Если организация располагает собственным грузовым транспортом, обязательной частью деятельности является учет работы водителей, расход смазочных материалов и топлива.
Эти и другие сведения фиксируются в первичном отчетном документе. Называется он "Путевой лист грузового автомобиля". Бланк документа содержит различные поля. Внесенные в них сведения отражают указанную выше хозяйственную деятельность. Существует несколько типов таких документов. Далее в статье рассмотрим подробнее некоторые из них.
Общие сведения
Путевой лист грузового автомобиля может относиться к одному из трех видов. Его определение зависит от ряда факторов. Так, путевой лист грузового автомобиля (форма 4 С) используется при осуществлении транспортировки при условии оплаты работы машины по сдельным расценкам в соответствии с Едиными тарифами.
Междугородный тип документа применяется при выполнении перевозки на дальние расстояния. Путевой лист грузового автомобиля данного вида имеет на лицевой стороне красную полосу с соответствующей надписью. Междугородние перевозки и их оплата осуществляются в соответствии с установленными транспортными уставами и положениями законодательства. Путевой лист грузового автомобиля может также отражать сведения о перевозках, осуществляемых по повременным тарифам.
Общие требования
Путевой лист грузового автомобиля, образец заполнения которого представлен ниже - это документ строгой отчетности. Изготовление бумаг осуществляется с типографской нумерацией по заказу ведомств, министерств, предприятий в необходимом для удовлетворения их нужд количестве.
Бланки хранятся на складе организации. При необходимости документ выдается ответственному лицу под расписку. Как правило, таким человеком является диспетчер, начальник эксплуатационного участка, заведующий гаражом и пр.
Указания по составлению
Отечественное законодательство предъявляет ряд требований по внесению информации в путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя, некоммерческой организации и прочих структур, занимающихся перевозками. Документ считается недействительным в ряде случаев. Например, если путевой лист грузового автомобиля (форма при этом не имеет значения) не содержит хотя бы один из приведенных ниже пунктов:
- Штамп предприятия.
- Печать организации.
- Дату выдачи.
Внесение сведений
Путевой лист грузового автомобиля составляется уполномоченным лицом. Оно несет ответственность за правильность введенных сведений. Обязательства по проверке информации и контролю правильности их внесения лежат также на заведующем транспортным парком, а также на руководителе предприятия. Путевой лист выдают водителю только под расписку. При этом он должен сдать предыдущий документ.
В случае если работа связана с транспортировкой материальных товарных ценностей, с путевым листом водитель получает соответствующую накладную. Эти два документа должны храниться вместе. Это позволяет провести их сверку в процессе проведения проверок.
Выдает накладную бухгалтерия предприятия. Ее номер и сведения о массе перевозимого груза вносятся в путевой лист. Также в отчетном документе содержатся отрывные талоны (2 шт.). Внесение в них сведений осуществляется заказчиком. Эти отрывные талоны впоследствии передаются клиенту вместе со счетом в качестве доказательства того, что работа выполнена.
Особенности составления документа о перевозках по повременным тарифам
Путевой лист грузового автомобиля (форма 4 П) содержит раздел "Задание водителю". В 16-й графе "В чье распоряжение" (в соответствии с заявкой либо ввиду разового заказа клиента) диспетчер вписывает адрес и наименование предприятия, в распоряжение которого прибывает транспортное средство. Строки №№ 18 и 17 содержат сведения о плановом времени убытия и прибытия соответственно. В графу № 19 вписывается назначенное количество рабочих часов, в № 20 – число поездок.
Строка "Заказчик" содержит название принимающей организации, инициалы и фамилию лица, ответственного за прием и использование транспортного средства. В графе "Время" вписываются часы и минуты прибытия и убытия машин. Графа "Спидометр" содержит сведения о показателях счетчика на момент приезда и отъезда с предприятия.
Номера ТТН вписываются в соответствующую графу. Один экземпляр накладных, приложенный к путевому листу, указывает их общее количество (если их более 1). Графа "Количество поездок" содержит число выполненных перевозок. Строка "Штамп и подпись клиента" заполняется заказчиком. В этой графе сведения подтверждают правильность всех реквизитов. В разделе "Выполнение задания" содержится информация о маршрутах движения: куда и откуда совершаются поездки. Подтверждение сведений осуществляется подписью клиента.
Приложения к документу. Особенности внесения данных
В качестве приложения к путевому листу применяется отрывной талон. Он является основанием для отправки счета на оплату транспортной услуги. Отрывной талон заполняется заказчиком. В соответствии с отчетным документом, предъявленным водителем, клиент вписывает в соответствующие графы его дату выдачи и номер. В талоне указывается также название организации, на чьем подвижном составе осуществляется транспортировка груза, госномера и марки прибывших автомобилей и прицепов (при их наличии).
Особенности программы обработки документа по перевозкам по сдельным тарифам
Путевой лист, составленный по данной форме, является подтверждением производственного характера применения топлива. Этот документ служит основанием для осуществления списаний ГСМ на себестоимость. Работа с этими и прочими листами проходит в особой программе 1С: Предприятия 7.7. Обработка документов осуществляется так же, как и обычных журналов.
В открытой программе присутствует таблица, в которой содержится пять закладок. В разделе "Путевые листы" доступно введение новых документов, их копирование, редактирование и удаление. При этом сведения могут быть сортированы в соответствии с датой, моделью/номером машины и проч. Во вкладке "Водители" содержатся следующие реквизиты:
- Табельный номер.
- Водитель.
- Категория прав.
- Номер, который имеет водительское удостоверение.
Раздел "Автомобили" содержит информацию о марке транспортного средства. В эту вкладку вносятся сведения о гаражном и государственном номерах машины, текущей норме по расходу горючего для каждого бака на выполненный объем и с учетом поправочных коэффициентов:
- в случае если средство оснащено газовым оборудованием;
- при работе с прицепами.
К примеру, для 1-го бака предлагается норма для дизельных моторов – 1.3 л/100 ткм. Этот показатель можно корректировать относительно других типов топлива или двигателей. Внутренний журнал "Виды горючего" содержит информацию о его марке. В диалоговом окне ввода путевого листа присутствует кнопка "расчет".
В строках вводят число знаков округления в соответствии с нормой. Показатели могут быть заданы с десятичными долями. В связи с этим кнопкой "расчет" осуществляется регулирование числа знаков после запятой в процессе автоматического подсчета расхода топлива по нормам. Раздел "Прицепы" содержит сведения о марке, государственном и гаражном номере.
Некоторые тонкости
Отдельные бухгалтеры стремятся упростить процесс ведения путевых листов. В этом случае имеется в виду в основном внесение сведений о расходе топлива. Это обусловлено во многих случаях тем, что данная функция предполагает не только дополнительную ответственность, но и нагрузку к основной деятельности.
Как правило, такая ситуация характерна для небольших организаций. В соответствии с Постановлением № 78 путевые листы заполняются ответственным лицом (диспетчером, начальником участка и пр.). Это означает, что бухгалтер должен быть уполномочен соответствующим распоряжением руководства компании. В этом случае составление документации сотрудником может предполагать ответственность.
Последствия невыполнения требований
Упрощенное внесение сведений может повлечь за собой ряд проблем. Наличие путевого листа является обязательным для водителя, осуществляющего перевозку грузов. Кроме того, что документация проходит проверку налоговыми органами, на пути следования транспортного средства работают посты ГИБДД. В соответствии с пунктом 2.1.1 ПДД водитель должен при себе иметь отчетный документ и передавать его для проверки сотрудниками дорожно-постовой службы по требованию. За отсутствие путевого листа предусмотрен штраф.
Скачать Путевой лист грузового автомобиля (Форма N 4-П)
Скачать Путевой лист легкового автомобиля - форма № 3
Скачать Путевой лист специального автомобиля форма № 3 спец
Скачать Путевой лист легкового такси Форма № 4 С
Скачать Путевой лист легкового такси Форма № 4 П
Скачать Путевой лист легкового такси Форма № 4
Скачать Путевой лист автобуса форма № 6
Скачать Журнал учёта движения путевых листов формы № 8
Скачать Товарно-транспортная накладная форма № 1 Т