Счета и счета-фактуры - неотъемлемая часть документооборота любой компании. Но не все предприниматели до конца понимают разницу между этими документами. А ведь от этого зависит правильность расчетов с контрагентами и отражение операций в бухучете. Давайте разберемся, чем отличается счет от счета-фактуры и когда что применять.
1. Счет-фактура: назначение, виды, порядок заполнения
Счет-фактура - это основной документ для подтверждения суммы НДС как при продаже, так и при покупке товаров и услуг. Он необходим для применения налоговых вычетов по НДС. Без счета-фактуры покупатель не может принять НДС к вычету (ст. 169 НК РФ).
Счет-фактура составляется в случаях:
- реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав;
- получения предоплаты, аванса в счет предстоящих поставок товаров, работ, услуг;
- ввоза товаров на территорию РФ с территории государств-членов ЕАЭС.
Существует 3 вида счетов-фактур:
- Счет-фактура на отгрузку
- Авансовый счет-фактура
- Корректировочный счет-фактура
Счет-фактура выставляется в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работы или оказания услуги. При получении предоплаты - в течение 5 дней с даты ее поступления. Эти сроки установлены пунктом 3 статьи 168 НК РФ.
С 1 июля 2021 года действует новая форма счета-фактура. Она введена Постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 No 534. Основное изменение - добавление реквизитов для обеспечения прослеживаемости товаров. Теперь в счете-фактуре указывают:
- Коды по классификатору ОКПД2
- Код страны происхождения товара
- Номер таможенной декларации
Рассмотрим обязательные реквизиты счета-фактуры и порядок их заполнения:
| Наименование реквизита | Порядок заполнения |
| 1. Номер и дата | Указывается номер и дата составления счета-фактуры |
| 2. Сведения о продавце | Указываются полное или сокращенное наименование организации продавца, адрес, ИНН, КПП |
И так далее по всем обязательным реквизитам. Корректное заполнение счета-фактуры гарантирует возможность принятия НДС к вычету.
2. Счет на оплату: назначение, содержание, порядок выставления
В отличие от счета-фактуры, счет на оплату не регламентирован законодательством. Это расчетный документ, который продавец выставляет покупателю. В нем содержится требование оплатить поставленные товары, оказанные услуги, выполненные работы.
Счет на оплату может выставляться:
- до отгрузки товара, как предложение произвести предоплату;
- после отгрузки, как требование оплатить поставленную продукцию;
- подрядчиком или исполнителем после выполнения работ или услуг.
Счет на оплату зачастую выступает офертой, которая путем акцепта приводит к заключению договора (ст. 432-435, 438 ГК РФ).
В отличие от счета-фактуры, у счета на оплату нет утвержденной формы. Обычно в нем указывают:
- Наименование документа
- Сведения о продавце и покупателе
- Перечень товаров, работ, услуг
- Сумма к оплате
- Срок действия счета
- Реквизиты продавца
Счет может быть составлен в бумажной или электронной форме. Главное, чтобы в нем содержались данные, позволяющие идентифицировать продавца, покупателя и предмет сделки.
Таким образом, счет на оплату и счет-фактура имеют принципиальные отличия. Рассмотрим их подробнее в следующем разделе.
3. Основные отличия счетов и счетов-фактур
Как мы уже выяснили, счет и счет-фактура - разные документы, хотя названия похожи. Давайте еще раз суммируем ключевые отличия:
- Счет-фактура является основанием для вычета НДС, счет на оплату - нет;
- Для счета-фактуры законом установлена обязательная форма, для счета - нет;
- Сроки выставления счетов-фактур регламентированы НК РФ, счетов - нет;
- Счет-фактура обязателен к выставлению для целей НДС, счет - по желанию сторон;
- В счете-фактуре всегда есть НДС, в счете - необязательно;
Кроме того, счет-фактура применяется только между продавцом и покупателем. А счет на оплату может выставляться исполнителем работ или услуг заказчику.
Также есть различия в обязательных реквизитах и порядке заполнения счетов и счетов-фактур. Счет-фактура регистрируется в специальных книгах покупок и продаж. Счет такого учета не требует.
Подводя итог, отметим, что счет-фактура и счет на оплату - совершенно разные документы по своему назначению. Поэтому очень важно правильно их различать и применять в соответствии с законодательством.
4. Типичные ошибки при работе со счетами и счетами-фактурами
Несмотря на кажущуюся простоту, при работе со счетами и особенно счетами-фактурами часто допускаются ошибки. Давайте разберем типичные проблемы, которые могут возникнуть.
Ошибки при заполнении счета-фактуры
При составлении счета-фактуры ошибки допускаются в:
- заполнении обязательных реквизитов;
- указании объемов, цен и сумм;
- расчете суммы НДС;
- оформлении корректировочного счета-фактуры.
Например, часто встречается неправильное наименование продавца/покупателя, неверные ИНН/КПП, отсутствие подписей. Это может привести к отказу в вычете НДС.
Ошибки при заполнении счета на оплату
В счете на оплату ошибки допускают реже, но они также случаются:
- неверное наименование плательщика или получателя;
- неправильное указание реквизитов;
- ошибки в наименовании или количестве товаров/услуг;
- неверный расчет суммы к оплате.
Такие ошибки могут затруднить или сделать невозможной оплату счета. Исправить счет можно путем отправки корректировочного документа.
5. Как избежать ошибок в счетах и счетах-фактурах
Чтобы избежать ошибок при заполнении счетов и счетов-фактур, рекомендуется:
- Проверять правильность реквизитов контрагентов
- Контролировать соответствие наименований и кодов товаров
- Перед подписанием проверять расчеты сумм и налогов
- Сверять документ с первичными данными по сделке
Также полезно будет автоматизировать процесс выписки счетов и счетов-фактур с помощью специальных программ.
6. Корректировка ошибок в счетах и счетах-фактурах
Если ошибка в счете или счете-фактуре обнаружена, необходимо оперативно отправить контрагенту исправленный документ.
В счете достаточно прислать новый счет с указанием "корректировочный".
В счете-фактуре направляется корректировочный счет-фактура с пометкой "корректировочный" и указанием причины корректировки. Такая процедура предусмотрена пунктом 6 статьи 169 НК РФ.
7. Чем отличается счет счета фактуры от товарной накладной
Товарная накладная - это документ, который подтверждает факт передачи товара от продавца к покупателю. В отличие от счета-фактуры, накладная не является основанием для НДС вычета и не имеет строго регламентированных реквизитов.
Основные отличия счета-фактуры и товарной накладной:
- Счет-фактура необходим для вычета НДС, накладная - нет
- У счета-фактуры утверждена обязательная форма, у накладной - нет
- В счете-фактуре обязательно отражается сумма НДС
- Счет-фактура содержит информацию только по НДС, а накладная - по стоимости всей партии товара
При этом счет-фактура и товарная накладная могут дополнять друг друга - накладная подтверждает отгрузку, а счет-фактура - сумму НДС к вычету.