Служебные записки на поощрение сотрудников - важный мотивирующий инструмент в организациях. Они позволяют поощрять лучших работников и стимулировать остальных к более высоким результатам. Однако не все руководители умеют правильно составлять такие записки. В этой статье мы рассмотрим все аспекты данного вопроса.
Что такое служебная записка на поощрение сотрудника
Служебная записка на поощрение сотрудника - это документ, с помощью которого руководитель структурного подразделения обращается к вышестоящему руководителю с просьбой поощрить конкретного работника за определенные заслуги или достижения.
Основное назначение такой записки - обосновать целесообразность поощрения, указав конкретный вклад сотрудника в общий результат работы. На основании записки вышестоящий руководитель принимает решение о премировании, благодарности, повышении в должности и т.д.
Таким образом, служебная записка на поощрение играет важную роль в системе мотивации персонала, позволяя выделять и поощрять наиболее отличившихся сотрудников.
Записки на поощрение обычно составляются:
- При подведении итогов за месяц, квартал, год
- По случаю профессионального праздника в компании или в отрасли
- За выполнение особо важных и срочных работ
- За индивидуальные достижения сотрудника
Кто имеет право составлять служебные записки на поощрение
Как правило, записки на поощрение составляют:
- Руководители структурных подразделений в отношении своих непосредственных подчиненных
- HR-специалисты и руководители кадровых служб
- Представители профсоюзной организации компании
Не имеют права составлять служебные записки на поощрение:
- Сами сотрудники о себе
- Руководители о подчиненных других отделов
- Рядовые сотрудники о своих коллегах или руководителях
Таким образом, инициатива поощрения всегда должна исходить от вышестоящего руководителя или кадровой службы.
Основные требования к содержанию записки
Чтобы служебная записка на поощрение была обоснованной, она должна содержать:
- ФИО, должность и структурное подразделение сотрудника
- Конкретные заслуги, достижения, результаты, послужившие основанием для поощрения
- Предлагаемый вид поощрения (премия, благодарность, повышение в должности и т.д.) и его размер
- Обоснование целесообразности данного поощрения для сотрудника и организации в целом
Нельзя:
- Указывать общие фразы вроде "за добросовестный труд"
- Предлагать завышенные суммы премий
- Описывать заслуги сотрудника слишком кратко
Таким образом, в записке должно быть максимально конкретно показано, за что именно сотрудник заслуживает поощрения в предлагаемом виде и размере.
Процедура согласования и утверждения записки
После составления служебная записка на поощрение проходит согласование:
- С руководителем структурного подразделения (1-2 дня)
- С кадровой службой (1-3 дня)
- С финансовой службой (1-2 дня)
- С вышестоящим руководителем (1-5 дней)
На каждом этапе записка может быть возвращена на доработку или отклонена.
После утверждения руководителем издается приказ о поощрении, на основании которого происходит начисление премии, вручение грамоты и т.д.
Таким образом, весь процесс занимает от 1 до 2 недель в зависимости от компании.
Образец служебной записки на поощрение
Рассмотрим образец служебной записки на поощрение сотрудника премией:
Генеральному директору
ООО "Ромашка"Служебная записка
10.05.2022 г.
О поощрении сотрудника Иванова И.И.
Уважаемый Иван Петрович!
В период с 1 по 31 марта 2022 года менеджер по продажам Иванов Иван Иванович перевыполнил план продаж на 35%, что составило 2 500 000 рублей дополнительной прибыли.
Кроме того, Иванов привлек 3 новых клиентов и повысил лояльность уже имеющихся клиентов за счет высокого качества обслуживания.
За достигнутые успехи предлагаю выплатить Иванову И.И. премию в размере 50 000 рублей.
Считаю, что данное поощрение будет способствовать дальнейшему развитию Иванова как высококвалифицированного специалиста и принесет значительную выгоду компании.
С уважением, Начальник отдела продаж Петров П.П.
Как видно из примера, в записке конкретно указаны заслуги сотрудника и обоснован предлагаемый размер поощрения.
Как правильно оформить служебную записку
При оформлении служебной записки на поощрение стоит придерживаться следующих правил:
- Использовать бланк организации или чистый лист формата А4
- Текст печатать шрифтом Times New Roman, 12-14 размер
- Соблюдать поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм
- Указывать реквизиты: дату, регистрационный номер, заголовок, текст, подпись
- Размещать реквизиты согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016
- Подписывать записку руководителем структурного подразделения
Записку можно написать от руки разборчивым почерком, но лучше набрать текст на компьютере и распечатать.
Правильное оформление придает записке официальность и ускоряет ее рассмотрение.
Хранение и архивирование служебных записок
После подписания приказа о поощрении служебная записка передается:
- В отдел кадров - для приобщения к личному делу сотрудника
- В бухгалтерию - для начисления премии
Срок хранения записки - 5 лет, после чего она уничтожается в установленном порядке.
Записки могут храниться как в бумажном, так и электронном виде с электронной подписью.
Ответственность за сохранность несут руководители кадровой и финансовой служб.
Автоматизация процесса с помощью IT-систем
Процесс подготовки и согласования служебных записок можно автоматизировать с помощью систем электронного документооборота.
Их возможности:
- Шаблоны записок
- Маршруты согласования
- Контроль исполнения
- Уведомления участникам
- Хранение в электронном архиве
IT-системы позволяют сэкономить время на оформление документов и отслеживание их статуса.
Рекомендации по эффективному применению служебных записок
Чтобы использовать служебные записки на поощрение максимально эффективно, рекомендуется:
- Составлять записки своевременно, сразу после достижения сотрудником результата
- Описывать заслуги максимально конкретно, с фактами и деталями
- Предлагать адекватный вид и размер поощрения
- Согласовывать записку со всеми заинтересованными лицами
Руководителям стоит:
- Вводить KPI для стимулирования записок от подчиненных
- Своевременно рассматривать и утверждать записки
- Лично благодарить авторов записок на поощрение
Кадровикам следует:
- Разработать шаблон служебной записки
- Контролировать правильность оформления
- Обучать составлению записок новых руководителей
Типичные ошибки при составлении служебных записок
Чтобы избежать ошибок, стоит помнить:
- Нельзя указывать общие заслуги без конкретики
- Недопустимо завышать размер премии
- Не стоит предлагать повышение без реальных достижений
Также нередки ошибки:
- Нарушение сроков и процедуры согласования
- Некорректное оформление реквизитов
- Отсутствие обоснования целесообразности
Как мотивировать составление качественных записок
Для стимулирования записок можно:
- Ввести KPI по запискам для руководителей
- Поощрять авторов лучших записок
- Публично хвалить руководителей за записки
- Учитывать активность при продвижении по карьерной лестнице
Нематериальная мотивация тоже важна: личная благодарность, доска почета, статус лучшего HR-партнера и т.д.
"Служебная записка поощрение сотрудника образец"
Для упрощения работы рекомендуется разработать универсальный "образец служебной записки поощрение сотрудника".
Он должен включать все необходимые реквизиты и поля для заполнения конкретной информации о достижениях.
Грамотное использование такого шаблона облегчает составление записок и экономит рабочее время.
Роль записок в общей системе мотивации
Служебные записки на поощрение играют важную роль в мотивации персонала, потому что:
- Показывают связь результата сотрудника с поощрением
- Выделяют конкретные достижения
- Демонстрируют внимание руководства
- Являются основанием для материальных и нематериальных поощрений
Поэтому записки должны стать неотъемлемой частью общей системы стимулирования в организации.