Рубрики
...

Журнал регистрации трудовых договоров: образец заполнения

В любой организации каждый документ должен быть зарегистрирован и внесен в специальный журнал. Это касается и трудовых соглашений. Журнал регистрации трудовых договоров, образец которого будет разобран далее, необходим в каждой компании, которая ведет учет документов и данных своих сотрудников.

Нужен ли журнал

Руководители организаций должны понимать, что журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – это не пустая трата времени, а возможность себя подстраховать. Во-первых, это очень удобно. Вся информация о документах содержится в одном месте, вместо того, чтобы хранить на своем столе кипу договоров всех сотрудников. Во-вторых, журнал может оказаться необходим, если появляются конфликтные ситуации между работником и работодателем. В-третьих, благодаря журналу сотрудник отдела кадров может выдать сотруднику в короткие сроки любую справку.

журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных

В некоторых организациях принято вести по несколько таких журналов: для бессрочных договоров и для срочных.

Слово закона

К слову сказать, в законодательстве нигде не указано, что журнал регистрации трудовых договоров обязателен к использованию. Но так уж повелось, что это данность делопроизводства и его общих правил. Согласно нормам, каждый документ обязательно нужно зафиксировать. Кроме этого, данный журнал указан в перечне управленческих документов. Да и его отсутствие в организации может вызвать проблемы с проверяющими органами.

заполнение журнала регистрации трудовых договоров

Бывалые сотрудники отдела кадров утверждают, что наличие журнала регистрации трудовых договоров, образец которого будет представлен далее, существенно облегчает трудовые будни и позволяет систематизировать данные о работниках и вести их учет.

Заполнение

Законодательно не регламентируется, как именно должен выглядеть журнал учета. В большинстве случаев, форма журнала регистрации трудовых договоров - это обычная тетрадь. Главное - чтобы обложка была плотной для большей эксплуатации.

На титульном листе журнала необходимо указать название организации, наименование журнала, начало его ведения. Далее на первом листе указываются ответственные за ведение книги лица. Если предполагается, что уполномоченные лица могут меняться, то информацию о них лучше вносить упорядочено:

  1. Номер по порядку.
  2. Реквизиты сотрудника.
  3. Название должности.
  4. Причины, по которым данное лицо может вносить изменения в журнал.
  5. Подпись сотрудника.

форма журнала регистрации трудовых договоров

Заполнение журнала регистрации трудовых договоров можно назвать стандартным. Вся информация вносится в таблицу, количество столбцов в которой варьируется в зависимости от пожеланий самой организации. В среднем, столбцов может быть до десяти. Заполняется таблица следующим образом:

  1. Порядковый номер регистрации документа.
  2. Дата заключения договора.
  3. Номер договора.
  4. Реквизиты работника.
  5. Название должности или специальности.
  6. Название отдела или подразделения.
  7. Период действия договора.
  8. Характер трудовой деятельности.
  9. Наличие допсоглашений.
  10. Особые примечания.

По желанию можно внести еще графу, где сотрудник будет расписываться рядом с представленной информацией. К тому же, подпись будет говорить о том, что экземпляр договора получен работником.

Те, кто не знает, как выглядит журнал регистрации трудовых договоров, с образцом документа могут ознакомиться на фото ниже.

журнал регистрации трудовых договоров образец

Бумажная версия

Несмотря на то, что сегодня процветает эра компьютерных технологий, практически все компании ведут именно бумажный вариант журнала регистрации.

Во-первых, этот документ должен быть прошит, пронумерован и заверен руководителем организации. Во-вторых, сотрудники отдела кадров уверяют, что хранить такой журнал намного удобнее. И в-третьих, в журнале должны стоять подписи сотрудников, говорящие об их согласии с указанной информацией.

Электронная версия

Электронная форма регистрации трудовых договоров имеет как плюсы, так и минусы. Несомненно, электронные документы очень удобны в использовании. Кипы папок и бумаг не загромождают стол и стеллажи, потому что все хранится на компьютере. Но в электронной версии нельзя получить подпись сотрудника в документе и довольно часто случается, что компьютеры ломаются и вся информация может попросту исчезнуть.

Поэтому многие кадровики, если и ведут электронный журнал, то лишь как запасной вариант бумажного носителя.

Заводят электронную версию обычно в формате Excel. Эта таблица имеет множество функций и удобна в заполнении. Электронный формат журнала – это:

  • контроль за хранением информации;
  • засекреченность информации;
  • мгновенное формирование копий приказов и справок;
  • мгновенный поиск нужных документов.

Помимо этого, можно отдельно вести и журнал регистрации доп. соглашений к трудовым договорам. Но иногда это бывает неудобно искать в разных документах информацию по какому-либо сотруднику. Лучше, если данная информация будет выделена как отдельная графа в общем документе.

Особенности

Есть некоторые особенности, которых лучше придерживаться при ведении журнала регистрации. Сюда можно отнести:

журнал регистрации трудовых договоров обязателен

  1. Журнал регистрации соглашений к трудовым договорам и самих договоров каждый год можно начинать заново. В особенности это касается больших предприятий, где очень много документов.
  2. Если уполномоченное лицо совершило ошибку при внесении информации, никаких штрафов за это не полагается.
  3. Храниться подобный документ должен не менее 75 лет.
  4. После того, как журнал регистрации закончился, его нужно прошить и пронумеровать. Далее поставить пломбу и сдать в архив документов, где он собственно и хранится.
  5. Если срочный договор переходит в разряд бессрочных, этот факт необходимо зафиксировать. Далее договор перерегистрируют или делают соответствующую отметку в журнале.
  6. Руководитель должен заверить журнал регистрации, поставив свою подпись на задней обложке тетради.

Кто ведет журнал

Как мы уже выяснили, журнал учета договоров – документ, который подтверждает наличие в организации важных документов.

Согласно правилам, подобного рода документы заполняются и ведутся уполномоченными на это лицами. В основе своей это кадровые работники или менеджеры по персоналу. На них лежит ответственность и при различных проверках, то есть полное предоставление информации о сотрудниках.

На этих же сотрудниках лежит ответственность и за оригиналы всех договоров и допсоглашений к ним. Заводят данные документы согласно приказу работодателя.

Приказ при этом определяет:

  • вид ведения журнала (бумажный или электронный);
  • сотрудника, ответственного за ведение журнала;
  • форму журнала регистрации.

Ранее был представлен журнал регистрации трудовых договоров (образец документа). Теперь можно посмотреть на фото ниже, как выглядит журнал регистрации допсоглашений к договорам.

журнал регистрации соглашений к трудовым договорам

Изменения

Ранее было сказано, что при маленькой оплошности сотрудник не несет особой ответственности или штрафных санкций. Но все же заполнять журнал нужно внимательно.

Вносить какие-либо изменения строго запрещается, независимо от вида документа. Если уполномоченный работник совершил серьезную ошибку, журнал следует закрыть. Это значит, что на последней странице книги указывается причина ее закрытия. Далее о возникшей проблеме следует доложить руководителю компании. Для того чтобы начать новый журнал учета, нужно издать приказ.

Что же касается дополнительных изменений, которые касаются конкретного сотрудника, то к ним относят:

  • освобождение от занимаемой должности;
  • изменение условий трудовой деятельности;
  • перевод работника в другой отдел, подразделение или смена должности сотрудника.

Для подобных сведений заводится либо отдельная книга для допсоглашений, либо отдельная графа в журнале регистраций договоров.

Важно помнить, что подобный журнал в первую очередь важен для сотрудника, занимающегося ведением информации о сотрудниках.

журнал регистрации трудовых договоров обязателен

Благодаря этому документу можно легко находить информацию в тех журналах, которые были давно переданы в архив. А также журнал считается юридическим подтверждением наличия всех тех трудовых договоров, которые заключены с работниками, совершающими свою деятельность на предприятии.