Многие работодатели и бухгалтеры задаются вопросом: входит ли премия по итогам года в расчет отпускных и как ее правильно учитывать? Этот вопрос не так прост, как может показаться на первый взгляд. Ведь особенности начисления и учета премий могут влиять на размер отпускных. Неверный расчет чреват санкциями контролирующих органов. В нашей статье мы разберем все тонкости и нюансы, дадим четкий и понятный алгоритм действий. Расскажем, как избежать ошибок и грамотно отразить премию в бухучете и расчете отпускных. Приведем примеры, ссылки на нормативные акты. В конце проверим ваши знания тестом и дадим рекомендации по учету премий.
Основные правила учета премий
Чтобы правильно учитывать премии при расчете отпускных, нужно знать несколько основных правил:
- Премия должна быть предусмотрена системой оплаты труда организации.
- Премия должна быть начислена в расчетном периоде (за исключением годовой премии).
- Премия учитывается только один раз по каждому основанию.
- Если премиальный период не полностью попадает в расчетный, премия учитывается пропорционально.
Рассмотрим подробнее каждое из этих правил.
Премия должна быть предусмотрена системой оплаты труда
Чтобы учесть премию в расчете отпускных, она должна быть изначально предусмотрена во внутренних документах организации, регулирующих оплату труда. Это может быть:
- Трудовой договор
- Коллективный договор
- Положение об оплате труда
- Положение о премировании
Если премия не прописана ни в одном из этих документов, учесть ее в расчете отпускных будет нельзя. Это следует из пункта 2 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
Премия должна быть начислена в расчетном периоде
Второе важное условие - премия должна приходиться на расчетный период. Это 12 календарных месяцев, непосредственно предшествующих периоду, в котором предоставляется отпуск.
Например, если отпуск приходится на август 2023 года, то расчетным будет период с августа 2022 года по июль 2023 года. И в этот период должна быть начислена премия, чтобы ее можно было учесть.
Исключение составляет только годовая премия - для нее период начисления значения не имеет, ее учитывают в любом случае.
Премия учитывается только один раз по каждому основанию
Следующее важное правило касается однократности учета. Оно означает, что премию можно учесть в расчете отпускных только один раз по каждому основанию ее начисления.
Например, если в течение года работнику было начислено 12 ежемесячных премий за выполнение плана, то учитывать нужно только одну такую премию. Остальные 11 не учитываются, поскольку основание одно и то же.
Это правило прописано в пункте 15 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
Премия учитывается пропорционально отработанному времени
Если премиальный период не полностью попадает в расчетный, премию учитывают пропорционально фактически отработанному работником времени. Рассчитывают по формуле:
Премия к учету = Премия к начислению x Отработано дней / Общее количество дней
Например, квартальная премия за 1 квартал 2023 года составила 30 000 руб. В расчетном периоде работник отработал 80 дней из 90. Тогда:
Премия к учету = 30 000 x 80 / 90 = 26 667 руб.
Это правило установлено в письме Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 N 2337-17.
Виды премий, учитываемых при расчете отпускных
Какие же конкретно премии можно учитывать в расчете отпускных? Рассмотрим наиболее распространенные виды.
Ежемесячные премии
Стандартные ежемесячные премии учитываются по общим правилам: должны быть предусмотрены системой оплаты труда, начислены в расчетном периоде, учтены однократно. Если период начисления выходит за рамки расчетного, применяется пропорциональный расчет.
Квартальные премии
Квартальные премии учитываются точно так же, как и ежемесячные. Разница лишь в том, что за расчетный период их может быть не более 4.
Годовые премии
Годовая премия учитывается в полном объеме независимо от периода начисления. Главное, чтобы она была предусмотрена системой оплаты труда и начислена на момент расчета отпускных.
Разовые и единовременные премии
Такие премии тоже могут учитываться, если соответствуют общим требованиям. Особенности лишь в том, что у них, как правило, нет определенного периода начисления.
Премии к юбилеям и праздникам
Здесь все зависит от того, включены ли такие премии в систему оплаты труда. Если да, то учитываются. Если нет – то не учитываются.
Пример учета премии в расчете отпускных
Рассмотрим конкретный пример, как учитывается премия при расчете отпускных.
Работнику в мае 2023 года была начислена ежеквартальная премия за 1 квартал в размере 45 000 руб. Расчетный период для отпуска в августе 2023 года – с августа 2022 года по июль 2023 года. В этот период работник отработал 240 дней из 252.
Квартальная премия предусмотрена в Положении об оплате труда. Значит, ее можно учитывать. Рассчитаем премию к учету:
Премия к учету = 45 000 x 240 / 252 = 42 857 руб.
Именно эту сумму и нужно будет учесть при расчете среднего заработка для оплаты отпуска.
Ошибки при учете премий в расчете отпускных
Чтобы избежать ошибок при учете премий в расчете отпускных, нужно помнить следующее:
- Нельзя учитывать премии, не предусмотренные системой оплаты труда.
- Нельзя учитывать премии за период, не попадающий в расчетный.
- Нельзя учитывать несколько одинаковых премий (дублирование).
- Нельзя учитывать премию в полном объеме, если она выходит за рамки расчетного периода.
Контролируйте эти моменты при расчете, и вы избежите проблем с проверяющими органами и работниками.
Главные критерии
Итак, мы разобрали основные моменты по учету премий при расчете отпускных:
- Премия должна быть предусмотрена системой оплаты труда.
- Премия должна приходиться на расчетный период.
- Премия учитывается только один раз по каждому основанию.
- При неполном периоде премия рассчитывается пропорционально.
При соблюдении этих условий можно учесть ежемесячные, квартальные, годовые и разовые премии. Главное - контролировать правильность расчетов, чтобы избежать ошибок.
Размер премии, учитываемый при расчете отпускных
Возникает резонный вопрос - а какой именно размер премии можно учитывать при расчете отпускных? Давайте разберемся.
Во-первых, учитывается только та часть премии, которая приходится на расчетный период. Если период начисления премии выходит за рамки расчетного, применяется пропорциональный расчет.
Во-вторых, учитывается только одна премия по каждому основанию за расчетный период. Например, из 12 ежемесячных премий берется только одна.
В-третьих, учитывается только та часть премии, на которую начислялись страховые взносы в ФСС. Необлагаемая часть не учитывается.
Нюансы учета премий выданных к юбилею
Особого внимания заслуживает вопрос, входит ли в расчет отпускных премия выданная к юбилею сотрудника. Здесь есть несколько нюансов.
Во-первых, такая премия должна быть прописана в документах по оплате труда. Иначе ее учесть будет нельзя.
Во-вторых, она должна быть начислена в расчетном периоде. Если юбилей был за пределами этого периода - премию не учитывают.
В-третьих, премия к юбилею обычно носит разовый характер. Поэтому ее можно учесть только один раз.
Порядок учета премий в бухгалтерском и налоговом учете
Помимо расчета отпускных, премии также одновременно учитываются в бухгалтерском и налоговом учете организации.
В бухучете премии отражаются по дебету счетов учета расходов и кредиту счетов учета обязательств (70, 69, 76 и др.).
В налоговом учете премии включаются в расходы, если отвечают требованиям главы 25 НК РФ. Например, связаны с производством и реализацией.
Особенности учета премий в различных организациях
В зависимости от вида деятельности и организационно-правовой формы предприятия могут быть особенности учета премий.
Например, в бюджетных организациях премии выплачиваются в рамках утвержденного фонда оплаты труда. В коммерческих компаниях больше свободы.
В организациях малого бизнеса чаще применяют упрощенную систему налогообложения, где премии учитываются по другим правилам.
Поэтому при учете премий нужно обращать внимание на особенности конкретной организации.
