Журналы-ордера - неотъемлемая часть бухгалтерского учета. Они помогают систематизировать информацию и контролировать движение денежных средств. Давайте разберемся, как правильно заполнять журнал-ордер 1 в 2023 году, чтобы вести учет кассовых операций максимально эффективно.
Журнал-ордер 1: назначение и особенности
Журнал-ордер 1 предназначен для учета всех операций по движению наличных денежных средств в кассе организации. В нем в хронологическом порядке регистрируются данные о поступлении и расходовании наличных из кассы на основании соответствующих первичных документов.
Основными функциями журнала-ордера 1 являются:
- систематизация информации о движении денежных средств по кассе;
- контроль за сохранностью наличных денег;
- формирование отчетных данных о кассовых оборотах.
Журнал-ордер 1 тесно связан с другими документами по кассовым операциям:
- первичные документы по кассе (расходные и приходные кассовые ордера, платежные ведомости на выдачу денег работникам и т.д.);
- отчет кассира по кассовым операциям за день (месяц);
- кассовая книга.
Отличительными особенностями журнала-ордера 1 являются:
- on открывается по кредиту счета 50 "Касса";
- содержит хронологический перечень кассовых операций;
- итоговые данные должны соответствовать кассовой книге.
Рассмотрим пример типовых операций, отражаемых в журнале-ордере 1:
- Поступление денег с расчетного счета - Дт 50 Кт 51;
- Выплата зарплаты работникам - Дт 70 Кт 50;
- Возврат подотчетных сумм в кассу - Дт 71 Кт 50.
Порядок заполнения журнала-ордера 1
Журнал-ордер 1 должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- номер журнала-ордера;
- наименование организации, ее ИНН;
- номер счета бухучета и его наименование (счет 50 "Касса");
- период, за который составлен журнал-ордер;
- дата совершения операции;
- номер первичного документа, подтверждающего операцию;
- корреспондирующие счета и суммы по дебету и кредиту.
При заполнении журнала-ордера 1 необходимо придерживаться следующей последовательности:
- На основании первичных документов по кассе записывать кассовые операции по датам в хронологическом порядке;
- Указывать корреспондирующие счета бухучета;
- Рассчитывать суммы оборотов по дебету и кредиту счетов;
- Подсчитывать итоги оборотов и выводить остаток на конец периода.
Особое внимание следует уделить правильности отражения разных кассовых операций. Например:
- Поступление наличных в кассу отражается по дебету счета 50;
- Расход наличных из кассы - по кредиту счета 50;
- Возврат в кассу подотчетных сумм - по дебету счета 50.
Данные журнала-ордера 1 должны полностью соответствовать показателям кассовой книги. Для контроля рекомендуется:
- Сверять остаток на начало и конец периода;
- Сопоставлять суммы ежедневных оборотов;
- Сравнивать итоговые суммы поступлений и расходований.
Журнал-ордер 1 в программах автоматизации
Использование специальных бухгалтерских программ дает ряд преимуществ для ведения журналов-ордеров:
- Автоматическое формирование журнала-ордера на основе введенных первичных документов;
- Встроенный контроль соответствия данных;
- Быстрый поиск и анализ информации;
- Удобное хранение и возможность выгрузки в необходимом формате.
Для журнала-ордера 1 чаще всего используют такие программы, как "1С:Бухгалтерия", "Инфо-Бухгалтер", "Галактика" и др. Рассмотрим особенности ведения журнала-ордера 1 в системе "1С:Бухгалтерия 8":
- Журнал-ордер 1 формируется автоматически на основании проводок по счету 50;
- Данные автоматически корреспондируют с другими модулями и документами;
- Встроенный контроль обеспечивает соответствие журнала-ордера кассовой книге;
- Есть возможности гибкой настройки печатной формы и параметров журнала-ордера.
Таким образом, программы позволяют максимально автоматизировать процесс ведения журнала-ордера 1.
Актуальные изменения в порядке заполнения
В последние годы в законодательстве о бухучете произошло несколько изменений, касающихся журналов-ордеров:
- Была утверждена новая форма журнала-ордера (Приказ Минфина от 31.10.2000 N 94н);
- Изменились требования к хранению журналов-ордеров в электронном виде (ФЗ от 06.04.2011 N 63-ФЗ);
- Появилась возможность применять самостоятельно разработанные формы (Приказ Минфина от 29.07.1998 N 34н).
Кроме того, были внесены уточнения в методологию бухучета касательно корреспонденции счетов, порядка проведения инвентаризации и других аспектов, влияющих на заполнение журналов-ордеров.
Одним из важных нововведений стала необходимость адаптировать журналы-ордера под онлайн-кассы, получившие распространение в последние годы. В связи с этим появились дополнительные реквизиты для отражения операций с использованием онлайн-касс.
Также актуальной стала оптимизация журналов-ордеров для удаленной работы. Это позволяет разным сотрудникам бухгалтерии одновременно работать с журналом-ордером в общей информационной системе.
Для адаптации к этим нововведениям бухгалтерам рекомендуется:
- Изучить изменения в формах и требованиях нормативных актов;
- Скорректировать учетную политику и формы журналов-ордеров;
- Настроить используемые программы в соответствии с актуальными требованиями.
Практические рекомендации по журналу-ордеру 1
Для верного и полного заполнения журнала-ордера 1 рекомендуется придерживаться следующих советов:
- Заполнять журнал-ордер ежедневно, не допуская скопления данных;
- Тщательно проверять реквизиты первичных документов перед внесением данных;
- Регулярно сверять данные журнала-ордера 1 с кассовой книгой и банковской выпиской;
- Своевременно вносить исправления выявленных ошибок;
- Хранить журнал-ордер в течение сроков, установленных в учетной политике.
Анализ журнала-ордера 1 помогает выявить сезонные колебания поступления и расходования денежных средств, оценить общий денежный оборот компании.
Для оптимизации работы с журналом-ордером 1 имеет смысл автоматизировать рутинные операции, например, с помощью сканирования первичных документов и распознавания данных.
При подготовке журнала-ордера 1 к аудиту или налоговой проверке следует тщательно проверить:
- соблюдение хронологии записей;
- корректное отражение корреспонденции счетов;
- соответствие итогов данным кассовой книги.
Рассмотрим практический кейс по журналу-ордеру 1. Предположим, в организацию поступили денежные средства в кассу из банка в сумме 350 000 руб. Для отражения этой операции в журнале-ордере 1 следует:
- Зарегистрировать поступление наличных по дебету счета 50;
- Указать корреспондирующий с этим счет 51 со снятием денег с расчетного счета;
- Внести сумму в 350 000 руб. по дебету счета 50 и кредиту счета 51.
Таким образом будет верно отражена данная операция в журнале-ордере 1 с корректной корреспонденцией счетов и суммой.