Образец акта уничтожения документов, не подлежащих хранению

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения - неотъемлемая часть документооборота любой организации. Но этот процесс нужно осуществлять правильно, чтобы избежать нарушений законодательства и штрафов. В статье мы подробно разберем, как грамотно составить акт об уничтожении документов по всем правилам. Узнаете об особенностях оформления, сроках, примере заполнения и многом другом.

Необходимость составления акта об уничтожении документов

В любой организации периодически возникает необходимость избавиться от накопившихся документов. Это могут быть как текущие бумаги, так и архивные материалы. Причины уничтожения различны:

Истек срок хранения документов, установленный законодательством (например, для бухгалтерской документации он составляет не менее 5 лет).
Документы утратили практическую значимость и информационную ценность для организации.
В результате стихийного бедствия или аварии часть документов была испорчена.
Необходимо освободить место в архиве.

Однако нельзя просто взять и выбросить ненужные бумаги. Существует четкий установленный порядок уничтожения документов. Если его нарушить, организацию могут оштрафовать.

В соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрен штраф:

Для должностных лиц — от 1000 до 3000 рублей;
Для юридических лиц — от 3000 до 5000 рублей.

При повторном нарушении сумма штрафа увеличивается вдвое. Кроме того, утилизация важных документов (например, по личному составу) без соблюдения порядка может повлечь уголовное наказание.

Чтобы избежать проблем с проверяющими органами, необходимо строго следовать правилам оформления процедуры уничтожения. Весь процесс должен сопровождаться документально с составлением актов о выделении материалов на уничтожение и непосредственном уничтожении.

Какие документы можно уничтожать

Не все документы организации можно сразу отправлять на утилизацию. Существуют определенные требования и ограничения. Рассмотрим, какие именно бумаги можно направлять на уничтожение.

Документы с ограниченным сроком хранения

Любая организация в процессе работы производит огромное количество различных документов. Часть из них не представляет большой ценности и хранится ограниченный период. К таким документам относятся:

Первичные учетные документы (накладные, акты, счета-фактуры)
Бухгалтерская отчетность
Налоговые декларации
Документы по личному составу
Договоры
Переписка
Прочие материалы текущего делопроизводства

Сроки хранения таких документов установлены законодательством, а также может регламентироваться внутренними нормативными актами организации. По истечении указанного времени их можно направлять на уничтожение.

Испорченные и ненужные документы

В процессе работы часть документов может быть испорчена и утратить свою информационную ценность и значимость для организации. Это могут быть:

Бумаги, поврежденные в результате аварии, пожара, затопления
Документы, испорченные неаккуратным хранением
Устаревшие бумаги, потерявшие актуальность

Такие материалы также направляют на уничтожение, не дожидаясь окончания срока хранения.

Архивные документы

Со временем в архиве организации накапливается большое количество документов, срок хранения которых уже истек. Это могут быть отчеты, переписка, приказы и другие бумаги прошлых лет. Их необходимо включать в акт для дальнейшего уничтожения.

Экспертиза ценности документов

Прежде чем утилизировать документы с истекшим сроком хранения, проводится экспертиза их ценности. Это необходимо, чтобы:

Не уничтожить документы, представляющие историческую или практическую значимость
Не нарушить требований законодательства
Избежать необоснованных штрафов

Такая экспертиза проводится комиссией, в состав которой входят компетентные сотрудники организации. Они дают заключение о целесообразности уничтожения каждой позиции документов.

Таким образом, на утилизацию можно направлять только те документы организации, которые утратили практическую ценность и не представляют интереса в будущем. Это позволяет избежать нарушения порядка уничтожения документов и связанных с этим санкций.

Порядок уничтожения документов

Процесс уничтожения документов в организации происходит в несколько этапов.

Создание экспертной комиссии

Для подготовки и проведения процедуры ликвидации документов приказом руководителя формируется постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав обычно включают:

Председателя комиссии – одного из заместителей руководителя
Секретаря комиссии
Сотрудников бухгалтерии
Архивариуса или специалиста по документационному обеспечению
Руководителей структурных подразделений организации
Юриста (при необходимости)

Такой состав позволяет объективно подойти к оценке документов перед уничтожением.

Первичный отбор документов

На основании номенклатуры дел члены комиссии проводят отбор документов с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению. При этом учитываются:

Установленные законом сроки хранения документов
Внутренние нормативные акты организации
Экспертная оценка ценности документов

Акт о выделении документов к уничтожению

На основании отобранных документов комиссия составляет акт о выделении их к уничтожению. В нем указываются:

Перечень отобранных документов
Количество единиц хранения
Общий объем в делах
Крайние даты документов
Предлагаемый способ уничтожения

Акт утверждается подписями членов комиссии и руководителем организации.

Решение комиссии об утверждении акта

После составления акт о выделении документов к уничтожению направляется на рассмотрение экспертной комиссии. Члены комиссии проверяют обоснованность включения каждой позиции в акт.

По результатам рассмотрения комиссия выносит решение об утверждении акта и уничтожении документов либо о необходимости его доработки или отклонении.

Утвержденный акт служит основанием для уничтожения документов.

Уничтожение документов

После утверждения акта приступают к непосредственной процедуре уничтожения документов. Это может быть:

Измельчение в шредере
Сжигание
Передача на утилизацию сторонней организации

Способ уничтожения указывается в акте о выделении документов к уничтожению.

Акт о фактическом уничтожении документов

После завершения процедуры ликвидации документов составляется акт о фактическом уничтожении. В нем указываются:

Общие сведения об уничтоженных документах
Дата и место уничтожения
Способ, которым произведено уничтожение

Данный акт подписывается членами комиссии и подтверждает факт надлежащего уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Таким образом, весь процесс уничтожения документов в организации должен быть оформлен документально. Это позволяет избежать нарушения порядка и наложения штрафов.

Как правильно составить акт об уничтожении документов

Чтобы оформить уничтожение документов в соответствии с правилами, необходимо составить акт установленной формы. Рассмотрим, как это сделать правильно.

Обязательные реквизиты

Независимо от выбранной формы, акт об уничтожении документов должен содержать:

Наименование организации
Название вида документа
Дату составления
Номер акта
Подписи членов комиссии

Без этих обязательных реквизитов акт будет считаться недействительным.

Порядок заполнения акта

При составлении акта рекомендуется придерживаться таких правил:

Указать вид документа и основание для уничтожения.
Дать перечень уничтожаемых документов по группам.
Указать количество единиц хранения и крайние даты документов.
Указать количество листов цифрами и прописью.
Перечислить членов комиссии с должностями.
Поставить подписи всех членов комиссии.

Такая последовательность позволяет корректно оформить акт.

Пример акта о выделении документов к уничтожению

Рассмотрим пример оформления акта на выделение документов для уничтожения:

Такой акт является основанием для последующего уничтожения документов.

Пример акта о фактическом уничтожении документов

После проведенной процедуры уничтожения составляется акт о фактической ликвидации документов:

Данный документ подтверждает уничтожение документов надлежащим способом в указанные сроки.

Особенности при работе со сторонней организацией

Если уничтожение документов проводит специализированная фирма, в акт дополнительно вносятся:

Наименование организации
Реквизиты договора на оказание услуг
Сведения об уполномоченном лице

Это позволяет документально зафиксировать передачу полномочий по уничтожению документов сторонней организации.

Таким образом, строгое соблюдение требований при составлении актов позволяет избежать нарушения порядка уничтожения документов.

Хранение и архивация актов об уничтожении документов

После проведения процедуры уничтожения документов, сами акты передаются на хранение в архив организации.

Сроки хранения актов

Срок хранения актов об уничтожении документов составляет:

Постоянно - для государственных и муниципальных архивов
5 лет - для архивов организаций

По истечении указанного срока акты подлежат экспертизе ценности для решения о дальнейшем хранении или уничтожении.

Значение архивного хранения

Хранение актов об уничтожении документов нужно для:

Подтверждения законности процедуры
Возможности проверки
Обеспечения доказательной базы

Поэтому ответственность за сохранность актов в архиве несет руководитель организации.

Поиск акта при необходимости

В случае спорных ситуаций или по запросу проверяющих акт может быть извлечен из архива. Для этого в организации должен вестись реестр актов об уничтожении документов.

Такой порядок позволяет оперативно найти необходимый документ для предоставления в качестве доказательства.

Ответственное лицо за архив

Хранение актов об уничтожении документов обеспечивает ответственный за архив сотрудник. Это может быть архивариус, делопроизводитель, секретарь или специально назначенный работник.

На этом лице лежит обязанность по организации хранения, учета и поиска актов в случае необходимости.

Таким образом, правильное хранение актов об уничтожении документов имеет важное значение для организации.

Часто задаваемые вопросы об уничтожении документов

Рассмотрим ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по теме уничтожения документов.

Как определить срок хранения документа?

Срок хранения документа устанавливается согласно номенклатуре дел организации. Для отдельных видов документов сроки регламентированы законодательством.

Можно ли уничтожить испорченные документы?

Да, такие документы можно списывать на основании акта об их техническом состоянии, не дожидаясь окончания срока хранения.

Требуется ли решение комиссии для уничтожения документов?

Да, уничтожение документов без решения экспертной комиссии запрещено и влечет административную ответственность.

Сколько экземпляров акта об уничтожении документов нужно составлять?

Обычно составляется 2 экземпляра: 1 - для организации, 1 - для архивного учреждения (при наличии).

Как быстро можно уничтожить документы?

Уничтожение документов можно проводить только по истечении установленного срока хранения, не ранее 1 января следующего года.

Таким образом, при соблюдении всех правил уничтожение документов - законная и обоснованная процедура, позволяющая поддерживать порядок в делопроизводстве организации.

Куда обращаться за помощью

Если процедура уничтожения документов вызывает сложности или сомнения, можно обратиться к профессионалам.

Сервисы по уничтожению документов

Специализированные компании предлагают услуги по полному сопровождению процесса уничтожения документов под ключ.

Юридические консультации

Юристы и архивисты помогут определить сроки хранения документов, правильно заполнить акты, проверить законность процедуры.

Готовые образцы и шаблоны

В справочных правовых системах (например, КонсультантПлюс) можно найти образцы заполнения актов об уничтожении документов.

Таким образом, при возникновении вопросов есть специалисты, которые помогут решить проблемы, связанные с уничтожением документов в организации.