Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?
Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.
Кому нужен «автограф»?
Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?
Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.
Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.
Зачем нужна подпись в деловом письме
Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.
В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.
Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.
Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.
Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.
Структура деловой подписи
В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:
«---- (формула вежливости),
ФИО автора письма,
Должность
Контактные сведения».
Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.
1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,
Сергеев Иван Иванович,
Начальник отдела продаж
ООО «Вендетта».
Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78
E-mail:
2). В ожидании Вашего скорого визита,
Иванова Дарина,
Ведущий стилист салона Bellena.
Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4
Тел. 8-999-000-99-99
E-mail:
Skype: idarina.
Группа "ВКонтакте": "Прически" (ссылка).
3). С наилучшими пожеланиями,
Ваш персональный бизнес-консультант
Андреева Людмила.
Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию
«Управление личными и корпоративными финансами»
25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).
Мои электронные книги:
«Жизнь и кошелек» (ссылка)
«Дамы с приданым» (ссылка)
«Финансовый гений» (ссылка).
Приведем образец электронного письма с подписью:
"Владимир Иванович, добрый день.
Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.
К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.
Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?
С надеждой на понимание,
Исаев Денис,
Старший менеджер
Отдела по работе с клиентами
АО «Электроника».
Тел. 8-900-000-00-00
E-mail:"
Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.
Формула вежливости
В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:
1. Добрые напутствия:
- «удачного дня»;
- «хорошего вечера»;
- «всего доброго»;
- «всего хорошего»;
- «крупных продаж и благодарных клиентов»;
- «успехов Вам».
2. Фразы «из учебников по английскому языку»:
- «искренне Ваш(а)»;
- «с наилучшими пожеланиями».
3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».
Фамилия, имя, …
Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.
Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.
Как правильно указать должность
В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».
Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Заместитель старшего начальника
Сектора обслуживания розничных клиентов
Отдела продаж ключевых продуктов
Департамента тяжелого производства
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Заместитель начальника отдела выездных проверок
Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Зам. старшего начальника
Сектора ОРК ОПГП
Департамента ТП
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Зам. начальника отдела выездных проверок
МРИ ФНС № 189
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».
Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.
Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:
1) С уважением к Вам,
Васильев Сергей Иванович,
Генеральный директор ООО «Принтер».
Тел. 8-975-999-99-99.
E-mail:
2) Всегда Ваша,
Короткова Анна,
Ведущий косметолог салона «Диваж».
Тел. (874)78-78-78.
Какие контактные сведения приводить в подписи?
В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.
Подпись может выглядеть при этом так:
С наилучшими пожеланиями,
Колоброд Вадим Сергеевич,
Старший инженер
Сектора космического строительства
Департамента полетов
Секретного филиала
АО «Предприятие ИКС».
Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).
E-mail:
Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.
Подпись как инструмент маркетинга
Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.
Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.
После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.
Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:
- Сайт компании.
- Личный или корпоративный блог.
- Электронные книги.
- Видеоматериалы.
- Профили и группы в социальных сетях.
Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:
1) Иванцова Надежда,
Ваш личный бьюти-стилист.
Ivancovavv.ru
Группа "ВКонтакте": "Станем красивее"
E-mail:
2) Сергеева Ольга,
Веб-мастер.
E-mail:
Проекты, которыми горжусь:
Сайт заказчика1.рф.
Этот блог делала я.рф.
Мои книги:
«Элегантное самопродвижение»;
«Леди в Сети».
Приглашаю на бесплатный видеосеминар
«Классный сайт: какой он».
12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.
Нужна ли подпись в личных посланиях
С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.
Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.
И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.
В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.
Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?
Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.
Например:
- Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.
или
- Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.
Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:
- Всего доброго. Администрация.
- Целую. Пух.
- Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.
Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:
- «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».
- «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».
- «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»
- «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».
На языке Шекспира
Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.
Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:
- Always - всегда, навеки, вечно;
- Best wishes – наилучшие пожелания;
- Your friend – ваш друг (товарищ);
- Much love (All my love) – с любовью;
- Yours always – вечно Ваш;
- Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);
- Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).
Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.
1) Yours Sincerely,
Smith Marya,
Managing Director.
Much love,
Anny.
2) Yours faithfully,
Jack Mercury.
Заключение
Обращая внимание на такие детали, как правильное оформление подписи, вы будете производить благоприятное впечатление на партнеров по общению. И в бизнесе, и в личных отношениях, тщательно обдумывая содержание и оформление писем, вы демонстрируете знакомым и незнакомым людям заботу о них, внимание к их потребностям.