Платежно-расчетные документы играют ключевую роль в финансовых операциях компаний. От правильного оформления таких документов зависит возможность получения налоговых вычетов и ведения бухгалтерского учета. Давайте разберемся, какие документы относятся к платежно-расчетным и как их правильно оформлять.
Определение платежно-расчетных документов
Согласно действующему законодательству, к расчетным документам относятся платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, аккредитивы и чеки. Это оформленные в письменном виде требования или поручения организаций о перечислении денежных средств за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги.
Платежные документы подчеркивают функциональное назначение - осуществление платежей. Но в законодательстве нет конкретного определения понятия "платежный документ".
Термин "платежно-расчетный документ" объединяет в себе свойства и расчетных, и платежных документов. Это основные финансовые инструменты для осуществления безналичных платежей между контрагентами.
Роль платежно-расчетных документов в НДС
Платежно-расчетные документы играют важную роль для получения вычетов по НДС. Согласно ст. 169 НК РФ, обязательным условием для налогового вычета является указание в счете-фактуре номера платежного документа.
Рассмотрим требования к заполнению счетов-фактур:
- Реквизиты платежного документа должны быть указаны в графе 5 счета-фактуры
- Необходимо указывать только фактически использованные для расчетов документы
- Номера документов должны соответствовать перечисленным суммам
Типичной ошибкой является указание номеров несуществующих или нерелевантных платежных документов в счетах-фактурах. Это ведет к отказу в вычете НДС.
Чтобы избежать отказа в вычете НДС, следует максимально внимательно заполнять счета-фактуры и указывать в них только реально использованные при расчетах платежные документы.
Давайте рассмотрим пример корректного указания платежного документа в счете-фактуре.
| Номер счета-фактуры | 12345 |
| Дата счета-фактуры | 12.05.2022 |
| Сумма по счету с НДС | 120 000 руб. |
| Платежное поручение No | 456789 от 13.05.2022 на сумму 120 000 руб. |
Как видно из примера, указан номер конкретного платежного поручения, которое использовалось для оплаты счета-фактуры. Сумма поручения соответствует сумме счета. Это позволит успешно подтвердить оплату и получить вычет по НДС.
Использование платежных поручений
Платежно расчетный документ в виде платежного поручения является одним из самых распространенных способов безналичного расчета между контрагентами. Платежным поручением плательщик дает указание банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя. Поручения оформляются по унифицированной форме, утвержденной Центробанком.
Основные случаи использования платежных поручений:
- Предварительная оплата товаров, работ, услуг
- Оплата счетов в течение действия договора
- Окончательный расчет при завершении договора
Рекомендуется выставлять счета и платежные поручения не реже одного раза в месяц. Это позволит равномерно отражать расчеты в бухучете обеих сторон.
Банки предъявляют следующие основные требования к оформлению платежных поручений:
- Заполнение всех обязательных реквизитов
- Отсутствие подчисток и помарок
- Четкость печати
- Соответствие подписей карточке образцов
Рассмотрим пошаговый алгоритм заполнения платежного поручения.
- Указать номер документа
- Указать дату составления
- Заполнить реквизиты плательщика
- Заполнить реквизиты получателя платежа
- Указать сумму платежа цифрами и прописью
- Отразить назначение платежа со ссылкой на договор
- Поставить подписи и печать
Ключевое внимание следует уделить правильности реквизитов. Даже небольшая ошибка может привести к задержке или возврату платежного поручения.
Таким образом, платежные поручения являются эффективным и надежным инструментом для осуществления платежей между контрагентами. При соблюдении всех требований к оформлению они обеспечивают своевременное проведение расчетов.
Особенности платежных требований
Платежное требование-поручение - это разновидность расчетного документа, с помощью которого взыскатель предлагает плательщику перечислить определенную сумму в счет погашения задолженности.
Основные случаи использования платежных требований:
- Расчеты с контрагентами за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги
- Погашение задолженности перед бюджетом по налогам и сборам
- Взыскание денежных средств по исполнительным документам
Процедура выставления и оплаты платежного требования выглядит следующим образом:
- Кредитор направляет платежное требование должнику
- Должник дает акцепт на списание средств или отказывает в акцепте
- При получении акцепта кредитор направляет требование в банк для исполнения
По сравнению с платежными поручениями, платежные требования имеют как преимущества, так и недостатки.
Преимущества:
- Инициатива исходит от получателя платежа
- Ускоренное взыскание долга
Недостатки:
- Необходимость получения акцепта от плательщика
- Возможность отказа в акцепте
При работе с просроченной задолженностью рекомендуется:
- Связаться с должником и выяснить причины
- Согласовать график погашения долга
- При отказе оплатить - направить иск в суд
Рассмотрим последовательность заполнения платежного требования.
- Указать номер и дату документа
- Заполнить реквизиты получателя платежа
- Заполнить реквизиты плательщика
- Указать сумму платежа
- Указать основание платежа
- Поставить подписи и печать
Платежные требования следует выставлять своевременно в пределах срока исковой давности. Это позволит минимизировать риски невозврата долга.
Использование инкассовых поручений
Инкассовое поручение представляет собой распоряжение кредитора банку о списании денежных средств с банковского счета должника в пользу кредитора.
Особенности инкассовых поручений:
- Инициатива исходит от получателя платежа
- Не требуется согласие плательщика
- Применяется для бесспорного списания средств
Целесообразно использовать инкассо в таких ситуациях:
- Взыскание задолженности по исполнительным документам
- Погашение просроченной задолженности
- Взыскание штрафов и пеней
Порядок выставления инкассового поручения:
- Кредитор готовит инкассовое поручение и документы, подтверждающие требования
- Поручение и документы передаются в банк плательщика
- Банк плательщика списывает средства и перечисляет кредитору
Рассмотрим последовательность заполнения инкассового поручения.
- Проставить номер и дату документа
- Указать реквизиты плательщика
- Указать реквизиты получателя средств
- Указать сумму платежа
- Указать основание платежа
- Поставить подпись и печать
Инкассовое поручение следует заполнять максимально корректно и внимательно, чтобы избежать возврата со стороны банка.
Документооборот платежно-расчетных документов
Современным решением для оптимизации работы с платежно-расчетными документами является переход на электронный документооборот (ЭДО).
Преимущества ЭДО:
- Сокращение времени на подготовку и согласование документов
- Снижение риска ошибок при ручной обработке
- Ускорение обмена документами между контрагентами
- Экономия на печати и курьерской доставке
Для работы с электронными документами используются специализированные системы ЭДО. Популярные решения:
- СБИС
- Контур-Диадок
- Такском-Доклайнз
- СКБ-Контур
При выборе системы ЭДО важно учитывать совместимость с банками и контрагентами, наличие мобильных приложений, тарифы.
Рассмотрим основные этапы работы с платежными документами в системе ЭДО:
- Создание и заполнение документа в системе
- Проверка и подписание электронной подписью
- Отправка контрагенту или в банк
- Получение и проверка входящего документа
- Подтверждение получения и обработки
Таким образом, системы электронного документооборота значительно упрощают и ускоряют обработку платежных документов на всех этапах.
Типичные ошибки при работе с платежными документами
Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, возникающие при работе с платежно-расчетными документами, и способы их предотвращения.
Платежные поручения:
- Неверные реквизиты получателя - внимательно проверять реквизиты в договоре
- Неправильная сумма - сверять сумму с договором и актами
- Несоответствие подписей - контролировать соответствие подписей и печати
Платежные требования:
- Истек срок для акцепта - отправлять требование заблаговременно
- Отказ в акцепте - выяснять причины и решать вопросы с должником
- Неверные реквизиты должника - всегда уточнять актуальные реквизиты
Инкассовые поручения:
- Отсутствие оснований для бесспорного списания - проверять наличие исполнительных документов
- Представление старых документов - не превышать сроки давности
- Неполный комплект документов - всегда проверять комплектность перед отправкой
Таким образом, внимательность, своевременность и скрупулезная проверка всех реквизитов позволят избегать ошибок при работе с платежно-расчетными документами.
