Оперативный учет - один из важнейших инструментов эффективного управления современным бизнесом. В статье мы разберем, что такое оперативный учет, зачем он нужен, как организовать оперативный учет на предприятии и какие преимущества он дает. Читайте и узнаете, как оптимизировать бизнес-процессы с помощью оперативного учета.
История возникновения оперативного учета
Оперативный учет как отдельное направление бухгалтерского учета зародился относительно недавно - в XX веке. До этого элементы оперативного учета присутствовали в практике учета еще со времен древних цивилизаций, но не выделялись в самостоятельную систему.
В древних государствах Ближнего Востока 8000-5000 лет до н.э. использовалась фишечная система учета - примитивный аналог оперативного учета, позволявший контролировать движение товаров. В средневековой Италии торговцы вели записи, отражавшие разные стороны их хозяйственной деятельности, не ограничиваясь только финансовыми показателями.
Настоящий оперативный учет зародился в СССР в 1920-1930-х годах, когда экономисты пытались разработать альтернативу западным системам управленческого учета. Так появился нормативный метод, положивший начало отечественному оперативному учету.
Оперативный учет характеризует хозяйственную операцию или совокупность однородных операций... Он фиксирует многочисленные качественные и количественные характеристики операции, несущественные с точки зрения других видов учета.
В.Ф. Палий, специалист в области управления затратами
В дальнейшем оперативный учет активно применялся в СССР, а с распространением компьютерных технологий стал востребован и в других странах для учета больших объемов данных в режиме реального времени.
Цели и задачи оперативного учета
Основными целями оперативного учета являются:
- Быстрый ежедневный сбор данных о хозяйственной деятельности предприятия
- Уточнение данных бухгалтерского учета по себестоимости, выпуску продукции и другим показателям
- Контроль расходов на оплату труда персонала
- Оперативная оценка рентабельности, эффективности и других финансовых показателей
Благодаря быстрому сбору актуальной информации о состоянии дел на предприятии, оперативный учет позволяет:
- Оптимизировать управление бизнес-процессами
- Своевременно реагировать на отклонения
- Повысить рентабельность и эффективность работы
Таким образом, оперативный учет - незаменимый инструмент для принятия обоснованных управленческих решений.
Отличие оперативного учета от других видов
Оперативный учет имеет ряд принципиальных отличий от таких традиционных видов учета, как бухгалтерский и статистический:
- Оперативный учет фиксирует не только количественные, но и качественные параметры операций
- Оперативный учет носит аналитический характер
- Для оперативного учета используются специальные формы: карточки, таблицы, графики
- Оперативный учет ведется в непосредственной близости к месту совершения операций
В отличие от бухучета, оперативный учет не привязан к стоимостным оценкам и бухгалтерским счетам. Он позволяет фиксировать любые качественные и количественные параметры операций, важные для оперативного управления.
Оперативный учет более детален и аналитичен, чем статистический. Он проводится непосредственно на местах совершения операций, а не только в бухгалтерии. Это позволяет получать максимально актуальную информацию.
Методы ведения оперативного учета
Основными методами оперативного учета являются:
- Наблюдение за хозяйственными операциями по мере их совершения
- Контроль явки сотрудников и учет рабочего времени
- Анализ режима технологических процессов
- Наблюдение за использованием производственных мощностей
Эти методы позволяют собирать "живые" данные о реальных процессах на предприятии. Например, на производстве можно вести оперативный учет:
- Объемов поступающего сырья
- Темпов выпуска продукции
- Времени простоев оборудования
- Причин брака
Такая информация позволяет оперативно корректировать процессы, не дожидаясь данных бухучета.
Измерители оперативного учета
Для оперативного учета используются следующие виды измерителей:
- Натуральные измерители (кг, тонны, метры и т.д.)
- Трудовые измерители (рабочее время, человеко-часы)
- Денежные измерители (стоимость, выручка, прибыль)
Натуральные измерители отражают количество однородных материальных объектов. Например, на складе можно учитывать остатки сырья в тоннах, литрах, мешках.
Трудовые измерители показывают рабочее время, затраченное на выполнение операций. Это позволяет контролировать выработку и рассчитывать заработную плату.
Денежные измерители используются для оперативной оценки затрат, выручки, рентабельности и других финпоказателей.
Комбинация разных измерителей дает максимально полную картину для оперативного управления бизнесом.
Примеры оперативного учета на практике
Рассмотрим конкретные примеры оперативного учета в разных сферах деятельности предприятия:
Складской учет
Классический пример оперативного учета - учет складских операций:
- Приход товаров по накладным
- Расход товаров на отгрузку
- Текущие остатки товаров на складе
Данные складского учета нужны логистам для управления запасами в режиме реального времени.
Учет продаж
Оперативный учет продаж включает:
- Отгрузки и выписку счетов покупателям
- Поступление оплаты от клиентов
- Дебиторскую задолженность
Эти данные используются отделом продаж для анализа, планирования и выполнения планов продаж.
Таким образом, оперативный учет охватывает ключевые бизнес-процессы предприятия и является важной частью системы управления.
Методы ведения оперативного учета
Рассмотрим более подробно методы ведения оперативного учета.
Наблюдение за хозяйственными операциями
Этот метод заключается в непосредственном наблюдении и фиксации всех хозяйственных операций по мере их совершения. Например, на производстве фиксируют:
- Поступление сырья, материалов, комплектующих
- Запуск и остановку оборудования
- Выпуск готовой продукции
- Брак в процессе производства
Это позволяет оперативно реагировать на любые отклонения от плана, нормативов, графиков.
Контроль явки сотрудников
Ежедневный учет явки персонала необходим для:
- Контроля трудовой дисциплины
- Начисления заработной платы
- Выявления потребности в персонале
Данные оперативного учета явки используются кадровой службой и руководством.
Анализ режима техпроцессов
Постоянный мониторинг технологических процессов позволяет:
- Выявлять и устранять узкие места
- Оптимизировать режимы работы оборудования
- Сокращать простои и повышать производительность
Таким образом максимально эффективно используются производственные мощности предприятия.
Автоматизация оперативного учета
Для повышения эффективности процесса оперативного учета целесообразно использовать современные информационные системы. Автоматизация позволяет:
- Минимизировать ручной труд по сбору и обработке данных
- Исключить ошибки при ручном вводе информации
- Хранить большие объемы данных
- Быстро получать нужные отчеты и аналитику
Также автоматизация оперативного учета облегчает интеграцию с другими информационными системами предприятия.
Контроль оперативного учета
Для обеспечения достоверности данных оперативного учета необходимо организовать систему контроля, включающую:
- Разделение полномочий и ответственности
- Перекрестные проверки данных
- Сверку с первичными документами
- Свод и анализ отклонений
Контроль должен охватывать весь процесс сбора, обработки и хранения оперативных данных на предприятии.
Использование данных оперативного учета
Информация, полученная в ходе оперативного учета, активно используется на предприятии для:
- Оперативного планирования и корректировки планов
- Анализа эффективности бизнес-процессов
- Принятия управленческих решений
- Мотивации и оценки персонала
Таким образом, оперативный учет является важнейшим источником актуальной информации для управления бизнесом.
