Акт передачи документации: готовый к использованию образец

Акты приема-передачи документации - распространенный вид документов при взаимодействии между компаниями и физическими лицами. Правильное оформление таких актов помогает избежать разногласий в будущем.

Зачем нужны акты приема-передачи документов

Акты приема-передачи документов выполняют важную юридическую функцию. Они подтверждают факт передачи документации от одной стороны другой. Это позволяет:

• Зафиксировать состав и содержание переданных документов
• Распределить ответственность между сторонами
• Иметь доказательства при возникновении споров

Акты применяются:

1. При заключении и исполнении договоров между контрагентами
2. При смене должностных лиц внутри организации
3. При реорганизации или ликвидации фирм

Основное преимущество актов в том, что они снимают ответственность с лица, передающего документацию. Если в будущем обнаружатся какие-либо недостатки или утрата документов, претензии можно предъявить к стороне, которая приняла их по акту.

Требования к оформлению актов приема-передачи

Унифицированной формы для актов приема-передачи документов не предусмотрено. Но эти документы должны содержать определенные обязательные реквизиты:

• Наименование документа
• Дата и место составления
• Сведения о сторонах
• Перечень и описание передаваемых документов
• Подписи сторон

Кроме того, желательно указать:

• Основание для передачи документов
• Количество экземпляров акта и передаваемых документов

Если участниками выступают физические лица, то в акт можно внести их паспортные данные. Для организаций указывают реквизиты: ИНН, ОГРН и т.п.

Акт может быть составлен от руки или напечатан на компьютере. Оформляется он в 2+ экземплярах по числу участников.

Пошаговая инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

1. Указываем наименование документа в начале - "Акт приема-передачи документов".

2. Пишем дату и место составления акта. Например:

   г. Москва, 12 марта 2023 г.

3. Вносим реквизиты сторон сделки: наименование организаций и ФИО ответственных лиц.

4. Подробно перечисляем передаваемые документы с указанием их вида, реквизитов, количества экземпляров и листов. Оформляем в табличном виде.

   Договор поставки No 145 от 01.02.2023	Оригинал	2 экз.
   Счет на оплату No 73 от 05.02.2023	Копия	1 экз.

5. Указываем количество экземпляров составленного акта (не менее 2) и место хранения каждого из них.

6. Ставим подписи сторон сделки на каждом листе акта с расшифровкой должностей и ФИО.

При соблюдении этих основных правил составленный акт будет иметь юридическую силу.

Акт передачи документации (образец)

Типичные ошибки в актах приема-передачи документов

Часто в актах приема-передачи допускают следующие ошибки:

1. Неправильно составляют перечень документов:

   Указывают слишком общее наименование Не хватает реквизитов и описания документов Вносят в перечень лишние документы, которые фактически не передавались

2. Не заполняют все обязательные реквизиты, например отсутствуют:

   Подписи сторон Дата и место составления Сведения об одной из сторон сделки

3. Допускают ошибки при заполнении таблиц и других структурных элементов:

   Неверно указывают количество экземпляров и листов документов Меняют последовательность граф в таблицах

Такие упущения могут поставить под сомнение юридическую силу актов или сделать их недействительными.

Отдельного внимания заслуживает правильность данных сторон сделки - их наименований, реквизитов и паспортных данных в случае физлиц.

Примеры актов приема-передачи документации

Рассмотрим несколько наиболее распространенных вариантов актов.

Акт приема-передачи между юридическими лицами

Вот пример для договора между двумя организациями:

В этом акте для юрлиц указаны все необходимые реквизиты сторон, перечень передаваемых документов и подписи сторон сделки.

Акт между физическим и юридическим лицом

При участии физических лиц указывают их паспортные данные, как показано далее:

Далее, как обычно, идет описание документов и подписи обеих сторон.

Такая форма позволяет зафиксировать участие в сделке как организаций, так и граждан.

Акт передачи проектной документации (образец)

Акт передачи бухгалтерии при смене главбуха

Акты применимы и при замене сотрудников внутри одной компании:

Используя такую форму, можно зафиксировать прием-передачу документации внутри организаций и при других кадровых перестановках.