Научно-технический прогресс современности находит свое отражение во всех сферах услуг не случайно. На благо общества работает каждый его представитель посредством выполнения конкретной трудовой деятельности в различных структурах. Заводы, фирмы, предприятия, учреждения, всевозможные организации используют определенные услуги трудового штата, который обязуется выполнять предложенные к действию задачи за соответствующее жалование. Но дело в том, что ни одна трудовая деятельность, ни один трудовой коллектив и ни одна официальная трудовая взаимосвязь не осуществляется без набора регламентирующих подобные отношения разделов должностных инструкций. Чем же обусловлена необходимость данного инструмента правоотношений и управления сотрудниками? И в чем заключается суть основных разделов должностной инструкции работника компании?
Должностная инструкция: сущность и понятие
Наверное, если бы на одном предприятии поголовно все штатные единицы выполняли перечень одинаковых функциональных обязанностей, вряд ли бы оно долго просуществовало на рынке труда как полноценный субъект хозяйствования.
Должности и посты, занимаемые сотрудниками на различных уровнях иерархии кадрового штата, потому и отличаются друг от друга, что наделены различной степенью ответственности, прав и функций. Именно для этого и разрабатываются разделы должностных инструкций специалистов разных уровней и квалификации. Именно в этом и заключается их сущность в разрезе документальной организационно-правовой базы трудовой деятельности работников различного рода учреждений. Но что она собой представляет и из каких разделов состоит должностная инструкция?
Должностной инструкцией называют официальный документ предприятия, который регламентирует правоотношения и разграничение трудовых обязанностей сотрудников с установлением их профессиональных прав, сферы деятельности, функций и взаимосвязей с другими отделами конкретного предприятия. Иными словами, данный документ дает работнику возможность быть введенным в курс дела касательно задач, которые он обязуется взять к исполнению, и его собственных возможностей, и организационных свобод, которые согласованы с его непосредственным руководством.
В чем заключается необходимость разработки должностной инструкции
Почему в современном обществе так важно разграничивать и документально определять функциональную нагрузку каждого сотрудника и разрабатывать для каждой новой должности конкретную должностную инструкцию? Основные разделы каждого такого документа дают возможность официально закрепить степень ответственности, перечень возложенных на сотрудника задач и его собственные права и свободы в ходе выполнения его трудовой деятельности. Какие главные цели достигаются работодателем, который разрабатывает для своих подчиненных подобного рода инструкции? Среди них:
- Рациональное распределение функциональных обязанностей – инструкция определяет характер деятельности сотрудника в разрезе требований к его труду.
- Определение пороговых границ во временном промежутке, отданном на выполнение распоряжений.
- Повышение уровня надежности назначенных к выполнению заданий.
- Улучшение социально-психологической атмосферы в коллективе и ликвидация угроз конфликтности.
- Четкое разграничение функциональных связей сотрудника и его взаимоотношений с другими работниками.
- Конкретика в правовых свободах человека, как штатной единицы определенного предприятия.
- Повышение личной и коллективной ответственности.
- Побуждение и стимуляция сотрудника к эффективному труду посредством материальных вознаграждений.
- Организация равномерного распределения объема труда на всех работников.
Структура должностной инструкции
Знакомство сотрудника с его главным организационно-правовым документом в его новом месте трудоустройства происходит в первый день, когда работник приступает к своим обязанностям. Законодательством предусмотрено, что разделы должностной инструкции РФ на сегодняшний день должны быть в обязательном порядке закреплены за каждой должностью, утверждены директором предприятия и предоставлены к ознакомлению с ними конкретного сотрудника, претендующего на эту должность. Каждая инструкция сопровождается оттиском печати конкретного учреждения. Визуально данный документ представляет собой один или несколько печатных листов стандартного формата «А4» с шапкой в виде названия документа, угловой визой утвердителя, а именно – директора, в правой верхней его части, перечня основных разделов должностной инструкции и согласия ознакомленного с ее содержанием сотрудника в нижнем левом углу с датой подписания.
Сама структура данного организационно правового-документа представлена несколькими смысловыми подпунктами. Это разделы должностной инструкции. Некоторые из них являются обязательными, некоторые могут внедряться руководителем предприятия дополнительно в его корпоративных целях. В основном, стандартная должностная инструкция состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- связи по должности.
Раздел об общих положениях
Начинается документ о регламентации трудовой деятельности сотрудника на конкретном предприятии с его названия и указания должности штатного работника в родительном падеже. Затем идет текст раздела должностной инструкции об общих положениях в виде их подпунктного перечисления. Здесь концентрируется обобщенная информация о наименовании подлежащей занятию должности, с указанием ее кадровой категории и дислокационного размещения, то есть иерархического подчинения в конкретном подразделении. Первый обязательный раздел должностной инструкции включает в себя данные о:
- наименовании служебного поста в разрезе штатного расписания с расшифровкой основных о нем сведений: здесь перечисляется название конкретного отдела, принадлежность к нему работника и уровень подчиненности, а также категория персонала – главный, старший или рядовой исполнитель;
- порядке определения на пост и снятия с него;
- порядке замещения вакантного места во время отсутствия работника ввиду отпуска, декрета, командировки;
- требованиях к профподготовке – здесь раскрывается конкретика о требуемом уровне образования и опыте работы; также сюда включаются данные о необходимых для занятия данной должности навыках работы и умениях;
- ряде внутренней трудовой документации, которая непосредственным образом регламентирует деятельность сотрудника: сюда относятся директорские приказы, распоряжения, указания.
Раздел о функциях
После перечисленных посредством подпунктов общих положений идет следующая обязательная часть: вторая. В данном разделе должностной инструкции речь идет о перечне тех функций, которые работник должен выполнять ввиду занимаемого им служебного поста по профильной специальности. Нужно отметить, что большинство обязанностей схожих должностей на разных фирмах совпадают. Например, функции рядового бухгалтера одного торгового предприятия очень схожи с функциями такого же работника бухгалтерии другой компании, осуществляющей свою деятельность тоже в сфере торговли, и так далее. Они оба бухгалтера, они оба работают с реализацией товаров или услуг, они оба осуществляют одни и те же проводки в рамках установленного законодательства РФ. И все же, всевозможных вариаций, входящих в функциональный аппарат трудящегося на занимаемом служебном посту, существует огромное множество. Что входит в содержание раздела должностной инструкции о функциях работника, можно узнать на примере должностной инструкции кассира:
- произведение операций с денежными средствами;
- осуществление деятельности по операциям с ценными бумагами;
- ведение кассовой книги;
- составление кассовой отчетности, и тому подобное.
Раздел о должностных обязанностях
Говоря о третьем блоке организационно-правового документа сотрудника предприятия, который называется «Обязанности», нельзя его путать со вторым. Раздел обязанностей в должностной инструкции дает более подробный перечень тех дел на повестке дня, которые должны быть проработаны исполнителем. И если функционально на разных предприятиях может быть примерно одинаковая схема работы для стандартных подразделений – отдел бухгалтерии, отдел логистики, складской отдел, то касательно обязанностей на различных фирмах одна и та же занимаемая должность может разбиваться в ключе выполнения разных задач. При всем при этом, обязанности и функции не могут быть принципиально разными. Но раздел должностной инструкции об обязанностях регламентирует более профильную деятельность именно на данном конкретном предприятии. Согласно им, сотрудник обязан соблюдать:
- правила внутреннего распорядка организационно-правовой деятельности на предприятии;
- сроки подготовки и подачи документов на проверку (анализ);
- этические нормы взаимоотношений и коммуникаций между отделами и подразделениями в коллективе;
- конфиденциальность служебных данных и коммерческой тайны фирмы.
Если продолжать приводить пример на должностной инструкции все того же кассира, можно выделить следующие его обязанности:
- прием, учет, выдача и хранение денежных средств;
- работа с ценными бумагами;
- получение денежных средств и ценных бумаг для выплаты работникам и служащим жалования в виде заработной платы, премиальных, командировочных, авансовых, прочих расходов;
- ведение регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в кассовой книге;
- сверка фактических сумм с данными из кассовой книги;
- опись ветхих купюр и валюты;
- передача денежных средств в установленном порядке инкассаторам;
- ведение кассовой отчетности.
Словом, в разделе об обязанностях информация подается более конкретная, более точная, присущая определенному предприятию в условии реальных обстоятельств его существования и ведения им хозяйственной деятельности.
Раздел о правах
Следующим после перечня обязанностей, входящих в обязательный распорядок дня сотрудника, идет раздел о правах в должностной инструкции. Это и неудивительно: в ряде требований, задач, конкретных условий осуществления трудовой деятельности сотрудника должна быть хоть какая-то информация о том, что может требовать от предприятия он, а не только то, что требует от него последнее. Здесь работник, претендующий на конкретную вакантную должность, может ознакомиться со своими свободами и действиями, которыми он может официально оперировать во время осуществления своей трудовой деятельности. В разделе определяются и приводятся делегированные сотруднику полномочия, благодаря реализации которых он может обеспечить себе выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Какие моменты сюда можно отнести? Например:
- возможность вносить коррективы и предложения в ход решения определенных вопросов;
- право принимать решения на своем уровне квалификации;
- согласование проектных документов;
- принятие участия в совещаниях;
- получение необходимой для выполнения своей работы информации от других отделов на уровне специалиста в своей сфере деятельности;
- право визирования конкретного перечня документации;
- право на контроль определенной деятельности сотрудников конкретного отдела.
Формулирование свобод и полномочий сотрудника дает возможность определить уровень его ответственности, пункты которой отводятся в отдельный раздел.
Раздел об ответственности
Раздел должностной инструкции об ответственности предопределяет конкретную зависимость выполнения определенных задач от исполнителя в лице сотрудника, который занимает эту самую должность. За невыполнение тех или иных обязанностей работник в обязательном порядке несет должностное наказание. За выполнение некачественной работы он также несет ответственность за свою деятельность. За несоблюдение отведенных ему для работы и операций сроков сотрудник подлежит также рассмотрению в ракурсе ответственного лица за неисполнение своих обязанностей в тот период, которого это требует данная поставленная задача.
В данном разделе отражается информация о формах ответственности должностного лица за эффективность и последствия его трудовой деятельности. Она может устанавливаться как дисциплинарное взыскание – выговор, или материальное – депремирование. Но это происходит, в любом случае, в рамках действующего законодательства с учетом специфики организационного процесса на предприятии с его конкретной профильной хозяйственной деятельностью.
Раздел о связях по должности
Заключительный раздел, который гласит о связях работника по должности, предопределяет его взаимоотношения с коллегами других подразделений и уровней подчиненности. Из этого раздела работник понимает, от кого какие документы и на каком уровне он может требовать для осуществления своей деятельности и выполнения своих непосредственных обязанностей.
Каковы правила составления должностной инструкции
Создание должностной инструкции определенного характера на конкретном предприятии имеет закрепленные законодательно нормативные правила порядка ее составления, а именно:
- инструкция утверждается непосредственным руководством предприятия в лице его директора (хотя, обычно, на практике руководитель делегирует эту функцию начальникам подразделений, которые знают больше нюансов касательно той или иной специфики работы подразделения);
- одна должностная инструкция может составляться для двоих или нескольких работников, выполняющих идентичные задачи (это касается ночных бухгалтеров, операторов, диспетчеров, кладовщиков торгового предприятия, которые работают, например, посменно – в дневную смену одни люди, в ночную другие, а круг обязанностей у них совершенно одинаковый);
- в случае спорных моментов между работодателем и наемным сотрудником касательно некорректности некоторых подпунктов должностной инструкции, вопрос разрешается зачастую не в сторону работодателя, поэтому ему заведомо при разработке инструкции необходимо советоваться со специалистами, хорошо знающими законодательную базу, для того, чтобы подобных казусов не возникало.