Отчет кассира-операциониста является важным первичным документом, который составляется ежедневно или по окончании кассовой смены. В этом документе на основании показаний кассового аппарата отражаются данные о фактически полученной организацией выручке от продажи товаров или оказания услуг. Отчет кассира служит для контроля движения денежных средств в кассе, обеспечения учета выручки от реализации и правильного формирования бухгалтерских проводок по поступлению наличных денег в кассу от покупателей.
Заполнение отчета кассира производится на унифицированном бланке формы КМ-6 или в электронном виде. В отчет вносятся обязательные реквизиты: наименование организации, номер и модель кассового аппарата, показания суммирующих счетчиков на начало и конец дня, сумма полученной за день выручки. Форма КМ-6 подписывается кассиром и главным бухгалтером организации.
Правильно оформленный отчет кассира по установленной форме является юридическим основанием для отражения движения денежных средств по кассе в бухгалтерском и налоговом учете организации.
Требования к оформлению отчета кассира
Отчет кассира должен быть оформлен аккуратно, без помарок и исправлений. Все записи делаются четко и разборчиво. Не допускаются подчистки или приписки. При обнаружении ошибки в отчете составляется новый отчет кассира.
Реквизиты отчета заполняются в соответствии с унифицированной формой КМ-6. Обязательно указываются наименование организации, ИНН, номер и модель кассового аппарата. Показания счетчиков проставляются цифрами. Сумма выручки пишется прописью и цифрами.
Хранение отчетов кассира
Заполненные отчеты кассира хранятся в бухгалтерии организации в течение 5 лет. Отчеты систематизируются по датам и складываются в отдельные папки в хронологическом порядке.
При использовании электронного документооборота отчеты кассира в обязательном порядке сохраняются в электронном архиве организации с соблюдением сроков хранения.
Справка отчета кассира для инвентаризации
При проведении инвентаризации кассы комиссия использует отчет кассира как справку о наличии денежных средств в кассе на момент инвентаризации. В отчете указывается сумма наличных денег по данным кассового аппарата.
Если выявляются расхождения между показаниями кассового аппарата и фактическим подсчетом наличных денег, все расхождения фиксируются в инвентаризационной описи. Отчет кассира прилагается к материалам инвентаризации.
Образец отчета кассира при смене в течение дня
При смене кассира в течение рабочего дня каждый кассир обязан составить свой отчет кассира с указанием периода, за который составлен отчет.
Например, кассир Иванова оформляет отчет с 10:00 до 14:00. Кассир Петрова составляет отчет с 14:00 до 18:00. В отчетах указываются показания счетчиков на начало и конец периода.
Такие отчеты при смене кассиров позволяют разграничить ответственность между кассирами за совершенные операции и полученную выручку.
Автоматизация составления отчетов кассира
Процесс подготовки отчетов кассира может быть автоматизирован с помощью специального программного обеспечения.
Программы для автоматизации розничной торговли позволяют формировать электронный отчет кассира в один клик. Данные для отчета берутся из кассы автоматически.
Автоматизация отчетности кассира сокращает трудозатраты, повышает точность данных и удобство хранения отчетов в электронном виде.
Контроль данных отчетов кассира
Данные отчетов кассира должны регулярно контролироваться на предмет полноты и достоверности отражения информации.
Контроль может осуществляться путем сверки данных отчетов кассиров с показаниями контрольных счетчиков кассовых аппаратов, а также данными складского учета о движении товарно-материальных ценностей.
Выявленные расхождения в отчетах кассиров анализируются для установления их причин и внесения соответствующих корректировок.
Ошибки при заполнении отчетов кассира
Типичными ошибками при заполнении отчетов кассира являются:
- Неправильное указание наименования организации;
- Ошибки в номере и модели кассового аппарата;
- Неправильные показания счетчиков;
- Несоответствие суммы выручки данным кассового аппарата;
- Отсутствие подписей ответственных лиц.
Ошибки в отчетах кассиров могут привести к искажению данных о движении денежных средств и неверному отражению выручки в бухучете.
Особенности электронного отчета кассира
При использовании электронного отчета кассира данные формируются автоматически на основе информации из кассового аппарата.
Ответственность за достоверность данных в этом случае возлагается на программное обеспечение, используемое для учета и отчетности.
Для контроля данных электронных отчетов кассиров может применяться выборочная сверка с документальными отчетами на бумажных носителях.
Архивирование электронных отчетов кассиров
Электронные отчеты кассиров должны архивироваться и храниться не менее 5 лет в соответствии с требованиями законодательства.
Для архивации используются специальные программы электронного документооборота, облачные хранилища данных, внешние носители информации.
Доступ к архивам электронных отчетов кассиров должен быть ограничен, а данные - защищены от несанкционированного доступа.