Крупные корпорации со множеством подразделений неизбежно сталкиваются с вопросом внутреннего документооборота. В продвинутых компаниях такая процедура компьютеризирована, в более скромном варианте это переписка на бумагоносителях. И всё же нормы делового письма остаются одинаковыми для любого формата. Как правило, такой документ называется служебной запиской.
По каким случаям составляют служебную записку
Взаимоотношения между подразделениями - дело щепетильное и требующее порой письменного оформления. Предположим, над проектом совместно работают сотрудники нескольких территориально удалённых подразделений. Чтобы обмениваться достоверной информацией, телефона мало, необходимы письменные источники.
Или же другой, менее приятный вариант: нужно привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение должностных обязанностей. Как доказать, что такое нарушение вообще было, и в чём оно состояло? Разумеется, при помощи письменных источников: резолюций, внутренней переписки, письменных поручений и других подобных записей.
Возможны случаи, когда нужно сделать заявку или довести до сведения всех сотрудников важную информацию. Это можно сделать при помощи служебной записки.
То есть образец служебной записки может пригодиться по самым различным вопросам деятельности предприятия:
- трудовым;
- договорным;
- административно-управленческим;
- дисциплинарным;
- административно-хозяйственным;
- профсоюзным;
- информационным.
И этот перечень - не исчерпывающий.
Обязательные реквизиты
Служебная записка - это, прежде всего, документ, а потому и составляться она должна с соблюдением правил делового документооборота, ориентируясь на образец. Служебной записки, грамотно составленной, вполне достаточно, чтобы решить производственный вопрос. Документ должен содержать следующие сведения:
- кому адресована служебная записка;
- в чём её суть, обоснование, ссылка на законы, нормы, указания;
- приложения - если есть;
- кем подписана - руководитель подразделения, имеющий право подписи внутренних документов;
- кем составлена - исполнитель, непосредственно составивший образец служебной записки;
- регистрационный номер документа и дата его отправки адресату.
Как правило, служебные составляются по количеству адресатов в оригиналах плюс один экземпляр для отправителя. Если адресатов много, то они перечисляются в порядке иерархии в правой половине листа.
Как написать служебную записку
Образец документа можно отыскать в любом справочном издании по деловому письму или в сборниках деловой документации. Форма служебной записки ничем специально не утверждена. В основном при её составлении руководствуются нормами делового оборота и сложившейся практикой.
Однако существуют и так называемые государственные стандарты, регламентирующие форму документации. В них предъявляются определённые требования ко внутренней документации предприятия, прописано, где должны располагаться те или иные надписи, как правильно указывать инициалы или корректно подписать документы заместителю в отсутствие руководителя.
Учитывая всё написанное, можно использовать образец служебной записки, приведённой ниже. Разумеется, следует хорошо продумать логику изложения и обоснования, на которые ссылается составитель, ведь от формата будет зависеть восприятие документа, а, значит, и его результативность. Обоснованный и продуманный документ всегда вызывается больше доверия.
Образец служебной записки
Директору службы персонала
АО "Энергосбыт"
Титенко В.А.
Служебная записка
По вопросу вручения документа работнику
№214/ОК от 3.06.14
31.05.14 на предприятие поступило письмо судебного пристава, в соответствии с которым работнику Дегтяревой Ирине Павловне надлежит явиться к нему на приём, так как она является должником по судебному решению о взыскании суммы в пользу Центра занятости населения.
Согласно имеющимся данным, указанная сотрудница работает в подразделении "Электросеть" на должности диспетчера.
Во исполнение требований судебного пристава прошу Вас в срочном порядке обеспечить вручение прилагаемой повестки Дегтяревой Ирине Павловне под роспись, а экземпляр с подписью направить почтой в адрес судебного пристава.
Приложение: повестка в 2 экземплярах.
С уважением,
Начальник юридического управления
М.В. Бланш
Исп. Ольева И.Р.
5027982
В подобном формате можно изложить любой вопрос, главное - ориентироваться на образец служебной записки и не пренебрегать обоснованиями излагаемых требований.
Служебная записка - внутренний документ
Пример служебной записки даёт представление о порядке её составления. Следует помнить, что этот документ, какова бы ни была его тематика, остаётся внутренним делом фирмы.
Обычно на предприятии издаётся специальный приказ об определении информации с ограниченным доступом, ссылаясь на который, можно отказать в выдаче копий и тем более оригиналов служебной документации по запросам третьих лиц.
Однако следует помнить, что по запросам правоохранительных и судебных органов служебная переписка может стать достоянием следователя или судьи. Также эти документы имеют право запрашивать проверяющие органы. С учетом такой возможности лучше сразу правильно и осмотрительно составлять документ, ведь что написано пером, того не вырубишь топором. Для этого как нельзя лучше подойдёт образец служебной записки.