Рано или поздно в деятельности индивидуального предпринимателя наступает момент, когда требуется выставить счет партнеру по бизнесу. Официально утвержденной формы такого документа нет, поэтому каждое предприятие или ИП самостоятельно определяет ее. В то же время счет является основанием для проведения расчетов, поэтому должен иметь определенные реквизиты.
Что такое счет и его обязательные реквизиты
Счет – это документ, отображающий основные моменты предстоящей сделки. Основная цель его формирования – требование к оплате за определенные услуги или поставку товара.
Как выставить счет? Прежде всего, это платежный документ, поэтому он должен содержать банковские реквизиты для оплаты. Помимо этого, в счете должна присутствовать следующая информация:
- полные данные индивидуального предпринимателя, а именно Ф. И. О. и ИНН;
- наименование организации, которая будет оплачивать счет, ее налоговый код;
- если счет выставляется согласно условий подписанного договора, то в документе указывается ссылка на него;
- адрес места расположения предпринимателя;
- полные реквизиты счета (номер и дата), чтобы его можно было идентифицировать от других требований;
- наименование товара или услуги с максимальным описанием продаваемой продукции;
- количество поставляемого товара;
- стоимость за единицу и общая сумма.
В конце документа необходимо указать полную сумму, подлежащую оплате. Если предприниматель на ОСН, то указывается размер суммы с НДС цифрами и прописью. В самом конце проставляется подпись ИП, если есть бухгалтер, то и его подпись и печать (при наличии).
В качестве дополнительных условий, в счете можно указывать:
- условия поставки;
- срок отгрузки товара или предоставления услуги;
- скидки;
- обязательства сторон;
- штрафные санкции.
Обязательно или нет выставлять счет
Нужно ли выставлять счет на оплату? На самом деле, законодательством такая процедура не регламентирована. Стороны могут действовать на основании договора, как и производить оплату по нему. Однако счет, все же позволяет сделать расчеты между контрагентами более точными.
Выставить счет-фактуру придется в обязательном порядке, если это предусмотрено условиями подписанного обеими сторонами договора. Также такой документ потребуется, если по условиям договора не прописана четкая сумма к оплате. К примеру, поставка товара производится поэтапно, по дополнительным заявкам или речь идет о коммунальных платежах.
Также согласно требованиям некоторых статей Налогового кодекса, в обязательном порядке следует выставить счет в следующих случаях:
- если ИП освобожден от оплаты НДС (статья 145);
- если документ составляется лично от продавца, и он находится на общей системе налогообложения (статья 145);
- в случаях, когда уже получена частичная предоплата (статья 168).
В любом случае счет позволяет максимально быстро оформить финансовые отношения между сторонами и провести быстро оплату.
Порядок оформления
Как выставить счет и как выглядит процедура его выставления? Составить счет можно самостоятельно на листе А4 или А5, в любой офисной программе, к примеру, в Word или Excel. Сегодня существует множество шаблонов, то есть изобретать велосипед не нужно. При желании, счет может оформлять на фирменном бланке.
Существует также несколько CRM-программ, которые позволяют на бесплатной основе сформировать счет. Следует также помнить, что несмотря на то что форма такого документа как счет отсутствует в нормативных документах, но он может быть представлен в судебном заседании в качестве доказательства.
Способы передачи счета контрагенту
Документы, которые формируются на предприятиях, могут быть переданы разными способами. Счет не является исключением. Его передают так:
- по факсу;
- электронным сообщением;
- почтой;
- лично в руки.
Основные ошибки при составлении
Как выставить счет? Этот вопрос довольно часто возникает у начинающих индивидуальных предпринимателей. Зная ошибки, которые не следует допускать, будет намного проще составить правильно документ.
Прежде всего, если счет подписывает ИП и бухгалтер, то их подписи должны быть обязательно расшифрованы. Если счет отправляется в виде электронного документа с подписанием ЭЦП, то расшифровка уже не требуется.
Часто случается, что в счете дата выставления и составления документа не совпадает. Это неправильно. И еще одна проблема – невнимательность при заполнении реквизитов для оплаты. Естественно, если документ составляется в специальной бухгалтерской программе, то этого не происходит. Но если ИП довольно редко выставляет счета, то перед отправкой контрагенту, следует несколько раз проверить расчетные счета и другие реквизиты.
Журнал выставленных счет фактур
Возникает логичный вопрос - если форма счета не регламентирована законом, то нужен ли журнал для их учета? На самом деле, такой журнал должны вести в обязательном порядке лица, которые занимаются посредническими услугами. Форма такого учетного документа предусмотрена Постановлением Правительства РФ № 1137.
При этом держатель журнала выставленных счетов обязан вносить в него данные и о приходе счетов. Нормативными актами предусмотрена возможность ведения такого журнала как в электронном, так и в бумажном виде, хотя его сдача в ИФНС предусмотрена исключительно в электронном виде. Журнал состоит из двух частей и ведется поквартально.
В первой части журнала полученных и выставленных счетов-фактур указываются полученные счета, а во второй, соответственно, – выставленные. Документ подлежит передаче в органы ИФНС ежеквартально, то есть за первый квартал до 20 апреля, за второй – до 20 июня и так далее.
Все ИП и юридические лица, осуществляющие посредническую деятельность, обязаны хранить такие журналы на протяжении 4 полных лет, которые отсчитываются с момента занесения в него последней записи.
За отсутствие такого журнала, предусмотрен штраф в размере 10 тысяч рублей, который одинаков как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей.
В остальных случаях, учет выставленных счетов проводится исключительно по желанию бизнесмена.
Как отобразить НДС в счете?
Если индивидуальный предприниматель работает на общих основаниях и является плательщиком налога на добавленную стоимость, то при выставлении счета, этот налог он обязан выделить в отдельную строку. На практике существует два варианта, и они оба правильные.
Итоговая сумма к оплате прописывается с учетом НДС, к примеру:
«Общая сумма составляет: 100 000,00 рублей, включая 18 % НДС – 18 000,00 тысяч рублей. Итого к оплате: 100 000,00 рублей».
Второй вариант:
«Общая сумма составляет: 82 000,00 рублей, в том числе 18 % НДС - 18 000,00 тысяч рублей. Итого к оплате: 100 000,00 рублей». То есть сначала прописывается сумма без учета НДС, затем выделяется размер налога и общая сумма к оплате.
Срок оплаты
Как выставить счет и правильно отобразить срок оплаты? Срок, в который должна быть осуществлена оплата, может указываться как в самом документе, так и непосредственно в договоре. Если цена и срок оплаты зафиксированы в договоре, то сторона, которая его выставляет, не вправе изменить стоимость.
Если в счете нет срока, в который должна быть произведена оплата, то это не является нарушением. Хотя на практике, могут возникнуть определенные трудности с «выбиванием» оплаты. В таких случаях, чаще всего сроки прописываются в договоре. Если договора нет, то у стороны, которая должна провести оплату есть шанс самостоятельно определить, когда она оплатит.
Момент оплаты также может определяться определенным образом. К примеру, датой получения счета или получения товара. В любом случае сторона, выставляющая счет на оплату и определяющая в нем сроки расчетов, гарантирует другой стороне, что в этот срок стоимость товара или услуги не будет повышена.
На самом деле, никаких проблем с выставлением счета ИП к ООО не должно возникать. Потенциальный клиент связывается с ИП, сообщает о своем желании приобрести конкретный товар и его количество. Продавец на основании письменной или устной заявки формирует счета и передает их на оплату контрагенту. Сторона, получившая счет и согласившаяся на его оплату, переводит денежные средства на банковский счет поставщика и получает свой товар.