Акты широко используются в документообороте организаций и имеют важное юридическое значение. Правильное составление акта - залог его действительности в случае разбирательств. Давайте разберемся, какие бывают акты и как их заполнять.
Виды актов
Существует множество разновидностей актов - инвентаризационные, о выявленных недостачах, о несчастных случаях, приемки работ и другие. Рассмотрим наиболее распространенные.
Акт осмотра
Применяется, когда необходимо зафиксировать состояние имущества, например после аварии или проникновения. Образец составления акта осмотра включает следующие разделы:
- дата и место составления;
- фамилии и должности участников;
- описание осмотренного объекта и выявленных повреждений;
- подписи всех лиц.
К акту можно приложить фотографии и иные материалы.
Образец составления акта о затоплении
Составляется при повреждении имущества в результате протечек, аварий систем водоснабжения. Указывается:
- адрес затопленного помещения;
- фамилии, должности и место работы участников;
- описание причин и последствий затопления;
- перечень поврежденного имущества;
- подписи.
Акты о затоплении могут стать основанием для возмещения ущерба страховой компанией или виновной стороной.
Порядок составления
Чтобы акт соответствовал нормам и имел юридическую силу, при его заполнении нужно следовать определенным правилам.
Кто участвует
В составлении акта должны участвовать:
- представитель администрации;
- лицо, ответственное за данный объект;
- при необходимости - специалисты (оценщики, эксперты).
Также могут привлекаться свидетели.
Структура и реквизиты
Правильное составление акта предполагает наличие следующих обязательных элементов:
| Наименование документа | Акт |
| Дата составления | Указывается число, месяц, год |
| Место составления | Адрес, где происходило событие |
и т.д. с примерами и рекомендациями по каждому пункту.
и т.д. с примерами и рекомендациями по каждому пункту.
Особенности оформления
При заполнении акта нужно обращать внимание на ряд нюансов:
- указывать точное время событий, например 10:05 или с 10:00 до 11:30;
- подробно описывать выявленные факты, например размер и характер повреждений;
- фиксировать слова участников дословно в кавычках;
- ссылаться на нормы законов и локальных актов.
Образец составления акта проверки
Заявление на составление акта о заливе может подать собственник или наниматель затопленного помещения. Указываются:
- ФИО, паспортные данные заявителя;
- адрес проживания, контакты;
- дата и время затопления;
- предполагаемая причина;
- перечень повреждений;
- просьба составить акт для урегулирования убытков.
Образец составления акта о затоплении квартиры аналогичен описанному выше, но с указанием жилого назначения помещения.
Акт о порче имущества
Образец составления акта о порче имущества включает разделы:
- время и место события;
- описание характера повреждений;
- данные виновного и потерпевшего;
- размер причиненного ущерба.
Дефектный акт
Образец составления дефектного акта используется для фиксации некачественно выполненных работ при строительстве, ремонте и т.п. Указываются:
- вид дефекта и способ его выявления;
- нормативы, которым дефект не соответствует;
- предложения по устранению.
Образец составления дефектного акта используется для фиксации некачественно выполненных работ при строительстве, ремонте и т.п. Указываются:
- вид дефекта и способ его выявления;
- нормативы, которым дефект не соответствует;
- предложения по устранению.
Акт внеплановой инвентаризации
Применяется при выявлении фактов хищения, порчи имущества и в других экстренных случаях. Указываются:
- причина проведения внеплановой инвентаризации;
- дата начала и окончания;
- состав инвентаризационной комиссии;
- выявленные расхождения с данными учета.
Акт о несчастном случае
Составляется при несчастных случаях на производстве и включает:
- обстоятельства несчастного случая;
- данные пострадавшего работника;
- характер и тяжесть повреждений;
- причины несчастного случая;
- меры по устранению причин несчастного случая.
Акт об оприходовании материальных ценностей
Оформляется при поступлении МЦ на склад или в кладовую. Указываются:
- наименование, количество, стоимость МЦ;
- реквизиты сопроводительных документов;
- соответствие фактического наличия данным документов;
- подписи материально-ответственных лиц.
Образец составления акта об оприходовании материальных ценностей
Оформляется при поступлении МЦ на склад или в кладовую. Указываются:
- наименование, количество, стоимость МЦ;
- реквизиты сопроводительных документов;
- соответствие фактического наличия данным документов;
- подписи материально-ответственных лиц.
Акт о списании материальных ценностей
Применяется при списании имущества предприятия по различным основаниям:
- физический износ;
- моральное устаревание;
- авария или стихийное бедствие;
- хищение и т.д.
В акте перечисляется списываемое имущество и указывается целесообразность списания.
Акт выполненных работ
Составляется по результатам выполнения работ по договору подряда. Включает:
- виды и объем выполненных работ;
- соответствие результатов техзаданию и стандартам;
- стоимость работ;
- гарантийные обязательства.
Акт ввода объекта в эксплуатацию
Оформляет факт ввода в строй законченного строительством объекта. Указываются технические характеристики объекта, соответствие проекту, разрешения на ввод.
Акт технического осмотра зданий и сооружений
Составляется по результатам периодических осмотров состояния строительных конструкций. Включает выявленные дефекты и неисправности, предписания по их устранению.
Образец составления акта об оприходовании материальных ценностей
Оформляется при поступлении МЦ на склад или в кладовую.
Полный перечень реквизитов
- наименование, количество, стоимость МЦ;
- реквизиты сопроводительных документов;
- соответствие фактического наличия данным документов;
- подписи материально-ответственных лиц.
Особенности заполнения
При оприходовании МЦ на склад обязательно:
- Проверить наличие всех сопроводительных документов
- Убедиться в соответствии поставленного товара заказу
Типичные ошибки
Часто встречаются такие ошибки при заполнении данного вида акта:
- Некорректное наименование и кодировка МЦ
- Несоответствие количества товара данным документов
Контроль и хранение
После составления акт:
- Проверяется главным бухгалтером
- Утверждается руководителем
- Хранится в бухгалтерии как первичный документ
Ответственность при заполнении акта
Составление акта - ответственная процедура, поскольку этот документ может иметь серьезные последствия.
- Материально-ответственные лица несут имущественную ответственность за достоверность данных.
- Неверное заполнение может привести к искажениям в учете и отчетности.
Поэтому к заполнению актов необходим строгий и внимательный подход.
Анализ возможных рисков
Существуют следующие риски при использовании актов в документообороте:
- Утрата акта, что затруднит доказательство фактов хозяйственной жизни.
- Искажение или фальсификация данных в корыстных целях.
- Недействительность акта вследствие нарушения порядка его составления.
Контроль достоверности актов
Для минимизации рисков необходимо:
- Разграничение полномочий и взаимный контроль.
- Сверка данных акта с первичными документами.
- Проверка компетентными специалистами.
Это позволит обеспечить достоверность информации в актах.
Нюансы составления актов разных форм
Несмотря на общие правила, существуют особенности при создании конкретных видов актов.
Акт осмотра
Важно максимально детально зафиксировать все обнаруженные повреждения, дефекты, их размеры и характер.
Акт приемки работ
Необходимо четко определить объем и стоимость выполненных работ, гарантийные обязательства подрядчика.
Акт о списании имущества
Требуется обосновать экономическую нецелесообразность дальнейшего использования списываемых объектов.
Практические рекомендации
Чтобы правильно заполнить акт, рекомендуется:
- Изучить требования к конкретному виду акта.
- Придерживаться установленной формы и реквизитов.
- Детально, полно и конкретно излагать информацию.
Автоматизация работы с актами
Для повышения оперативности и снижения трудозатрат целесообразно использовать специальные программы или онлайн-сервисы, позволяющие формировать, согласовывать и хранить акты в электронном виде.
Типичные ошибки при составлении актов
Несмотря на кажущуюся простоту, на практике при создании актов допускается немало ошибок, которые могут привести к их недействительности.
- Несоответствие формы акта виду операции.
- Отсутствие всех необходимых реквизитов и подписей.
- Некорректное наименование акта в заголовочной части.
- Неполное или неточное отражение данных.
- Исправления и помарки, не заверенные надлежащим образом.
Экспертиза и анализ актов
В спорных ситуациях акт может быть подвергнут независимой экспертизе специалистами. Эксперт анализирует:
- Соответствие реквизитов требованиям.
- Законность целей и процедуры составления.
- Достоверность отраженной информации.
Штрафы за нарушения в оформлении актов
Ненадлежащее составление актов влечет административное наказание:
- Предупреждение.
- Штраф от 5 до 10 тыс. рублей.
Акты в форме электронных документов
Все большее распространение получают акты в виде электронных документов. Они могут быть созданы в специализированных программах или онлайн-сервисах.
Преимущества электронных актов
- Высокая оперативность создания и обмена актами.
- Удобный поиск нужных документов.
- Автоматическое заполнение типовых форм.
Требования к электронным актам
Они должны быть подписаны ЭЦП и соответствовать законодательству об электронном документообороте, в частности:
- Иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумаге.
- Содержать информацию о подписании ЭЦП.
- Быть доступным для просмотра и печати.
Перспективы применения технологий искусственного интеллекта
В будущем возможно использование ИИ для автоматизированной проверки корректности заполнения актов согласно законодательству и внутренним регламентам организаций.
Использование технологий блокчейн для актов
Перспективным направлением является применение распределенных реестров на базе технологии блокчейн для работы с актами.
Преимущества блокчейн
- Повышенная защищенность данных.
- Невозможность несанкционированного изменения актов.
- Прозрачность истории всех операций с документом.
Особенности реализации
Для внедрения технологии блокчейн потребуется:
- Интегрировать систему управления актами с блокчейн-платформой.
- Обеспечить техническую готовность пользователей.
- Внести изменения во внутренние регламенты организации.
Защита информации в актах
Поскольку акты часто содержат конфиденциальные сведения, необходимо обеспечивать их защиту, в том числе при электронном документообороте и с применением новых технологий.
149-ФЗ— главный закон об информации в России. Он определяет ключевые термины, например, говорит, что информация — это любые данные, сведения и сообщения, представляемые в любой форме. Также там описано, что такое сайт, электронное сообщение и поисковая система. Именно на этот закон и эти определения нужно ссылаться при составлении документов по информационной безопасности.
В 149-ФЗ сказано, какая информация считается конфиденциальной, а какая — общедоступной, когда и как можно ограничивать доступ к информации, как происходит обмен данными. Также именно здесь прописаны основные требования к защите информации и ответственность за нарушения при работе с ней.