С каждым годом растет число компаний, которые активно используют почтовые отправления для ведения деловой переписки. Однако далеко не все бизнесмены знают, как правильно учитывать расходы на почтовые услуги. В этой статье мы разберем все нюансы и расскажем, как отражать почтовые расходы в бухгалтерском и налоговом учете, чтобы избежать ошибок и штрафов.
Какие бывают почтовые расходы и для чего они нужны
Почтовые расходы могут включать в себя самые разные статьи затрат, связанные с отправкой корреспонденции. К ним относятся:
- расходы на отправку писем;
- расходы на отправку бандеролей;
- расходы на отправку посылок;
- расходы на рассылку рекламных материалов.
Почтовые расходы несут практически все подразделения компании. Например, отдел продаж может рассылать потенциальным клиентам коммерческие предложения и рекламные буклеты. Отдел кадров отправляет уведомления и письма сотрудникам. Бухгалтерия направляет контрагентам акты сверки расчетов, счета-фактуры, отчетность в госорганы.
Таким образом, почтовые расходы помогают компаниям решать множество задач и поддерживать деловые коммуникации с различными лицами и организациями:
- контрагентами;
- государственными органами;
- сотрудниками компании.
Без активного использования почтовой связи сложно представить современный бизнес.
Требования к документальному оформлению почтовых расходов
Чтобы почтовые расходы можно было учесть в бухгалтерском и налоговом учете, они должны быть надлежащим образом оформлены. Основными документами, подтверждающими почтовые расходы, являются:
- чеки об оплате услуг почтовой связи;
- квитанции почты о приеме отправлений.
Эти первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты: дату, сумму, вид оплаченной услуги, подписи и т.д.
Кроме того, почтовые расходы должны носить экономически обоснованный характер. Например, нельзя отправлять один и тот же рекламный буклет одному и тому же клиенту 5 раз в месяц за счет компании.
Без надлежащего документального подтверждения почтовые расходы не будут приняты к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Это чревато доначислением налогов и штрафов.
Поэтому при работе с почтовыми документами стоит быть предельно внимательным и аккуратным.
Особенности учета почтовых марок и конвертов
Отдельного внимания заслуживает учет таких расходных материалов, как почтовые марки и конверты. Несмотря на их невысокую стоимость, именно в этом вопросе нередко возникает путаница.
Важно помнить, что почтовые марки и маркированные конверты относятся к денежным документам, а не к материалам или товарам. Поэтому на счетах бухгалтерского учета их отражают по дебету счета 50 "Касса".
Типовая схема учета почтовых марок выглядит так:
- Выдача денег подотчетному лицу (курьеру) на приобретение марок
Дебет 50 Кредит 71 - Оприходование купленных марок как денежных документов Дебет 50 Кредит 60
- Выдача марок подотчетному лицу для отправки корреспонденции Дебет 60 Кредит 50
- Списание использованных марок в расходы по обычным видам деятельности Дебет 44 Кредит 60
При учете маркированных конвертов схема аналогична, только вместо счета 50 используется счет 60, так как конверты с марками оприходуются сразу после покупки.
Почтовые расходы в бухучете с 2021 года
С 2021 года вступили в силу новые правила учета запасов, установленные Федеральным стандартом ФСБУ 5/2019. Они коснулись и порядка учета почтовых расходов.
Дело в том, что почтовые расходы относятся к управленческим расходам. Согласно новым правилам такие расходы нельзя включать в себестоимость продукции (работ, услуг). Их нужно сразу списывать на финансовый результат.
Это означает, что с 2021 года все компании обязаны применять метод учета затрат "директ-костинг". Расходы со счета 26 "Общехозяйственные расходы" нельзя больше списывать на счет 20 "Основное производство". Их нужно напрямую списывать на счет 90 "Продажи".
Таким образом, учет почтовых расходов после 2021 года dft вести следующим образом:
Дт 26 Кт 60 - отражены почтовые расходы Дт 90 Кт 26 - почтовые расходы списаны на финансовый результат
Эти новые требования нужно неукоснительно соблюдать, чтобы избежать ошибок в бухучете и искажения отчетности.
Примеры проводок по учету почтовых расходов
Рассмотрим на конкретных примерах, как отражаются в бухучете различные почтовые расходы.
1. Покупка марок подотчетным лицом
Выдано под отчет курьеру Иванову на приобретение почтовых марок 15 000 рублей.
Дт 50 Кт 71 - Выданы деньги под отчет на приобретение марок
Курьер предоставил авансовый отчет и приобретенные на сумму 12 500 рублей марки.
Дт 60 Кт 50 - Оприходованы марки
2. Оплата услуг почты
Оплачены услуги почты по отправке корреспонденции в сумме 5800 рублей.
Дт 26 Кт 60 - Отражены расходы на услуги почты
3. Использование марок и конвертов
Выдано курьеру Иванову для отправки корреспонденции: 500 марок общей стоимостью 4100 рублей и 100 конвертов стоимостью 500 рублей.
Дт 44 Кт 60 - Списана стоимость использованных марок Дт 44 Кт 60 - Списана стоимость использованных конвертов
Таким образом, применяя приведенные выше проводки, компания может корректно учитывать свои почтовые расходы.
Особенности учета почтовых расходов в налоговом учете
В налоговом учете также есть ряд особенностей, касающихся признания почтовых расходов. Рассмотрим их подробнее.
Во-первых, почтовые расходы относятся к расходам, учитываемым для целей налогообложения прибыли (ст. 346.16 НК РФ). Однако принимаются они к вычету только в момент фактической оплаты (ст. 346.17 НК РФ).
Это означает, что нельзя, к примеру, оприходовать почтовые марки в налоговом учете в момент покупки, а списывать по мере использования. Марки нужно учитывать как расход единовременно при оплате.
Иное может быть расценено налоговыми органами как нарушение порядка признания расходов и повлечь доначисление налогов и штрафов.
Для компаний, применяющих упрощенную систему налогообложения, также есть особенности. Согласно Налоговому кодексу, упрощенцы могут учитывать почтовые расходы только после их оплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Таким образом, при расчете единого налога по УСН почтовые расходы следует отражать строго в том отчетном периоде, когда они были произведены. Иначе есть риск получить штраф за нарушение порядка признания расходов.
Учитывая эти особенности налогового учета, компаниям следует быть особенно внимательными, чтобы избежать ошибок и недоплаты налогов.
Рекомендации по учету почтовых расходов
Чтобы минимизировать риски ошибок при учете почтовых расходов, рекомендуем придерживаться следующих правил:
- Вести раздельный учет почтовых расходов по видам (марки, конверты, услуги почты)
- Тщательно проверять первичные документы
- Следить за изменениями в законодательстве
Важность раздельного учета по видам почтовых расходов
Раздельный учет почтовых расходов по видам (марки, конверты, услуги почты) крайне важен как для бухгалтерского, так и для налогового учета.
Во-первых, это позволяет оптимизировать расходы, отслеживая динамику каждой статьи затрат. Если, к примеру, резко вырастут расходы на услуги почты, это даст сигнал проанализировать причины и выработать меры экономии.
Во-вторых, раздельный учет облегчает контроль обоснованности расходов. Например, при случайной проверке можно легко проследить, насколько экономически оправданы траты на почтовые услуги или покупку марок.
В-третьих, это упрощает работу бухгалтера, позволяя проводить корректное распределение затрат по счетам и статьям для составления отчетности.
Контроль первичной документации по почтовым расходам
Особое внимание стоит уделить контролю первичных документов по почтовым расходам: чеков, квитанций, актов.
Прежде всего, нужно следить за корректностью оформления таких документов. Все реквизиты должны быть заполнены, документы подписаны.
Кроме того, важно сверять данные первички с фактически понесенными расходами. Например, если в чеке указана отправка 5 заказных писем, но фактически было отправлено только 3, это вызовет вопросы.
На этапе приемки первичной документации необходимо выявлять и устранять все расхождения, неточности и ошибки.
Это позволит избежать искажений в учете и налоговых рисков в будущем.
Мониторинг изменений законодательства о почтовых расходах
Правила учета почтовых расходов периодически меняются. В частности, за последние годы были серьезные нововведения, связанные с ФСБУ 5/2019 и порядком признания расходов для целей налогообложения.
Чтобы вовремя реагировать на такие изменения, бухгалтеру необходимо постоянно отслеживать актуальное законодательство, разъяснения Минфина и ФНС, судебную практику.
Регулярный мониторинг правовой базы поможет свести к минимуму риск ошибок из-за устаревших знаний о порядке учета.
Рекомендуем подписаться на новостные рассылки профильных СМИ и повышать квалификацию бухгалтера на специализированных семинарах.
Обучение сотрудников правилам учета и оформления почтовых расходов
Зачастую ошибки в первичке и учете почтовых расходов происходят по вине рядовых сотрудников, не знакомых с правилами.
Например, курьер может неправильно заполнить авансовый отчет или утерять чеки. Или менеджер завысит количество отправленных заказных писем в отчете о расходах.
Поэтому важно проводить обучение персонала по таким вопросам, как:
- правила учета и хранения почтовых марок и конвертов;
- порядок оформления первичных документов по почтовым расходам;
- важность сохранности подтверждающих чеков и квитанций.
Подготовленный персонал - залог снижения риска ошибок и неточностей при работе с почтовыми расходами.
Автоматизация учета почтовых расходов
Эффективным решением для минимизации ошибок и оптимизации учета почтовых расходов является его автоматизация с помощью специализированных программ.
В таких системах можно задать бизнес-процессы учета расходов на почту, настроить автоматическое формирование проводок, установить лимиты.
Это позволит:
- свести к минимуму ручное заполнение первички;
- исключить ошибки и неточности;
- ускорить и упростить работу бухгалтера.
Кроме того, это облегчит выгрузку данных для составления отчетности. Автоматизация учета почтовых расходов - мощный инструмент повышения его качества и снижения трудозатрат бухгалтера.
