Централизованный учет перестает быть прерогативой муниципальных учреждений в последнее время. Крупные частные компании также работают в согласовании с этим принципом, мелкие — предпочитают отказаться от замысла формирования своего штата бухгалтеров и обращаются в специальные организации, занимающиеся аутсорсингом.
Определение
Централизованная бухгалтерия (ЦБ) является учреждением, выполняющим функции бухгалтерских услуг для нескольких компаний одновременно. Данная организация практикуется на бухгалтерском и налоговом учете для предприятий разных форм собственности.
Возможна организация деятельности ЦБ в следующих формах:
- компания, которая занимается аутсорсингом;
- услуги в области инсорсинга.
При аутсорсинге бухгалтерская компания по соглашению в виде договора получает на возмездной основе возможности вести бухгалтерский и налоговый учет для других организаций. В случае инсорсинга функции учета аккумулируются в родительской организации.
Особенная характеристика централизации бухгалтерских услуг в муниципальном секторе заключается в реализации обязанностей ведения бухучета, но не предусматривает оплату таковых услуг.
По возможности централизации выделяют следующие способы ведения бухгалтерского учета:
- полная централизация;
- форма частичной централизации;
- контроль в работе в определенном секторе - в области централизованных закупок материальных ценностей и товаров;
- подготовка сводной отчетности.
Нормативная база
Основными нормативными актами, которые регулируют деятельность централизованной бухгалтерии муниципальных образовательных учреждений, являются:
- приказы руководства, внутренние правила компании;
- коллективный договор;
- документы по организации системы премирования;
- финансовая политика компании.
Смысл создания
В письме Министерства финансов РФ от 19.08.2003 № 03-01-01 / 11-241 указывается главная задача централизации бухучета в муниципальном секторе: необходимость минимизации издержек и увеличения продуктивности бухгалтерских услуг.
В список задач, которые решаются усилиями ЦБ, включают:
- увеличение точности учетных данных;
- способность использовать единую методологию для различных случаев учета;
- снижение налоговых рисков;
- оперативная подготовка всех видов отчетности;
- сохранение фонда зарплаты за счет сокращения общего числа служащих, которые работают в финансовых отделах;
- снижение издержек на ведение учета в организации.
Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о праве управляющего хозяйствующего субъекта самостоятельно решать, как вести учет в организации: без помощи других фирм, третьими лицами или специальными компаниями на договорной основе.
Разные структуры ЦБ создается со следующими целями:
- установление единых методологических и законодательных положений о централизованной бухгалтерии;
- ведение отчетности;
- минимизация издержек в компании при составлении отчетов;
- сбор точных сведений для обслуживания ЦБ;
- более рациональное использование бюджетных сумм.
Необходимо подчеркнуть, что порядок организации и функциональность ЦБ не зависят от того, действует ли она как единица либо как независимое юрлицо.
Основные задачи службы
Среди основных задач ЦБ выделены:
- организация и проведение бухучета ФХД компаний;
- контроль за экономным применением материальных и денежных ресурсов в компании, в ее подразделениях;
- обеспечение рациональной организации учета и отчетности в компании и ее подразделениях на базе максимальной централизации и механизации учебно-вычислительной работы, прогрессивных форм, а также способов учета и ревизии;
- разработка и реализация мер, которые были направлены на исполнение денежной дисциплины.
Функции
Функции централизованной бухгалтерии следующие:
- организация учета поступающих денежных средств, запасов, актуальное отражение на счетах учетных операций, которые связаны с перемещением товарно-материальных ценностей;
- учет исполнения сметы затрат, итогов хозяйственной и финансовой работы организации, денежных, расчетных и кредитных операций;
- обеспечивает контроль над законностью, своевременностью и корректностью документов, подготовкой экономически аргументированных отчетов, над расчетами зарплаты с работниками организации, правильным расчетом и перечислением платежей в бюджеты различных уровней, взносами в государственное социальное страхование;
- проводит экономический анализ хозяйственной и денежной работы в согласовании с бухгалтерским учетом и отчетностью;
- принимает конструктивные меры для недопущения недостачи, неправомерного расходования средств и товарно-материальных ценностей, нарушений денежного и финансового законодательств;
- проводит работу по обеспечению выполнения кадровой, денежной и кассовой дисциплины, составление сметы затрат и законность списаний средств.
Права
Основные права ЦБ:
- получает необходимые документы для ведения бухучета;
- готовит проекты законодательных актов в отношении работы ЦБ;
- отправляет запросы структурным подразделениям, документы, а также информацию, необходимую для реализации возможностей учета;
- участвует в заседаниях, которые созываются должностными лицами компании, при обсуждении денежных вопросов.
Особенности организация централизованной бухгалтерии
В процессе самостоятельной работы централизованные бухорганы составляют и утверждают местные правила в форме следующих документов:
- приказы, указания и административные документы, которые были одобрены управляющим;
- коллективное соглашение и договор;
- положения об учетной политике и вознаграждениях персонала, оплате труда;
- внутренние правила.
Цель централизованной бухгалтерии по обслуживанию учреждений - это ведение налогообложения и учета.
К многофункциональным обязательствам ЦБ также относятся:
- формирование отчетности;
- возможное отражение операций в натуральных и стоимостных значениях;
- проверка первички, ревизия сроков ее сдачи;
- мониторинг динамики количественного и качественного состава запасов;
- ревизия использования трудовых ресурсов и управления финансовыми потоками компании;
- реализация расчетов с контрагентами и работниками.
Работники ЦБ играют большую роль в инвентаризации и оказывают консультационные услуги.
Задачи деятельности централизованной бухгалтерии могут включать представление отчетной документации в регулирующие органы и управленческий учет, подготовку аналитики, расчет смет по доходам и затратам и проверку утвержденного бюджета.
Преимущества
Положительными результатами внедрения централизованного учета могут быть:
- отсутствие необходимости поддерживать собственные отделы учета и финансов;
- сокращаются управленческие затраты;
- реализация намеченных проектов и программ в короткие сроки;
- отдельный подход к реализации поставленных задач бухгалтерского учета;
- применение ресурсной базы компании становится более эффективным благодаря двойной системе мониторинга;
- нет необходимости расходовать финансовые средства и время на проведение курсов повышения квалификации и специальную оценку критериев работы для бухгалтерии;
- риски финансовой работы сведены к минимуму в связи с тем, что уровень квалификации всех профессионалов централизованной бухгалтерии чрезвычайно высок.
Недостатки
К недочетам относятся следующие:
- сокращение возможностей для руководителя централизованной бухгалтерии по отношению к процессу расходования средств;
- централизованный учет будет коррелировать все виды затрат с планом доходов за год;
- введение дополнительных обязательств для служащих ЦБ может быть лишь в случае роста оплаты по договору.
Для муниципального сектора прямые рычаги воздействия на список услуг, которые предоставляются предприятием-заказчиком, отсутствуют.
Формирование оргструктуры. Правовая форма ЦБ
Создание централизованного учета может быть осуществлено следующим образом:
- определение правового вида структуры;
- оформление в государственных органах;
- формирование финансового органа;
- формирование типового договора на предоставление бухгалтерских услуг;
- укомплектование штатов и персонала;
- создание прайс-листа услуг.
Ответственность за полноту бухгалтерского учета лежит на директоре ЦБ. В варианте с выделением бухгалтерского учета в отдельное подразделение необходимо будет внести изменения в Устав, добавить к нему дополнительный вид деятельности - предоставление бухгалтерских услуг.
Формирование организационной структуры
При разработке оптимальной организационной структуры централизованной бухгалтерии необходимо предусмотреть:
- управление подготовкой отчетной документации;
- планово-аналитический либо финансовый отдел;
- группу ведущих профессионалов;
- расчетчики;
- бухгалтера;
- хозяйственное подразделение.
Договор на оказание услуг
Форма контракта разрабатывается отдельно при оказании услуг на безвозмездной или платной основе. В документе должно быть написано:
- задачи и цели ЦБ;
- права и обязанности;
- ответственность за определенные нарушения;
- список лиц, которые имеют право подписывать бухгалтерскую документацию;
- крайние сроки подачи на учет первички и ее обработки;
- регламент рабочего процесса;
- возможности организации хранения документов и работы с архивом.
Каково штатное расписание?
В согласовании с разработанной оргструктурой бухслужбы составляется ее штатное расписание. Для свободных должностей выбираются грамотные специалисты по узкому профилю.
Выбор служащих должен быть организован на конкурсных основах.
Число служащих рассчитывается на базе оценки трудозатрат на рабочую силу в каждом сегменте учета.
Централизация бухгалтерского учета - наилучшее решение для бюджетных компаний и крупных частных компаний.
Главный бухгалтер в штате
Бухгалтерский отдел организации возглавляется главбухом, назначаемым и освобождаемым от должности руководителем организации.
Главный бухгалтер ЦБ может быть назначен или освобожден от должности только теми органами управления, которые являются вышестоящими в отношении к тем компаниям, при которых ЦБ создается. Он пользуется правами и обязанностями, которые предусмотрены соответствующим Положением а также кадровой документацией. Главбух подчиняется руководству организации, при которой ЦБ создана.
Ведущей целью должности является организация управления деятельностью и развитием системы бухгалтерского учета в структуре управления организации. Возможности главного бухгалтера установлены правовыми актами, трудовым контрактом и должностными характеристиками.
Главбух подотчетен руководителю организации и отвечает за формирование учетной политики, бухгалтерского учета, актуальное представление полной бухотчетности.
Должностное лицо обеспечивает соответствие хозяйственной работы компании законодательству России, контроль за движением собственности и реализацией обязанностей.
Требования главбуха для документирования деловых операций и представления в централизованную бухгалтерию необходимых документов и информации являются обязательными для всех работников компании.
Без подписи главбухом финансовых и расчетных документов денежные обязанности по долгам считаются недействительными.
Должность главного бухгалтера обычно занимает лицо с более высоким финансовым образованием, а в некоторых организациях – с аттестатом профессионального бухгалтера. По мере необходимости лицо, не имеющее высшего специального образования, может быть назначено на должность главбуха, если у него есть более 3 лет опыта работы по данной специальности.
ЦБ в госсекторе
Для государственных учреждений бухгалтерский учет может быть организован на базе МКУ «Централизованное бухгалтерское управление» либо «Централизованное бухгалтерское управление районной администрации».
Такой подход позволяет повысить продуктивность казначейских операций в бюджетных учреждениях, а также минимизировать издержки на подготовку и ведение отчетов о деятельности.
Создание централизованной бухгалтерии муниципальных образовательных учреждений сберегает затраты организации на создание и ведение бухгалтерии.
Бухгалтерский учет предоставляет дополнительные услуги: налоговые консультации, хранение документов, представление в контролирующих органах.
МКУ "Централизованная бухгалтерия" является отдельным самостоятельным структурным подразделением исполнительно- распорядительного органа местного самоуправления муниципальных образований. Оно предназначено для организации процесса ведения бухгалтерского учета показателей ФХД в отношении муниципальных учреждений и органов местного самоуправления.
ЦБ в Московской области
16 декабря 2016 года была принята Концепция централизованного учета в Московской области. Она была утверждена ГКУ МО «Централизованная бухгалтерия Московской области». На обслуживание было взято около 418 государственных учреждений области.
Из них:
- в Министерстве здравоохранения – 293 единицы;
- в Министерстве образования – 73 единицы;
- в Министерстве культуры – 26 единиц;
- в Министерстве физической культуры – 26 единиц.
Основные контакты учреждения: г. Москва, ул. Коккинаки, д. 6.
Централизованная бухгалтерия Московской области осуществляет услуги в следующих областях:
- ведение бухучета – формирование системы документального оформления информации об объектах учета и составление их отчетности;
- составление налоговой отчетности.
Организация имеет утвержденную структуру и штатное расписание.
Детские сады. Особенности ЦБ
Централизованная бухгалтерия детских садов занимается формированием смет движения бюджетных средств на основе предоставленных им данных о доходах и расходах предприятий. Степень централизации при этом устанавливается не обслуживаемой компанией, а главными распорядителями средств. В специальном соглашении подписывается степень централизации, основные функции, обязанности и права сторон.
Как повысить эффективность работы?
Для нормальной работы бухгалтерии, управляющей несколькими муниципальными учреждениями, требуется соответствующее ПО.
Нужно обрабатывать много данных за сокращенное время, сохранять историю бухгалтерских операций.
Автоматизация учета делает весь процесс более прозрачным. Это сводит к минимуму ошибки и трудности с регулирующими органами контроля.
Централизация бухгалтерского учета позволяет снизить издержки компании на ведение финансовой отчетности.
Исключается необходимость поиска новых служащих и формирования бухгалтерии. ЦБ сберегает средства муниципальных учреждений. Для реализации бухгалтерских услуг заключается соответствующий контракт.
После взвешивания плюсов и минусов управление решает, как вести учетные записи: сформировывать свой собственный отдел либо вести учет централизованно.
Заключение
Формат ведения бухгалтерии через ЦБ есть наивысшая степень систематизации бухгалтерского учета, которая предполагает ведение специализированной отчетности для нескольких видов предприятий одинакового типа работы.
Данный подход имеет массу преимуществ, которые обеспечивают более эффективную отчетность, позволяют минимизировать расходы компании на содержание штата специалистов.
Главная особенность ЦБ заключается в том, что она осуществляет сложное взаимодействие с огромным количеством бюджетных учреждений. Поэтому требуется четкая регламентация таких договорных отношений.
Таким образом, ведущим преимуществом применения ЦБ является экономическая выгода для бюджета компании в плане экономии расходов на содержание персонала бухслужбы. К недостатку можно отнести удаленность от фактического местонахождения бюджетного учреждения.