Табельный номер сотрудника вызывает много вопросов у работодателей. Как его правильно присвоить? Зачем он нужен? Ответы на эти и другие вопросы - в нашей подробной статье.
Что такое табельный номер и зачем он нужен
Табельный номер представляет собой уникальный цифровой код, который присваивается каждому сотруднику организации. Он используется для удобства ведения кадрового учета и расчета заработной платы.
Впервые табельные номера стали применяться еще в советские времена на крупных промышленных предприятиях. Эта практика сохранилась и сейчас.
Основные цели использования табельных номеров:
- Учет рабочего времени сотрудников
- Расчет заработной платы в зависимости от отработанного времени
- Ведение кадрового делопроизводства и учет личных дел
Применение табельных номеров упрощает работу бухгалтерии предприятия, позволяет избежать ошибок при начислении зарплаты и вести точный учет рабочего времени персонала.
Нормативно-правовое регулирование табельных номеров
Ранее применение табельных номеров регулировалось Письмом Госкомтруда СССР от 1973 года. Однако с 2021 года это письмо было отменено.
Теперь использование табельных номеров не является обязательным и полностью регулируется самой организацией.
В законодательстве отсутствуют жесткие требования к структуре и порядку присвоения табельных номеров. Компания может самостоятельно разработать систему табельных номеров и закрепить ее в локальных нормативных актах.
Порядок присвоения табельного номера сотруднику
Как правило, табельный номер сотрудника присваивается в день приема на работу. Он указывается в приказе о приеме на работу и далее отражается во всех кадровых документах. Для учета табельных номеров ведется специальный журнал, в котором фиксируются:
- ФИО сотрудника
- Должность
- Дата приема на работу
- Табельный номер
Система нумерации табельных номеров может быть разной. Рекомендуемая длина - не более 6 цифр. Часто первые цифры соответствуют отделу или подразделению. Если сотрудник работает по совместительству, ему может быть присвоено несколько табельных номеров - по каждой должности.
При повторном трудоустройстве рекомендуется сохранять за сотрудником его первоначальный табельный номер в течение 1-2 лет после увольнения. Таким образом, каждая организация вправе самостоятельно определять порядок присвоения и использования табельных номеров сотрудников.
Использование табельных номеров для учета рабочего времени
Одна из основных задач табельных номеров - это учет отработанного сотрудниками рабочего времени. Как правило, на предприятиях ведется журнал учета рабочего времени, в котором фиксируются:
- Время прихода и ухода сотрудников по табельным номерам
- Перерывы на обед
- Служебные отлучки
- Командировки
На основании этих данных рассчитывается отработанное каждым сотрудником время и выявляются переработки или недоработки. Табельный номер позволяет оперативно начислить компенсации за переработки.
Применение табельных номеров в кадровом делопроизводстве
Табельный номер сотрудника отражается в его личной карточке формы Т-2, которая заводится при приеме на работу. Также табельный номер проставляется в трудовой книжке. Кроме того, табельный номер указывается в различных кадровых документах:
- Приказы о приеме, переводах, увольнении
- Командировочные удостоверения
- Графики отпусков
- Документы по охране труда
Это облегчает работу кадровых служб и повышает эффективность документооборота на предприятии.
Роль табельных номеров в расчете заработной платы
Одно из основных применений табельных номеров - это расчет заработной платы. Табельный номер обязательно указывается в расчетно-платежной ведомости формы Т-51, по которой производится начисление зарплаты. Благодаря табельным номерам, бухгалтерия может:
- Начислить основную зарплату в зависимости от отработанного времени
- Рассчитать больничные, отпускные и т.д.
- Начислить премии и надбавки конкретным сотрудникам
Кроме того, табельные номера используются при заполнении налоговых карточек по НДФЛ и отчетности в государственные органы.
Автоматизация работы с табельными номерами
Для автоматизации учета табельных номеров используются различные программы, такие как 1С, СБИС, "Облачный бухгалтер" и др. Они позволяют вести электронные табели учета рабочего времени и автоматически рассчитывать зарплату.
Применение специальных программ существенно ускоряет работу с табельными номерами и снижает вероятность ошибок.
Требования к оформлению табельных номеров
Хотя структура табельного номера законодательно не регламентирована, существует ряд требований к его оформлению:
- Табельный номер должен состоять только из цифр
- Рекомендуемая длина - не более 6 знаков
- Не допускается использование пробелов, тире, скобок и других разделительных знаков
- Шрифт и размер табельного номера должны соответствовать остальному тексту документа
При соблюдении этих правил табельный номер будет максимально информативным и не вызовет сложностей при автоматизированной обработке данных.
Типичные ошибки при работе с табельными номерами
Чтобы избежать ошибок при использовании табельных номеров, рекомендуется:
- Не допускать дублирования табельных номеров
- Не присваивать номера уволенных сотрудников в течение 1-2 лет
- Точно фиксировать рабочее время в табеле учета
- Проверять правильность расчета зарплаты по табельным номерам
Такие ошибки могут привести к серьезным нарушениям в кадровом учете и начислении заработной платы.
Контроль использования табельных номеров
Для надлежащего контроля рекомендуется:
- Закрепить ответственность за табельные номера за конкретным сотрудником
- Регулярно сверять журнал табельных номеров с кадровыми документами
- Анализировать корректность расчета зарплаты по табельным номерам
Такой контроль позволит своевременно исправлять ошибки и недочеты в работе с табельными номерами сотрудников.
Рекомендации по применению табельных номеров
Для эффективного использования табельных номеров рекомендуется:
- Разработать положение по работе с табельными номерами
- Выбрать оптимальную систему нумерации
- Автоматизировать процессы учета рабочего времени и расчета зарплаты
- Организовать контроль и устранение ошибок
Грамотное применение табельных номеров повысит эффективность кадрового учета и расчета заработной платы.
Особенности табельных номеров для разных категорий работников
Присвоение табельных номеров имеет некоторые особенности для отдельных категорий работников:
- Руководителям организаций обычно присваиваются табельные номера вне общей числовой последовательности
- Совместителям присваивается отдельный табельный номер для каждой должности
- Временным и сезонным работникам табельные номера могут присваиваться по специальным правилам
- Для работающих по гражданско-правовым договорам табельные номера необязательны
Такой дифференцированный подход обеспечивает корректный учет всех категорий работников предприятия.
Изменение табельных номеров
В отдельных случаях может возникнуть необходимость внесения изменений в присвоенные табельные номера:
- При реорганизации предприятия
- При смене программного обеспечения для учета
- Для устранения ошибок в нумерации
При этом следует вносить соответствующие изменения во все учетные документы, где указан табельный номер, чтобы исключить путаницу.
Хранение данных о табельных номерах
Документы с указанием табельных номеров сотрудников относятся к кадровому делопроизводству, поэтому:
- Хранятся в течение 75 лет
- Подлежат защите персональных данных
- Могут передаваться в архив после увольнения сотрудников
Соблюдение правил хранения обеспечивает доступ к этим данным в случае необходимости.
Автоматизация учета табельных номеров
Для автоматизации процессов с табельными номерами можно использовать:
- Модули для 1С: Зарплата и управление персоналом
- Специальные программы для учета рабочего времени
- Интеграцию со средствами контроля доступа на предприятии
Это позволяет минимизировать ручной труд и связанные с ним ошибки при работе с табельными номерами.