Приказ о закреплении топливных карт помогает компаниям контролировать расходы на ГСМ. Этот документ необходим для отслеживания трат каждого водителя и исключения перерасходов. Давайте разберемся, как правильно составить приказ о закреплении топливных карт в компании.
Зачем нужен приказ о закреплении топливных карт
Раньше водители часто использовали топливо, предназначенное для работы, в личных целях. Было сложно отследить реальный расход ГСМ и доказать, сколько водители проездили по работе, а сколько по своим делам.
Но сейчас, благодаря автоматизации и внедрению топливных карт, появилась возможность точно контролировать расход бензина на нужды компании.
Приказ о закреплении топливных карт необходим для регулирования оборота горюче-смазочных материалов в организации. Этот документ позволяет четко определить порядок выдачи и использования топливных карт сотрудниками.
Подписывая приказ, водитель берет на себя обязательства использовать выданную ему топливную карту исключительно по назначению - на заправку служебного транспорта в рабочих целях.
Какие бывают топливные карты
Существует два основных типа топливных карт:
- Основные карты. Их еще называют "топливным складом" компании. Это общие карты, с которых перечисляются деньги на персональные карты водителей.
- Персональные карты. Выдаются конкретным водителям для использования на заправке.
Для повышения качества контроля расхода ГСМ рекомендуется использовать эмбоссированные топливные карты. При эмбоссировании на карту наносятся персональные данные водителя, за которым она закреплена. Такая карта работает только у конкретного сотрудника.
Когда нужно оформлять топливные карты
Если ранее в компании не использовались топливные карты, то перед их внедрением необходимо:
- Руководителю подразделения (автоколонны, гаража и т.п.) составить на имя руководителя организации служебную записку с обоснованием необходимости выдачи топливных карт водителям.
- В служебной записке указать требуемое количество топливных карт и обоснование выдачи каждой карты конкретному водителю.
Если же водитель изначально принимается на работу как шофер, то приказ о закреплении топливных карт за ним можно оформлять сразу в момент приема на работу.
Как составить приказ о закреплении топливных карт
Унифицированной формы для приказа о закреплении топливных карт не существует. Как правило, этот документ составляется на фирменном бланке организации. Если бланка нет, то необходимо указать реквизиты компании:
| Наименование организации | ООО "Автопарк" |
| Адрес местонахождения | г. Москва, ул. Пушкина, д. 5 |
Далее в приказе указываются:
- ФИО, должности водителей и номера закрепляемых за ними топливных карт
- Правила пользования топливными картами
- Меры ответственности за нарушение правил
После подписания приказа, водители должны ознакомиться с ним под подпись. Это необходимо для фиксации факта получения карт и принятия на себя обязательств по их использованию.
Как оформить передачу топливной карты другому водителю
В компании могут возникать ситуации, когда требуется временно передать топливную карту, закрепленную за одним сотрудником, другому водителю. Например, в случае отпуска, больничного или увольнения.
Для передачи топливной карты оформляется отдельный приказ. В нем указывается:
- Кому передается топливная карта
- От какого сотрудника она передается
- На какой срок осуществляется передача
- Сколько денежных средств или литров топлива доступно на карте
После истечения срока, на который карта была передана, она возвращается по акту прежнему владельцу или иному ответственному лицу.
Пример приказа о закреплении топливных карт
Образец закрепления топливных карт может выглядеть так:
ПРИКАЗ No 145 от 12.05.2023 г.
О закреплении топливных карт за водителями
В целях контроля расхода горюче-смазочных материалов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Закрепить с 12.05.2023 г. следующие топливные карты за водителями:
- No 10023 - Иванов И.И.
- No 10024 - Петров П.П.
2. Водителям использовать топливные карты строго по назначению.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор: [Подпись] Иванов И.И.
Такой образец показывает, какие основные реквизиты должны присутствовать в приказе для корректного оформления процедуры закрепления топливных карт.
Какая ответственность за нарушения правил использования
За нарушение порядка использования топливных карт в компании могут быть применены следующие меры ответственности:
- Дисциплинарные взыскания (замечание, выговор) за нецелевое использование топливных карт;
- Лишение премии при наличии материального ущерба из-за перерасхода ГСМ;
- Увольнение за систематическое грубое нарушение трудовой дисциплины.
Кроме того, работник несет материальную ответственность как за утрату топливной карты, так и за ущерб, причиненный компании в результате ее неправомерного использования.