Информационные технологии в наши дни развиваются особенно стремительно. Это позволяет усовершенствовать процедуры управления и, тем самым, повысить качество администрирования в различных учреждениях и организациях. Главным образом это обеспечивается путем внедрения систем информационно-аналитического обеспечения. С их применением аналитическая деятельность и различные вспомогательные инструменты используются наиболее активно и в совокупности, помогая принимать более объективные управленческие решения.
Информационно-аналитические системы, независимо от применяемой сферы, разрабатываются с учетом необходимости удовлетворения всех требований в предметно-ориентированном развитии, при этом учитываются все основные социально-значимые направления. Такая информатизация управления призвана гарантировать достаточный и стабильный уровень обеспеченности данными пользователей, касающийся каждого аспекта деятельности учреждения или организации. При этом учитываются рамки всех значимых направлений и весь реализуемый комплекс мероприятий, осуществляемых предприятием. Так, единая информационно-аналитическая система в сфере образования содержит все сведения, касающиеся образовательной сферы в конкретном государстве, а также различные варианты для принятия решений.
Что такое ИАС?
Анализ собранной и постоянно обновляемой информации может вызывать проблему, связанную с качественной обработкой большого массива данных и его мониторингом. Информационно-аналитическая система, в свою очередь, представляет собой совокупность аппаратных средств, информационных источников, программных решений и прочих практических применений. В этой связи каждая ИАС создается и разрабатывается с учетом следующих обстоятельств:
- Получение самых различных данных из многих источников одновременно. Данная информация представляется в многочисленных форматах и впоследствии подвергается приведению в единую форму и объединению в определенную структуру. Самым наглядным примером может послужить информационно-аналитическая система «Образование».
- Аккумулирование данных и создание массивов из них, использование технологий поиска и индексации.
- Для каждого из пользователей непрерывно организована выдача требуемой информации, необходимой для принятия решений, выполнения конкретных мер или совершения определенных действий в выбранной сфере. Так, медицинская информационно-аналитическая система должна содержать в себе и быстро выдавать данные, касающиеся сферы здравоохранения, разделенные по тематике и структурам.
- Инструменты интеллектуального и оперативного анализа, подготовка регулярной и плановой оценки различных состояний объектов управления. Они могут быть представлены в форме документальных носителей, а также экранных цифровых отчетных форм.
- Вся информация и вытекающие результаты ее анализа представляются в строго упорядоченной форме. Это необходимо для того, чтобы все данные воспринимались пользователями эффективно. В качестве примера можно привести единую информационно-аналитическую систему «Монитор», созданную для получения статистики и проведения различных мониторингов.
Зачем нужны именно ИАС?
Главным аспектом функционирования ИАС является переориентация с продвинутых версий различных систем управления базами данных на более развитый и качественный уровень, который позволяет выполнять аналитические экспертные действия. Работа информационно-аналитических систем базируется на применении знаний о конкретно взятой области такими методами, чтобы пользователи ИАС имели возможность предложить объективные решения возникающих вопросов, и впоследствии успешно применять их на практике. В эту совокупность можно включить такие составляющие, как диагностика состояния, интерпретация данных, прогнозирование, различный мониторинг и так далее.
Функции ИАС
Любая частная или государственная информационно-аналитическая система обладает определенными параметрами и системными функциями. К ним можно отнести следующее:
- Средства, предназначенные для аналитической обработки полученных сведений.
- Информационная база, сведения из которой предлагаются к аналитической обработке.
- Набор определенных правил, предназначенных для решения задач, возникающих в сфере обработки информации.
- Программно-технический комплекс, который позволяет пользователям взаимодействовать с системой ИАС.
- Модульный функционал отображения данных, создания предложений и вариативных рекомендаций.
Как создаются ИАС?
При создании ИАС используются самые разные экономико-математические методы и процессы. При этом единственным ограничением выступает возможность успешного применения готовой ИАС пользователями. Так, в единой информационно-аналитической системе «Монитор» все сведения должны быть структурированы таким образом, чтобы пользователь мог быстро составить нужную ему статистику и провести исследование в заданной сфере.
По характеристикам внутренней структуры и основным принципам построения, ИАС должны обладать следующими признаками:
- Они не должны обладать субъективными предубеждениями, при этом их устойчивость к внешним различным помехам должна быть высокой.
- ИАС не должна делать необоснованных выводов, ее предназначение заключается в оказании пользователю помощи в принятии решений.
- Такие системы выдают на пользовательский запрос не первое находящееся сведение, а предоставляют оптимальное решение, которое соответствует заданным условиям.
- Массивы информации могут быть весьма значительными, особенно по сравнению с объемами баз данных. Так, единая информационно-аналитическая система в сфере образования предлагает гораздо больше сведений и вариантов решения вопросов, чем используемые ранее программные решения.
Однако требуется правильно оценивать реальные возможности ИАС. Конечно же, они способны решить не все имеющиеся проблемы. Но при правильном их применении они позволят принять наиболее правильное и обоснованное решение.
ИАС в сфере экономики
Сегодня эффективность работы большинства субъектов экономики в большой степени определяется качественно организованным информационным обеспечением. Любая современная организация в наши дни оснащена компьютерными ресурсами, из-за чего имеется необходимость не только защищать внутреннюю информацию, но и ограждать ее от несанкционированного доступа из внешних источников.
Как правило, решение данного вопроса ограничивается применением антивирусных программ. На практике далеко не все пользуются информационно-аналитическими системами, помогающими эффективно использовать поступающую и имеющуюся в наличии информацию. Но если такая система присутствует, и она работает слаженно, это может свести на нет вероятностный характер управленческих принимаемых решений, дублирование данных и их потери, а также привести к возрастанию эффективности управления. Что же это такое?
Как это работает?
Каковы же преимущества внедрения вышеуказанной технологии? В первую очередь, она оказывает влияние на эффективность коммерческих структур. При анализе российского информационного рынка отмечается, что применяемые на нем сегодня информационно-аналитические системы зачастую не оправдывают своего названия. Объясняется это тем, что фактически они представляют собой усовершенствованную версию специализированной базы данных. Для того, чтобы принять серьезное управленческое решение, требуется обрабатывать огромное количество различной информации. Ее объемы значительно превышают физиологические возможности человеческого мозга, направленные на восприятие, оценку и обработку данных. Именно этим фактором обусловлено применение технических средств как обязательного атрибута. При этом информационно-аналитические системы безопасности являются не просто желательным элементом работы, а необходимостью.
Специалисты отмечают, что именно в коммерческих организациях, в которых регулярно решают непростые задачи по распределению существенных ресурсов, при выборе неудачных решений цена ущерба будет исключительно высока. Поэтому именно в данных ситуациях фактически единственным действенным средством минимизации ошибок во время принятия решений выступает применение специализированных методов, программных средств и технологий. Все эти средства в совокупности предназначены для обработки информации, и в их число включаются информационно-аналитические системы.
Насколько это важно?
В общем понимании, в процессе управления системами экономического типа, информация представляется как совокупность данных, применяемых для решения финансовых и особенно управленческих задач. В управлении значение информации является бесспорным, однако традиционные системы применяют в основном информацию, которая обобщает состояние управленческого субъекта, и охватывает увеличенный промежуток времени. По этой причине все необходимые сведения могут быть предоставлены вовремя не всегда, а их слишком сильная обобщенность ведет к некоторой относительности, примерности значений (по сравнению с реальными показателями).
Разработка информационно-аналитических систем управления помогает существенно поднять объемы обрабатываемых одновременно данных, а также дает возможность более быстро предоставлять все необходимые сведения, запросы к которым в новейших системах меняются (к примеру, применение в управлении количественных методов). Естественным является и то, что автоматизация утверждения управленческих решений использует большие объемы информации, которая ранее не фиксировалась и не сохранялась в традиционных системах. Вместе с тем, дополнительные затраты на сбор данных оправдываются в полной мере наиболее оперативными и точными решениями.
Качество и своевременность информации
Еще один аспект можно связать с возможностью улучшения качества информации, ввиду ее своевременности. На практике получается, что системы информационно-аналитического обеспечения дают возможность преумножить скорость обработки и отправки данных.
Самые главные принципы вышеуказанной системы разрабатывались двумя исследователями: научной командой под руководством Рейтера из Великобритании и В. Блумбергом из США. В их основе лежит главное правило – вводимая информация применяется для решения любых управленческих задач, и именно из нее составляется информационная база. Этот принцип был выделен в связи с тем, что внедренная ранее автоматизированная система управления выглядела как излишне громоздкий механизм, представляющий собой создание данных и включение их по этапам, отдельным задачам и подсистемам. Чтобы разработать конкретную задачу, было необходимо разрабатывать и создавать информационное обеспечение для нее, которое осуществлялось посредством создания целого массива данных, возможно требуемых для решения поставленной отдельной задачи. Если появлялась новая задача, она также требовала создания новой массы данных.
Это приводило к тому, что на выходе получалось огромное количество массивов информации, никак не связанных между собой. Кроме того, они регулярно повторялись и, тем самым, заметно увеличивали объемы всей имеющейся информации. Как правило, для решения многих управленческих задач применяется одна и та же информация, но ввиду того, что предпринимательские структуры весьма динамичны, изменения данной информации носят постоянный характер. Это ведет к тому, что показатели, постоянно повторяющиеся в массивах данных, требуют непрерывной корректировки. Информационно-аналитические системы, в свою очередь, содержат сгруппированные массивы, образующие так называемые банки данных. Их общее количество при этом уменьшилось, поскольку были выделены отдельные функциональные совокупности данных. В качестве примера можно привести:
- кадровый массив (сведения о сотрудниках, работающих в организации);
- массив об основных фондах (имеющемся оборудовании, помещениях и так далее);
- о нормативах материальных либо трудовых;
- о технологических маршрутах.
Принцип минимизации оборота информации
При любых аналитических действиях именно процессы ввода и вывода данных наиболее уязвимы, если рассматривать их с точки зрения объективности, точности и сопоставимости. Если в данном процессе допускается ошибка, она способна оказать решающее влияние на всю работу автоматизированной системы управления. Именно поэтому обороту информации придается наиболее важное значение.
Принцип ввода изменений
Информация, которая касается различных задач и целей управления, изменяется непрерывно. Это отображается на различных уровнях, однако не всегда есть необходимость вводить все изменения. На машинные носители требуется записывать лишь то, что меняет значение данных, уже введенных в систему.
Развитие технологий
Информационно-аналитические системы более развитого, второго поколения, активно совершенствовались еще в 80-х годах 20-го века в развитых странах (в частности, в Великобритании, Японии, США). Их ведущие принципы выражаются в возрастании интеллектуальных возможностей и анализа данных, самостоятельном применении логических выводов и увеличении производительности. Присутствовал в них и еще один важный момент: организационные отношения стали оптимизированными.
Если ранее физические участники процессов управления обменивались документами и общались с их помощью, с внедрением новой технологии все стало происходить через автоматизированные системы. Вся информация вводится и обрабатывается автоматически, а иные участники включаются в этот процесс только по мере необходимости.
Периодически каждый из участников нуждается в получении обобщенных данных, получить которые можно с использованием информационно-аналитической системы, не привлекая к этому никаких специалистов. ИАС, как и любая подобная технология, содержит в себе набор различных материальных средств (средства технической обработки, отправки и изменения состояний, информационные носители и так далее), методы их взаимодействия, предметы труда и специализированные знания, а также организацию работы.
Информационная технология содержит в себе основные процедуры, в том числе собирание и регистрацию информации, направление ее к месту обработки, шифрование и кодирование данных, изменение и применение информации, что в целом представляет собой принятие управленческих решений.
Как правило, экономическая информация проходит все этапы преобразования, но встречаются ситуации, когда их последовательность изменяется или повторяются отдельные ступени. Эти перемены происходят в зависимости от экономического объекта, который ведет обработку информации в автоматическом режиме.