно копирующий подпись. Для чего нужна такая печать и где ее взять?
Факсимиле – это достойная альтернатива ручной подписи
Во многих организациях полномочия подписывать официальные бумаги имеет не только генеральный директор, но и его заместитель или заместители. Однако и при таком распределении обязанностей не всегда руководящий состав имеет возможность своевременно и лично поставить личные подписи на всех, того требующих документах. Именно для решения подобных проблем был придуман штамп факсимиле. Это печать, максимально точно повторяющая рукописную подпись. Само слово «факсимиле» в дословном переводе с латыни (fac simile) означает – «сделать подобное». Что особенно приятно, заказать такой штамп сегодня может каждый желающий руководитель. Попробуем разобраться, для чего он нужен и на каких документах его уместно использовать.
Кому пригодится печать-подпись?
Факсимиле – неотъемлемый спутник сильно занятых руководителей. Такая печать позволяет заверять множество важных бумаг с максимальной скоростью или при отсутствии уполномоченного лица на рабочем месте. Иными словами факсимиле – это незаменимая вещь для компаний с большим документооборотом, и руководителей, часто отправляющихся в командировки/отсутствующих в офисе по иным причинам. Что особенно удобно, использовать печать, оставляющую оттиск в виде личной подписи может непосредственно уполномоченное заверять документы данной категории лицо, или кто-то из его помощников. Здесь и возникает достаточно сложный момент – как имея факсимиле, быть уверенным в том, что сотрудник, имеющий право его использовать не превысит своих полномочий? Идеален случай, если печатью-подписью пользуется только непосредственно ее владелец. Но зачастую это бывает не так, и в этом случае следует хорошо подумать, кого из сотрудников допустимо уполномочить использовать факсимиле.
Буквы закона
В современном законодательстве РФ нет подробных и исчерпывающих положений и правил относительно использования любых заменителей авторской подписи. Однако изучив ряд нормативных документов, можно сделать вывод о том, что печати и штампы факсимиле могут применяться в случаях, предусмотренных законом и при соглашении сторон. При этом во втором варианте данный пункт (возможность замены подписи ее оттиском или иным способом копирования) должен быть прописан отдельно. Важно понимать, что факсимиле это полноценный аналог рукописного автографа. Соответственно, печать, поставленная на документе, придает бумаге ту же юридическую важность и значение, что и подпись уполномоченного лица. Факсимиле недопустимо использовать, для бумаг, подписание которых чревато материальными последствиями и обязательствами для сторон. Финансовые документы, обращения и запросы в налоговую службу, и федеральные организации, а также векселя, доверенности и образцы подписи всегда должны выполняться в рукописном варианте.
Когда уместно использовать факсимиле?
Любая организация может внести отдельные правила и положения относительно использования средств для заверения документации, заменяющих рукописную подпись. В этом случае использование факсимиле должно осуществляться с советующими нормами, прописанными в уставе и иных нормативных документах компании. Также в официальной документации необходимо указать перечень лиц, имеющих полномочия хранить и использовать данную печать. Для каких же бумаг может использоваться факсимиле? Теоретически это все виды документации, подписание которых не влечет за собой материальной ответственности. Желательно, чтобы в самом тексте документов, указывалась возможность данного варианта заверения. Помните о том, что факсимиле на документах имеет такую же силу, как настоящая подпись. При необходимости аннулировать бумаги, утвержденные данным способом, будет так же сложно, как и подписанные вручную. Если необходимо подписать какие-то бумаги и руководитель не имеет возможности выполнить эту работу лично, можно обойтись и без факсимиле. Альтернативный вариант – оформить временную доверенность от лица сотрудника, уполномоченного заверять нужный вид документации.
Как получить свой штамп факсимиле?
Заказать изготовление печати, копирующей личную подпись можно в любой организации, предлагающей услуги по созданию штампов. Подобные компании имеются сегодня во всех достаточно крупных городах. Представлять какие-либо документы для заказа факсимиле не требуется. Что особенно приятно, печати и штампы, повторяющие личную подпись, стоят обычно недорого (в пределах 500-800 рублей), и могут быть изготовлены за несколько дней.