Многие бизнесмены не знают о том, что такое ЕГАИС и зачем она нужна. На данный момент Единая государственная автоматизированная информационная система представляет собой обязательное средство, с которым должны взаимодействовать любые продавцы или производители алкогольных напитков на территории РФ. Именно по этой причине всем представителям этого бизнеса важно будет узнать, что такое ЕГАИС и для чего она используется.
Зачем она нужна?
Современная практика говорит о том, что приблизительно 30% от общего объема алкоголя на территории России производится незаконным путем, то есть, другими словами, каждая третья бутылка спиртных напитков представляет собой контрафактный продукт. Вполне естественно, что при такой обстановке введение контроля является обязательным, но на самом деле для предпринимателей, которые на данный момент даже не знают о том, что такое ЕГАИС, это дополнительный стресс.
Если вы являетесь владельцем розничного магазина, который ведет свою деятельность на территории России, то в таком случае вам нужно иметь в виду, что, начиная с 01.01.16, вы должны полностью передавать информацию в ЕГАИС по всем закупочным операциям алкоголя даже в том случае, если вы в розницу продаете исключительно пиво. В июле же вступает в силу требование о том, что нужно создавать также детальные отчеты по розничным продажам, а через эту систему должна проводиться каждая отдельная единица реализованной продукции.
Как работает эта система в рознице?
Чтобы понять, каким образом работает ЕГАИС, нужно рассматривать взаимодействие с этой системой в несколько этапов. Этапы же являются следующими:
- поставка;
- продажа;
- после продажи;
- случаи сбоев.
Поставка
Что такое ЕГАИС, нужно понимать еще с начала оформления заказа. Получая алкогольные напитки от поставщиков, вы должны провести детальную сверку реального количества бутылок с предоставленной вам электронной или же бумажной накладной. Подтвердить факт закупки через эту систему вы сможете при помощи предоставленного вам документа из информационной системы на электронную почту, причем на компьютере должна стоять специализированная товароучетная программа, поддерживающая работу с ЕГАИС. Пиво вы продаете или какие-то другие алкогольные напитки, в данном случае не имеет никакого значения.
Если данные сходятся, то в таком случае вы принимаете оформленную поставщиком накладную, и затем факт закупки уже окончательно подтверждается в ЕГАИС. Если же какие-то товары имеют поврежденные марки, то в таком случае накладная может быть полностью отклонена или прост оформляется соответствующий акт расхождений.
Предположим, что все нормально сошлось, и вы подтвердили факт закупки в ЕГАИС. Пиво и другие напитки приобретены, и теперь нужно будет загрузить все данные о товарной продукции в кассовую программу, которая также должна устанавливаться на компьютер в рознице в соответствии с основными требованиями ЕГАИС.
Предполагается, что впоследствии на каждой бутылке с алкоголем будет присутствовать специализированная марка, на которую наносится двумерный штрихкод с маркировкой Micro PDF417. Данный штрихкод включает в себя основные данные о лицензии и производителе, а также указывает на основные характеристики продукта.
Продажа
После того как бутылки уже полностью расставлены по полкам, начинается ведение торговли. К ЕГАИС розница также имеет самое непосредственное отношение, поэтому нужно вести учет на всех этапах.
Покупатель выбирает нужный товар и готов заплатить его стоимость. После этого кассир полностью считывает информацию в штрихкоде при помощи 2D-сканера, и товар отбивается в чеке. При этом параллельно кассовая программа проводит генерирование XML-файла, который отправляется в Универсальный транспортный модуль. Это специальное приложение, которое проводит обмен информацией с сервером "Росалкогольрегулирования". Именно там будет создаваться квитанция, в которой присутствует штрихкод и цифровая подпись магазина, подтверждение отправляется в кассу, после чего можно закрыть чек. Таким образом, реализация каждой отдельной коробки или же бутылки алкогольных напитков будет отмечаться в режиме онлайн через ЕГАИС. Алкоголь контролируется государством именно через эту систему, начиная с 2016 года.
После продажи
Вместе с приобретенным товаром покупателю должен быть предоставлен чек от кассира, причем он должен быть не стандартным, а оснащенный двумерным штрихкодом. Этот код подтверждает, что факт реализации товара зафиксирован в ЕГАИС. Алкоголь может быть продан в абсолютно любом количестве, но при этом на чеке отмечается только один код. Теперь покупатель уже получает возможность самостоятельно провести проверку подлинности купленного алкоголя, считывая данный код при помощи своего мобильного телефона, если в нем предусматривается подобная функция.
Многие специалисты говорят о том, что если процедура такой реализации алкогольной продукции будет проводиться правильно, то на самом деле даже не имеет смысла проведение проверки штрихкода самостоятельно самим покупателем. Когда код не может быть считан сканером на кассе, система автоматически зафиксирует попытку реализации контрафактного алкоголя и, соответственно, полностью ее заблокирует через ЕГАИС. Розница именно так и будет работать с этой системой.
Возникновение сбоев
Если Интернет в магазине внезапно пропал, то на протяжении определенного времени алкогольная продукция может продолжать реализовываться, так как программа будет полностью сохранять в себе данные о совершаемых продажах. После того как сеть восстанавливается, утилита передает все полученные данные через ЕГАИС. Алкоголь при этом будет нормально продаваться, и чеки будут закрываться. На данный момент работа в таком режиме допускается не более чем на протяжении трех дней, и если в течение этого периода так и не удастся избавиться от всех присутствующих проблем с алкоголем, то в таком случае придется уже приостанавливать продажу алкогольной продукции.
Популярные вопросы
Несмотря на то что к системе ЕГАИС инструкция включает в себя достаточно большое количество нужной информации, некоторые вопросы для многих остаются нерешенными.
В первую очередь, многие не понимают, нужно ли постоянно сканировать каждую поступившую бутылку в процессе приема товара у поставщика. На самом деле нет никакой необходимости в том, чтобы вообще каким-то образом сканировать товар после его приема. Приемка и работа с поставщиками осуществляются в пределах электронного документооборота партиями по объемным параметрам.
Также многие не понимают, каким образом остатки могут перемещаться между несколькими магазинами, но на этот вопрос сложно дать какой-то определенный ответ. В соответствии с официальной позицией ФС РАР, любые перемещения между обособленными подразделениями, а также с центрального офиса или же склада допускаются только в том случае, если у магазина есть оптовая лицензия. Но если же рассматривать этот вопрос с технической точки зрения, то в таком случае УТМ предоставляет возможность оформлять накладные на перемещения, и это не противоречит правилам, которые включает в себя по ЕГАИС инструкция.
Помимо всего прочего, вполне очевидным вопросом является то, было ли с введением этой системы отменено алкодекларирование, но на самом деле на данный момент эта система пока еще полностью функционирует и таким образом будет работать еще до 2018 года. После того как система ЕГАИС начнет нормально работать на всех предприятиях, занимающихся оборотом алкогольной продукции, стандартное декларирование будет отменено.
Сроки подключения
Начиная с 1 января 2016 года любая компания, которая занимается розничной торговлей алкогольной продукции, в обязательном порядке должна проводить фиксацию каждого отдельного факта приобретения данного товара. Система ЕГАИС, таким образом, будет использоваться не только в городских, но и в сельских торговых точках. Еще одной достаточно важной датой является 1 июля того же года, так как с этой даты любые компании, помимо непосредственного информирования о совершенных закупках, должны будут также проводить фиксацию через ЕГАИС и любых розничных продаж.
Стоит отметить, что руководство "Росалкогольрегулирования" дало определенное послабление розничным продавцам и поставщикам, которое будет действовать вплоть до апреля 2016 года. Это не значит, что Единая государственная автоматизированная информационная система не должна устанавливаться в срок, но в Федеральной службе сказали о том, что понимают, что в процессе ввода этой системы в работу у пользователей изначально могут возникать различные трудности, и поэтому, если у кого-то будут проявляться какие-либо нарушения, за это не будет никаких строгих наказаний.
В данном случае многие задались вопросом о том, нужно ли подключаться к этой системе прямо 1 января, если после этого в течении длительного времени не планируется проводить закупку алкогольной продукции. Действительно, в такой ситуации можно зарегистрироваться и несколько позднее, но если вам нужно будет проводить списание товара или же его возврат поставщику, то при проведении этих операций уже должна использоваться Единая государственная автоматизированная информационная система.
Если же у вас остались какие-либо товары, которые были приобретены еще до 1 января, то их не нужно будет ставить на баланс, т. е. можно вполне заниматься их реализацией без какого-либо опасения. Но в том случае, если потребуется оформление накладной на возврат поставщику или же списание данной продукции, все данные операции могут проводиться только после того, как будет проведена регистрация в ЕГАИС, а для этого такая продукция должна быть уже учтена.
Новые правила реализации пива в 2016 году
Частные предприниматели, которые занимаются продажей пива и различных пивных напитков, а также сидра, медовухи и пуаре, в соответствии с новыми правилами, действующими с 2016 года, должны осуществить такую процедуру, как регистрация в ЕГАИС. После этого любая информация о проводимых закупках будет передаваться в данную систему. Преимущественному большинству представителей алкогольной розницы делать это нужно с 1 января. Фиксация иных фактов реализации продаж пива в 2016 году не предусматривается новыми правилами.
Требуется ли ЕГАИС в общепите?
Учитывая разъяснения официальных инстанций, ответ на вопрос, требуется ли ЕГАИС в общепите, является тоже довольно актуальным. Предприятия общественного питания, которыми продается алкогольная продукция, должны фиксировать закупку таких продуктов в системе ЕГАИС. При этом фиксация продаж таких напитков в ресторанах и кафе не предусматривается.
Освобождение от этой системы
Стоит отметить несколько правил, в соответствии с которыми некоторые компании, продающие алкогольную продукцию, временно освобождаются от необходимости регистрации в ЕГАИС.
В первую очередь послабление в этом законе предусматривается для компаний, работа которых ведется на территории Крыма и Севастополя. В частности, это относится к тем организациям, которые занимаются розничной торговлей алкоголем, а также к индивидуальным предпринимателям, реализующим в розницу пиво и разнообразные слабоалкогольные напитки. В городских поселениях начало фиксации в ЕГАИС фактов приобретения алкоголя должно начинаться с начала 2017 года. Если же говорить о сельских поселениях, то для них в ЕГАИС учет должен будет осуществляться еще позднее – с 1 января 2018 года.
Различные розничные алкогольные организации, которые работают в сельской местности при населении до трех тысяч человек, где в магазины на данный момент не проведен полноценный Интернет, относятся к той категории компаний, которыми не должен осуществляться учет спиртосодержащей продукции по фиксации продаж, и в данном случае у них есть отсрочка вплоть до 1 июля 2017 года. Если же говорить о закупках, то в данном случае какие-либо отсрочки для сельских поселений в принципе отсутствуют.
Помимо того, что должна регистрироваться в ЕГАИС закупка, даже от фиксации продаж освобождены далеко не все сельские поселения. Список тех поселений, в отношении которых будут предоставлены подобные отсрочки, утверждается непосредственно субъектом федерации.
Также есть несколько категорий компаний, которые освобождаются от необходимости подключения ЕГАИС:
- производители пивных напитков, сидра, пива, пуаре или же медовухи, которыми осуществляется изготовление не более чем 300 000 декалитров ежегодно;
- производители шампанского или вина, изготовленного из собственного винограда;
- в части фиксации продаж необходимость подключения к ЕГАИС не предусматривается для индивидуальных предпринимателей, которые торгуют указанными выше слабоалкогольными напитками в розницу, а также для организаций общественного питания, то есть ресторанов и кафе.
Также немаловажным является тот факт, что на данный момент полностью отсутствует законодательное подкрепление легальной интернет-торговли алкоголем, однако в регулирующих органах говорят о том, что данный вопрос сейчас активно рассматривается. Пока что предполагается, что в будущем законодательстве, которым осуществляется регламентирование всех этих процессов, будут прописываться ограничения по времени продаж, а также по возрасту покупателей.
Ведение журнала
Ведение такого журнала также стало требоваться с 2016 года. В нем должен фиксироваться номер, штрихкод, наименование продукции и ее код, дата совершения продажи, а также количество и емкость в литрах. Данные, информирующие об особенностях поставки алкоголя, в таком журнале отображаться не будут. Форма его ведения утверждается приказом "Росалкогольрегулирования".
Документ может вестись в электронном или же бумажном виде. При условии непосредственного подключения к ЕГАИС требования к ведению такого журнала могут считаться полностью выполненными, но тут также есть определенные тонкости. Фиксация розничной торговли алкогольными напитками в ЕГАИС становится обязательной только с июля 2016 года, а ведение журнала осуществляется уже с января, то есть фиксировать в нем продажи на протяжении шести месяцев придется отдельно. Но на самом деле сегодня есть достаточно большое количество специализированных сервисов, в которых предусматриваются возможности для осуществления любых требований ведения учетного журнала.
В связи со всеми этими особенностями рекомендуется уже сейчас начинать изучать правила работы этой системы, чтобы потом не испытывать никаких трудностей.