Возврат по кассе: правила оформления. Акт возврата денежных сумм

Возврат товаров - распространенная ситуация в розничной торговле. Как грамотно оформить такие операции по кассе и не нарушить 54-ФЗ? Разберем подробно.

Причины возврата покупок по кассе

Существует несколько основных причин, по которым покупатели возвращают купленные товары:

Некачественный товар. Например, брак, повреждения, испорченный продукт.
Неподошедший по размеру, фасону, цвету товар. Неправильно выбранный вариант.
Покупатель передумал. Изменились обстоятельства или предпочтения.
Ошибка кассира при оформлении покупки. Неверно указана цена, количество и т.п.

Виды чеков для возврата покупок

Для оформления возврата товара используются следующие виды кассовых чеков:

Чек возврат прихода - оформляется для полного или частичного возврата стоимости товара. При его печати в поле "признак расчета" ставится отметка "возврат прихода". Этот чек возвращает денежные средства покупателю.
Чек коррекции - используется для исправления ошибок кассира, допущенных при продаже товара. Позволяет аннулировать неправильный чек и затем напечатать новый, корректный.

Важно! Чек коррекции можно сформировать только до закрытия кассовой смены. После этого исправить ошибку можно только с помощью специальных отчетов для налоговой.

Порядок возврата для покупателя

Чтобы вернуть товар и получить обратно деньги, покупателю необходимо соблюсти определенную процедуру:

Предъявить продавцу чек, подтверждающий факт покупки возвращаемого товара.
Предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт).
Написать заявление о возврате товара установленного образца.
Получить у кассира наличные деньги или дождаться возврата средств на банковскую карту.

Как сделать возврат по кассе? Написание заявления на возврат является обязательным.

Реквизиты заявления	Пример
ФИО и паспортные данные покупателя	Иванов Иван Иванович, паспорт 1234 567890
Причина возврата	Товар ненадлежащего качества
Стоимость покупки	1200 рублей
Дата покупки и обращения о возврате	12.12.2022 и 15.12.2022
Подпись покупателя	Подпись

После оформления всех документов покупатель либо получает наличные деньги из кассы, либо ожидает возврата средств на карту в течение 5-10 рабочих дней.

Действия кассира при возврате покупок

При возврате товара покупателем кассир обязан выполнить следующие действия:

Проверить документы и обоснованность возврата.
Оформить накладную или акт акт возврата денежных сумм.
Напечатать чек возврата (возврат прихода или коррекции).
Вернуть денежные средства способом, указанным покупателем.
Передать данные о возврате в налоговую по онлайн-кассе.

Проверка обоснованности возврата важна, чтобы исключить недобросовестные действия покупателей. Например, использование поддельных чеков.

Кассир обязан проследить, чтобы данные возвратного чека были переданы оператору фискальных данных и попали в отчетность онлайн-кассы перед налоговой службой.

Особенности возврата при безналичной оплате

Если изначально покупка была оплачена банковской картой, то и возврат денег осуществляется на карту покупателя в безналичной форме:

Срок возврата зависит от условий банка и может занимать от 3 до 14 рабочих дней.
Для возврата требуются полные реквизиты карты или счета покупателя. Их необходимо указать в заявлении на возврат.
Если реквизиты неизвестны, средства можно вернуть другим способом, например выдать наличными если это не противоречит политике банка-эквайера.

Такой порядок возврата регулируется положениями Банка России и направлен на борьбу с мошенничеством.

Возврат части стоимости товара

Иногда покупатель хочет вернуть не весь купленный товар, а только его часть. Например, из партии продуктов испортился один товар.

В таком случае процедура возврата аналогична полному возврату за некоторыми исключениями:

В заявлении указывается наименование и количество возвращаемого товара.
В документах фиксируется не полная стоимость покупки, а только часть суммы.
В чеке возврата прихода пробивается возвращаемый товар и его цена.

Такой возврат тоже нужно зафиксировать в форме км 3 и отразить в отчетности для налоговой.

Действия при отсутствии чека о покупке

Что делать кассиру, если покупатель при возврате не может предоставить чек, подтверждающий покупку? В такой ситуации применяется следующий алгоритм:

Кассир запрашивает данные о покупке в налоговой по средствам онлайн-кассы. Информация о всех фискальных чеках там сохраняется.
Покупатель в заявлении указывает, что чек о покупке утерян.
Далее возврат проводится в обычном порядке на основании данных из фискального накопителя.

Если восстановить информацию о покупке не удалось, кассир вправе отказать в возврате.

Нехватка денег в кассе для возврата

Согласно законодательству магазин должен вернуть деньги покупателю в течение 10 дней с момента обращения. Но что делать кассиру, если в кассе не хватает наличных для возврата?

В такой ситуации продавец обязан:

Принять от покупателя заявление и другие документы о возврате.
В течение 10 дней оплатить возврат из других источников:

При необходимости менеджер имеет право внести недостающую сумму в кассу из собственных средств, оформив соответствующие финансовые документы.

Отчетность по операциям возврата

Любые возвраты покупок должны найти отражение в отчетных документах магазина:

В ЗНО (закрытие налоговой отчетности) онлайн-кассы.
В книге кассира-операциониста.
В журнале возвратов товаров.

Это позволяет контролировать возвратные операции со стороны налоговых и финансовых служб.

Ответственность за нарушение правил возврата

За нарушение установленного порядка оформления возврата товаров магазин может быть привлечен к административной ответственности:

Штраф для юридических лиц до 10 000 рублей.
Штраф для ИП до 5000 рублей.

Также возможна уголовная ответственность за мошенничество при возврате:

Умышленный обман покупателей.
Подделка документов о возврате.
Злоупотребление положением кассира.

Меры по снижению возвратов

Чтобы снизить количество возвратов, магазин может:

Проводить строгий контроль качества товаров.
Максимально подробно консультировать покупателей.
Предлагать примерку одежды, обуви.

Это позволит уменьшить возвраты из-за неправильно выбранного размера или модели.

Автоматизация возвратов

Процесс возврата товаров можно максимально автоматизировать с помощью современных кассовых решений:

Электронный документооборот.
Формирование возвратных накладных.
Интеграция данных с 1С и другим ПО.

Это позволяет избежать рутинных ручных операций, ускорить выполнение норм 54-ФЗ.

Онлайн-возвраты

При продаже товаров через интернет-магазин, процедура возврата имеет свои особенности:

Покупатель оформляет возврат через личный кабинет.
Деньги автоматически возвращаются на карту.
Товар отправляется в магазин транспортной компанией.

Бухгалтерский учет возвратов

Возвраты товаров подлежат обязательному отражению в бухгалтерском и налоговом учете организации:

На основании первичных документов вносятся записи в журналы.
Делаются проводки по отражению возвратной выручки.
Суммы возвратов учитываются при расчете налогов.

Необходимые документы

Для бухучета операций возврата необходимы:

Заявление покупателя.
Чек о возврате с кассы.
Товарная накладная или акт о возврате.

Корректировка выручки

Возвратные суммы вычитаются из суммы реализации отчетного периода. Это позволяет корректно рассчитать финансовый результат торговой деятельности.

Налоговый учет возвратов

Все возвраты от покупателей обязательно отражаются в налоговом учете и отчетности организации:

Сумма НДС и налога на прибыль корректируется.
Делаются записи в книге продаж.
Отражение в декларациях в налоговую.

Возвраты уменьшают сумму реализации отчетного периода. Это влияет на расчет налогооблагаемой базы для уплаты налогов.

Особенности возврата в разных системах налогообложения

Порядок возврата товаров имеет определенные особенности в зависимости от применяемой организацией или ИП системы налогообложения.

Возврат товаров на УСН

На упрощенной системе налогообложения возвраты уменьшают налоговую базу - сумму доходов, с которых уплачиваются налоги. Это необходимо отразить в налоговой декларации.

Возврат товаров на ЕНВД

При применении ЕНВД суммы возвратов вычитаются из величины вмененного дохода за налоговый период. Это позволяет скорректировать сумму налога к уплате.

Возврат товаров на ОСНО

На общей системе налогообложения возвраты уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Сумма возврата без НДС вычитается из доходов отчетного периода.