Коммерческое предложение является наиболее часто используемым инструментом в работе. Оно применяется при сотрудничестве как с будущими, так и с нынешними партнерами. Существуют различные типы коммерческих предложений.
В соответствии с деятельностью предприятия выбирается тот или иной объем информации к рассмотрению потенциальными клиентами, стиль и структура формирования документа. Далее будет представлено несколько советов, как составить правильное коммерческое предложение. В статье будут рассмотрены и основные ошибки, которые допускают сотрудники при формировании структуры документа и наполнении его информацией.
Общие сведения
Изучая вопрос о том, как написать коммерческое предложение, образец которого представлен ниже, следует ознакомиться с минимальными требованиями по оформлению. В первую очередь, документ должен быть удобным для чтения. Коммерческое предложение о сотрудничестве по размеру, как правило, не превышает одной страницы формата А4. По этой причине главный упор в работе делается на содержание.
Рекомендации
Как составить коммерческое предложение? Образец заполнения той или иной бумаги, конечно, может весьма наглядно показать структуру грамотно сформированного документа. Однако не всегда следует применять стандарты. Свои особенности имеет каждое коммерческое предложение.
Далее представлено несколько советов и рекомендаций, при соблюдении которых можно грамотно оформить этот документ. Для того чтобы правильно сформулировать любое коммерческое предложение (на поставку товара, перевозку, выполнение каких-либо операций и прочее), нужно принять во внимание следующие моменты:
- Данный документ будет изучаться во время отсутствия составителя. Соответственно, пояснение некоторых пунктов и комментирование непонятных моментов не представляется возможным. Главной составляющей успеха коммерческого предложения является ясность его изложения. Документ должен быть составлен предельно четко, чтобы исключить возможность возникновения недопонимания и двусмысленности. Хорошим решением будет попросить о его прочтении постороннего незаинтересованного человека и выяснить непонятные ему моменты.
- Правильно составленный документ должен предлагать пути решения проблемы. Так, коммерческое предложение на поставку товара не должно рекламировать продукцию. В нем необходимо предоставить действенные способы увеличения доходов и снижения издержек. Нужно раскрыть тему привлечения большего числа клиентов и качественного удовлетворения их потребностей. Также следует позаботиться об эффективности труда сотрудников или уменьшении персонала. Эффективно только то коммерческое предложение, которое ориентировано на решение клиентских проблем.
- При составлении подобного документа нельзя допускать грамматических ошибок. В настоящее время существует множество сервисов, которые автоматически осуществляют проверку орфографии. Соответственно, неграмотно составленное коммерческое предложение, которое содержит множество ошибок, свидетельствует только об одном. Такая компания допускает небрежность по отношению к работе и сотрудничеству со своими партнерами. Вряд ли это та мысль, которую стоит донести до потенциальных клиентов. Прежде всего, следует самостоятельно перечитать текст несколько раз и после этого отдать его на проверку другому человеку.
- Оформление документа играет большую роль для восприятия. Повествование должно быть не хаотичным, а структурированным. Следует выделять заголовки. Взаимосвязанные смысловые элементы нужно сгруппировать в отдельные абзацы. Каждый элемент текста должен быть зрительно связан с остальными.
- Не стоит превращать свое коммерческое предложение в рассылку спама. Лучшим вариантом будет предварительно уточнить у потенциальных партнеров, хотят ли они заниматься его рассмотрением. К примеру, если компания заинтересована в покупке подобных товаров или услуг, она будет стремиться приобретать их из лучших источников. Предварительный звонок также может благоприятно повлиять на ситуацию. Он является отличным поводом для того, чтобы связаться с потенциальными клиентами еще раз. В случае взаимной заинтересованности следует договориться о встрече для ведения переговоров.
План
Говоря о том, как составить коммерческое предложение, следует особое внимание уделить структуре. Для облегчения задачи следует воспользоваться определенным планом. В зависимости от вида деятельности предприятия те или иные пункты можно откорректировать. Самым объемным по предоставляемой информации можно считать технико-коммерческое предложение.
Определение цели
После того как коммерческое предложение будет составлено, необходимо добиться его максимального распространения среди потенциальных клиентов. Иногда подобные документы используются для предоставления соответствующей информации после завершения личной встречи или телефонного разговора. Можно придерживаться двух стратегий.
Первая: внесение в документ всех сведений о предлагаемых товарах и услугах, уповая на то, что хотя бы некоторые из них заинтересуют потенциальных клиентов. Вторая: точно установить потребности партнеров и максимально удовлетворить их. На основании вышеизложенного следует определиться с целью составления коммерческого предложения.
Сбор нужной информации
После определения цели следует приступить к подготовке необходимых сведений, которые войдут в содержание документа. Формулируя коммерческое предложение на строительные работы, не стоит пытаться внести в него всю собранную информацию. Следует ориентироваться на небольшой объем актуальных сведений. Огромное количество ненужной информации не принесет никакой пользы. Она будет отвлекать потенциальных клиентов от главного. В данном случае основной задачей является донесение информации о предоставляемых товарах и услугах. Соблюдение этого правила станет еще одним шагом на пути к достижению цели.
Варианты решения проблемы
Важно четко определить те вопросы, ответы на которые желает получить потенциальный клиент. Формулируя коммерческое предложение на оказание услуг, следует описать решение проблем, в которых партнерам поможет та или иная деятельность. Выполнение этого пункта является обязательным для успешного достижения цели. Коммерческое предложение на оказание услуг, которые не могут быть использованы для решения каких бы то ни было проблем, будет просто выброшенным.
Определение ценовых рамок
Любой производитель знает реальную стоимость своих товаров и услуг. На данном этапе следует вспомнить о цели всего предприятия. Придется решить ряд возникающих вопросов. Целью является осуществление сотрудничества с новой клиентурой?
Продажа дополнительных услуг прежним партнерам? Какое соотношение количества клиентов и прибыли наиболее выгодно? Совокупность всех этих факторов определяет ценовую категорию, которую следует указать, формулируя коммерческое предложение. Бланк документа предполагает особый стиль изложения. Как правило, применяются те же правила, что и при деловой переписке.
Грамотное коммерческое предложение. Шаблон структуры
Далее представлены рекомендации, которые помогут произвести на клиента наилучшие впечатления. Для этого потребуется соблюдение определенных правил оформления. Для некоторых организаций достаточно один раз составить коммерческое предложение. Пример затем корректируется в зависимости от изменений на предприятии.
"Шапка" документа
Фирменный бланк компании как нельзя лучше подойдет для напечатания коммерческого предложения. Документ обязательно должен содержать соответствующую "шапку". Адрес, контактные телефоны и собственный логотип компании должны быть расположены вверху каждого листа. Идеальный вариант получается в том случае, если данная структура будет полноцветной.
Чтобы это осуществить, можно воспользоваться заказными типографскими бланками или цветным лазерным принтером. При отсутствии таких возможностей будет достаточно черно-белого варианта. К тому же чаще всего подобные деловые документы отправляются при помощи электронной почты или факса. Следует помнить о том, что такая "шапка" должна находиться на каждой странице коммерческого предложения, а не только на первой.
Регистрационный номер и дата
В некоторых организациях учет всей входящей и исходящей документации обязателен. Соответственно, в эту категорию включаются и коммерческие предложения. Поэтому необходимо проследить за указанием регистрационного номера и даты.
Две эти строки размещаются на первой странице, как правило – слева сверху. Первая предназначена для регистрации коммерческого предложения делопроизводителем компании, вторая – для проведения аналогичной процедуры в клиентской организации.
Пункт назначения
Эта графа предназначена для указания наименования компании, ее полного почтового и электронного адреса, факсов и телефонов. Данная информация размещается в верхнем правом углу первой страницы. Все контактные данные следует указывать в полной форме. Это значительно облегчает дальнейшую работу с коммерческим предложением.
Правильное обращение
В данном пункте следует указать, кому именно направляется коммерческое предложение. Имеется в виду ФИО и должность получателя. Их нужно указать полностью. В ряде случаев адресатом является не какой-либо конкретный человек, а руководство или начальник какого-либо отдела. Однако обращение должно содержать в себе любое коммерческое предложение. Пример "уважаемые господа" подойдет в данном случае лучше всего.
Необходимость выражения уважительного отношения
Небольшой словесный реверанс должен располагаться сразу после обращения. Выполнение этого пункта имеет обязательный характер. Нужно проследить за тем, чтобы вежливые фразы не повторялись в каждом новом письме, если деловая переписка затянется.
Повод для диалога
В первой строке обращения необходимо кратко изложить, в связи с чем было составлено коммерческое предложение. К примеру, если состоялась встреча с партнерами, на которой они заинтересовались соответствующим документом, нужно так и указать. Это должно быть сделано таким образом, чтобы потенциальный клиент сразу понял, о чем идет речь.
Сведения о положении
В этом пункте следует кратко раскрыть суть основных проблем потенциального партнера, которые коммерческое предложение сможет решить. Это позволит клиенту определить, насколько точной и достоверной информацией он снабдил составителя документа. Также это позволит в полной мере установить, правильно ли были поняты предоставленные сведения. После прочтения данной части коммерческого предложения потенциальный клиент должен дополнить условия о решении предстоящих задач.
Формирование приложения
В нем должны быть развернуто указаны все расчеты и технические подробности коммерческого предложения. Эта информация должна содержаться в приложениях, которые необходимо пронумеровать. В верхнем правом углу документа следует указывать ссылку на них.
Приложения нужно располагать после предложения. Их число не ограничено. Тем не менее, это не означает, что в этом вопросе следует пренебрегать умеренностью. Прежде всего, нужно тщательно удостовериться, что предлагаемая в приложениях информация о товарах и услугах будет понятна и интересна потенциальным клиентам.
Вопросы инвестирования
Ценовые аспекты предполагают описание преимуществ и выгод, которыми сможет воспользоваться потенциальный клиент после согласия на коммерческое предложение. Если предполагаемых путей решения проблем партнеров несколько, то следует вкратце пояснить разницу в их стоимости.
Срок действия
Потенциальные клиенты должны в полной мере осознавать, что представленное коммерческое предложение не бессрочное. Множество особенностей, таких как цена, сроки и условия поставок, могут измениться в зависимости от ситуации. Следует точно определить период, в течение которого может быть гарантирована неизменность заявленных критериев. Кроме того, должны быть кратко изложены все преимущества сотрудничества именно с этой компанией. Будет достаточно небольшого абзаца из нескольких фраз.
Обратная связь
В данном пункте следует обозначить точную дату последующего общения. Также необходимо указать вид связи. К примеру, разговор по телефону или переписка по электронной почте. Лучше всего не оставлять этот вопрос без должного внимания и заняться им самостоятельного, так как следует напоминать о себе самому. Не стоит слишком сильно надеяться на следующий контакт по инициативе потенциальных клиентов.
Необходимость указания даты
Следует осуществлять данную процедуру при составлении каждого коммерческого предложения. Это значительно поспособствует уменьшению возникновения различных недоразумений. К примеру, потенциальный клиент легко может запутаться в документах при неоднократном предоставлении дополнительных сведений и поправок. В этом случае очень сложно установить, что именно актуально.
Необходимость личной подписи
В конце коммерческого предложения следует добавить несколько словесных реверансов. Затем необходимо указать свои ФИО и должность. Далее нужно поставить личную подпись. Она является неотъемлемым атрибутом подобного рода документации.
Необходимость нумерации страниц
Чаще всего коммерческое предложение не умещается полностью на одном листе. Страницы подобного документа обязательно должны быть пронумерованы. Не менее важно указать их общее число. В данном случае это значительно сократит риск того, что потенциальный клиент не ознакомится с коммерческим предложением до конца из-за утери части страниц.
Требования к оформлению
Каждый абзац документа необходимо начинать с использованием красной строки. Допустимо увеличение интервала между ними. С помощью выравнивания "по ширине" можно добиться наиболее привлекательного вида текста. Крайне не рекомендуется использование сложного форматирования и нестандартных шрифтов.
При оформлении подобного документа нужно соблюдать умеренность. Также не следует использовать слишком мелкие шрифты, стоит применять наиболее привычные. Лучше не злоупотреблять такими элементами выделения текста, как жирность и курсив. Они подойдут для акцентирования наиболее важных моментов. При этом их количество должно оставаться минимальным.
Дополнительная информация
Непосредственно коммерческое предложение не должно занимать более двух страниц. Следует проследить за тем, чтобы текст равномерно распределялся на обоих листах. Не стоит допускать такую ситуацию, когда одна страница заполнена полностью, в то время как вторая менее, чем на четверть. Корпоративный стиль является наилучшим вариантом для составления коммерческого предложения.
Также выгодным обстоятельством будет его перекликание с соответствующим оформлением сайта, рекламных проспектов и тематических буклетов. В настоящее время все чаще применяются новые стандарты цветовых отпечатков. Можно воспользоваться этой ситуацией. Исполнение коммерческого предложения "в цвете" - довольно креативная идея. Следует внимательно проследить за тем, чтобы документация была аккуратно сшита. Это правило нужно соблюдать при любом способе отправки данных потенциальному клиенту: лично, почтой или с помощью курьера.
Самые грубые и распространенные ошибки
1. Направление документации не конкретному лицу, а нескольким
Чаще всего данный метод способен вызвать только вялую реакцию. Не стоит писать коммерческое предложение для целой группы людей. Это негативно скажется на установлении прочной связи с потенциальным клиентом. В данном случае коммерческое предложение выступает как наиболее личная рекламная форма. Следует подойти к его написанию, сконцентрировавшись только на одном потенциальном клиенте.
2. Заблаговременная уверенность в том, что текст объемом более одной страницы никто не будет читать
Существует мнение о том, что все длинные письма уже по определению скучные. Таковыми, однако, могут считаться даже короткие рекламные послания, размер которых установлен профессиональными маркетологами. В современной жизни можно найти множество примеров, когда длинный фильм получил всеобщее одобрение критиков и зрителей, а короткий был осужден и забыт.
Это свидетельствует о том, что в данном случае размер не имеет значения. Люди не против того, чтобы знакомиться с длинными текстами, они просто не хотят читать скучные. Следует позаботиться о том, чтобы информация, содержащаяся в коммерческом предложении, была интересна потенциальным клиентам компании. Только в этом случае оно получит позитивный отклик, вне зависимости от объема.
3. Несоблюдение грамматических норм
При работе над коммерческим предложением необходимо выстраивать его так, как будто ведется легкий и непринужденный диалог с читателем. Все установленные орфографические и грамматические нормы стоит соблюдать. В то же время текст должен соответствовать простому общению продавца с покупателем. Не нужно перегружать коммерческое предложение неограниченным количеством сложных речевых оборотов. Следует сохранить деловой стиль изложения, при этом сделав текст максимально легким для восприятия потенциального клиента.
Простое коммерческое предложение. Образец
Уважаемые господа,
ООО "Экспедиционная компания" достаточно давно и тесно сотрудничает с разными зарубежными и отечественными производственными и торговыми организациями, деятельность которых связана с приемом и отправкой грузов и оборудования автотранспортом, в ж/д вагонах, контейнерах.
Наша компания осуществляет терминальную обработку, ответственное хранение, отправку и таможенную очистку перевозимых предметов в соответствии с заявками клиентов. Мы работаем как на территории России, так и в зарубежных странах. Все наши услуги имеют соответствующие лицензии. Преимущества работы с нами:
- Ваша заявка принимается в удобном для вас формате.
- Наши сотрудники проконсультируют вас по всем интересующим вопросам.
- Наша компания организует доставку вашего груза к месту погрузки.
- ООО "Экспедиционная компания" отличается гибкой ценовой политикой и грамотным менеджментом.
Мы предоставляем следующие виды услуг:
- Ж/д перевозки грузов по России и странам зарубежья (ближнего и дальнего). Мы также осуществляем разработку и утверждение эскизов погрузки и схем крепления.
- Автомобильные перевозки по всей территории России на собственном транспорте.
- Складирование и терминальная обработка груза.
- Компьютерное отслеживание транспортировки.
- Доставка груза "от дверей к дверям".
Все интересующие вопросы вы можете задать по телефону ___________.
С уважением, менеджер ООО "Экспедиционная компания" ___________.
Таким образом может выглядеть коммерческое предложение транспортной компании.
Скачать бланк коммерческого предложения 1
Скачать бланк коммерческого предложения 2
Скачать бланк коммерческого предложения 3