Инвентаризация - важная процедура, позволяющая выявить реальное наличие активов организации и сопоставить полученные данные с информацией в бухучете. Для инициации инвентаризации издается специальный распорядительный документ - приказ по форме ИНВ-22. В нем указываются конкретные причины проведения инвентаризации в обязательных по закону случаях или по инициативе руководства. Рассмотрим подробнее требования и рекомендации к формулированию этих причин.
Особенности отражения отдельных причин инвентаризации
Причина инвентаризации в приказе в конце года перед составлением бухгалтерской отчетности не требует дополнительных пояснений, так как является обязательным мероприятием согласно законодательству.
Однако в ряде случаев проведение инвентаризации по инициативе руководителя также должно быть обосновано в приказе. Рассмотрим примеры.
Смена руководителя организации
В данном случае в приказе рекомендуется указывать следующее основание: "в связи со сменой руководителя организации Иванова И.И. на Петрова П.П. с целью передачи имущества и обязательств".
Проверка контролирующих органов
Формулировка может быть такой: "В связи с плановой проверкой инспекцией ФНС для подтверждения достоверности бухгалтерской отчетности по состоянию на...".
Далее в приказе указывают состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения работ и перечень подлежащих инвентаризации активов и обязательств организации.
Порядок согласования и утверждения приказа
После формулировки конкретной причины для проведения инвентаризации, проект приказа по форме ИНВ-22 должен пройти процедуру внутреннего согласования и утверждения руководителем.
Рекомендуется заранее, не менее чем за 2 недели до планируемой даты начала инвентаризации, начать сбор подписей в листе согласования документа от следующих заинтересованных лиц:
- главный бухгалтер;
- руководитель юридической службы;
- руководители структурных подразделений, имущество которых будет инвентаризироваться.
Типичные ошибки при оформлении приказа и их последствия
На этапе подготовки приказа на инвентаризацию возможны различные ошибки, влекущие определенные негативные последствия:
- Некорректные формулировки причин, не соответствующие действительным обстоятельствам. Это затрудняет проведение самой инвентаризации и оформление ее результатов.
- Нарушение процедуры согласования и утверждения. Может привести к признанию приказа недействительным.
- Несоответствие данных приказа первичным учетным документам. Создает путаницу при формировании инвентаризационных описей.
Отражение приказа в учетной политике организации
Сведения об утвержденном приказе на проведение инвентаризации должны найти отражение в учетной политике для целей бухгалтерского учета.
В частности, в учетной политике делается ссылка на реквизиты данного приказа в разделе об учете материально-производственных запасов. Кроме того, здесь же закрепляется периодичность проведения плановых инвентаризаций и порядок формирования инвентаризационной комиссии.
Причина инвентаризации основных средств в приказе
При проведении инвентаризации основных средств в приказе чаще всего указывают такие причины:
- перед составлением годовой отчетности (обязательная инвентаризация);
- при смене материально ответственных лиц;
- после аварии или стихийного бедствия с порчей основных средств.
При этом обязательно конкретизируют наименования основных средств, их местонахождение в инвентарных карточках учета или иных регистрах бухучета.
Автоматизация процесса подготовки приказа
Современные информационные технологии позволяют частично автоматизировать процесс подготовки приказа на инвентаризацию с использованием возможностей бухгалтерских программ.
- Использование шаблонов приказа ИНВ-22, в которые достаточно подставить конкретные реквизиты.
- Формирование уведомлений о необходимости проведения инвентаризации по различным основаниям.
- Интеграция бухгалтерской программы с 1С для автоматической выгрузки первичных учетных данных в приказ.
Эти инструменты помогут сэкономить время на рутинных операциях и снизить вероятность ошибок.
Ответы на типовые вопросы по теме
Рассмотрим несколько практических ситуаций и ответы на часто возникающие вопросы.
- Вопрос: Необходимо провести инвентаризацию и узаконить МТР. А если директор в одном лице и бухгалтер и мол? кого указывать в комиссии? Ответ: В данном случае в комиссию можно включить самого директора и не менее 2-х других штатных сотрудников организации.
- Вопрос: Как быть, если фактическое наличие ТМЦ по результатам внеплановой инвентаризации меньше учетных данных? Ответ: Разницу между данными инвентаризации и бухучета нужно отразить на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При этом необходимо детально разобраться в причинах расхождений и привлечь к ответственности конкретных виновных лиц.
Заключение договора на проведение инвентаризации с внешней компанией
Если в штате нет достаточного количества квалифицированных специалистов или возникают сомнения в достоверности внутренней инвентаризации, имеет смысл заключить договор на ее проведение с профильной аудиторской фирмой.
При выборе исполнителя стоит обратить внимание на такие аспекты как наличие положительных отзывов от других заказчиков, стаж работы специалистов компании на рынке аудиторских услуг.
Актуализация нормативной базы в области инвентаризации
Для главного бухгалтера организации очень важно отслеживать все изменения в законодательстве, регулирующем порядок проведения инвентаризации и отражения ее результатов.
Это позволит вовремя актуализировать учетную политику, унифицированные формы первичных документов по инвентаризации, стандарты организации в этой области.
Особенности инвентаризации нематериальных активов
Инвентаризация нематериальных активов имеет свою специфику, которую необходимо учитывать при формулировке причин в приказе.
К таким особенностям относятся:
- Отсутствие физического носителя у объектов интеллектуальной собственности.
- Необходимость проверки правоустанавливающей и технической документации.
- Анализ эффективности использования нематериальных активов.
Порядок инвентаризации финансовых вложений
Инвентаризация финансовых вложений компании требует тщательной сверки данных аналитического и синтетического учета.
В ходе данного мероприятия проверяются:
- Документы, подтверждающие инвестиции в уставные капиталы других организаций.
- Выданные другим лицам кредиты и займы.
- Приобретенные долговые ценные бумаги.
Особенности инвентаризации кассы
Инвентаризация кассы проводится с подсчетом наличных денежных средств по состоянию на конец рабочего дня.
Причинами внеплановой инвентаризации кассы чаще всего являются:
- Выявленные по результатам ревизии недостачи.
- Смена материально ответственных лиц.
- Чрезвычайные ситуации (пожар, наводнение).
Особенности инвентаризации расчетов
Инвентаризация расчетов подразумевает сверку данных бухучета с первичными документами и подтверждениями контрагентов о суммах дебиторской и кредиторской задолженности на конкретную дату.
Особенности инвентаризации материалов
При инвентаризации материалов на складе проверяется соответствие фактического наличия остаткам по данным бухгалтерского учета.
Особое внимание уделяется:
- Проверке условий хранения;
- Наличию и комплектности товарно-транспортных накладных;
- Соответствию остатков нормам естественной убыли.
Особенности инвентаризации незавершенного производства
При инвентаризации незавершенного производства анализируются:
- Первичные документы по поступлению и расходу материалов.
- Данные о трудозатратах в производстве.
- Стоимость незавершенных заказов на разных стадиях производственного цикла.
Особенности инвентаризации готовой продукции
Инвентаризация готовой продукции на складе включает:
- Проверку комплектности и качества изделий;
- Сверку фактического наличия с данными отгрузочных документов;
- Оценку реального спроса и оборачиваемости запасов готовой продукции.
Выявление излишков при инвентаризации
При обнаружении излишков материальных ценностей по результатам инвентаризации необходимо:
- Зафиксировать в акте инвентаризации.
- Установить причины возникновения.
- Оприходовать с отнесением на финансовые результаты организации.
Списание недостач и порчи ценностей
Выявленные недостачи и потери от порчи имущества по результатам инвентаризации подлежат отражению в бухучете на счете 94 с целью контроля и принятия мер.