Должностные инструкции - важный внутренний документ любой организации. Они позволяют четко регламентировать обязанности сотрудников, избегать конфликтов и повышать эффективность работы. В этой статье мы подробно разберем типовые должностные инструкции - что это такое, зачем они нужны, где взять готовые образцы и как правильно их разрабатывать.
1. Что такое типовые должностные инструкции и зачем они нужны
Типовая должностная инструкция - это готовый образец документа, разработанный для определенной должности или группы однотипных должностей. Такие инструкции рекомендуют к применению в организациях одной отрасли или сферы деятельности.
Основное отличие типовой ДИ от индивидуальной в том, что первая содержит унифицированный перечень обязанностей, прав и ответственности работников. Индивидуальная же ДИ разрабатывается конкретно под особенности и потребности организации.
Использование типовых должностных инструкций дает ряд преимуществ:
- экономия времени и ресурсов на разработку;
- возможность оперативно актуализировать при изменении законодательства;
- удобство сравнения аналогичных должностей в разных компаниях;
- повышение квалификации работников;
Основные случаи целесообразности внедрения типовых ДИ:
- отсутствие в штате квалифицированных разработчиков;
- наличие однотипных массовых должностей (водители, грузчики, уборщицы и т.п.);
- высокая текучесть кадров.
2. Требования к содержанию и оформлению типовых должностных инструкций
Любая типовая ДИ обязательно должна содержать следующие реквизиты:
- утверждающую подпись руководителя;
- наименование организации-разработчика;
- наименование должности;
- дату утверждения/введения в действие.
Рекомендуемый набор разделов типовой ДИ:
- Общие положения;
- Функциональные обязанности;
- Права;
- Ответственность.
К основным требованиям к тексту типовых ДИ относят:
- четкость, однозначность формулировок;
- отсутствие дублирования с ТК РФ;
- ссылки на все упоминаемые локальные акты.
Рассмотрим подробнее рекомендации по составлению отдельных разделов.
Общие положения
Здесь указывают цели и назначение должности в общей структуре организации, требования к квалификации работника, особые условия допуска к работе.
Функциональные обязанности
Этот раздел содержит максимально полный перечень трудовых функций работника. Группируют их по основным направлениям деятельности или по исполнителям.
Например, для должности "Менеджер по продажам" один из пунктов обязанностей может выглядеть так:
Осуществлять поиск и привлечение новых клиентов с использованием всех доступных источников (не менее 10 контактов в день).
Права
Здесь перечисляют полномочия работника для выполнения возложенных на него обязанностей.
Например, права менеджера по продажам могут включать:
- доступ к CRM-системе и базе клиентов организации;
- самостоятельное принятие решения о предоставлении скидки клиентам в размере не более 15% от стоимости товара/услуги;
- участие в переговорах от лица компании.
Ответственность
В данном разделе оговариваются меры ответственности работника за невыполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.
Требования к квалификации
В типовой должностной инструкции обязательно прописывают требования к образованию, опыту работы, знаниям и умениям, необходимым работнику для выполнения должностных обязанностей.
Например, для вакансии "Менеджер по продажам" могут быть установлены следующие требования:
- Высшее образование в сфере менеджмента, маркетинга или экономики.
- Опыт продаж от 1 года.
- Знание продуктовой линейки компании.
- Навыки ведения переговоров и публичных выступлений.
- Уверенный пользователь ПК и офисных программ.
Порядок утверждения и введения в действие
Типовая ДИ утверждается руководителем разработавшей ее организации. Может дополнительно визироваться руководителями заинтересованных подразделений.
До начала использования в конкретной компании типовую ДИ необходимо:
- Скорректировать реквизиты организации.
- Актуализировать текст под особенности компании.
- Утвердить в качестве локального нормативного акта.
- Ознакомить с ней всех работников.
Адаптация типовой ДИ под нужды конкретной организации
Для грамотной адаптации типовой должностной инструкции необходимо:
- Проанализировать оргструктуру и бизнес-процессы компании.
- Определить полное соответствие должностных обязанностей потребностям организации.
- Внести изменения и дополнения при необходимости.
- Согласовать с руководителями подразделений и юристами.
- Утвердить у руководителя.
- Ознакомить работников с новой редакцией под роспись.
Основные моменты, которые рекомендуется скорректировать:
- наименование должности и структурного подразделения;
- перечень должностных обязанностей;
- требования к квалификации работников.