Работникам кадрового отдела необходимо обладать точными, полными и объективными сведениями обо всех служащих предприятия, находящихся в его штате. Документация индивидуального учета, в которой содержится информация о профессиональной деятельности каждого трудящегося, собирается в своего рода досье. Далее рассмотрим, как осуществляется формирование личных дел сотрудников на предприятии. 
Общие сведения
Досье на работника необходимо для систематизации имеющихся сведений, обобщения их в одном месте. Личное дело сотрудника, образец оформления которого будет представлен далее, являет собой комплект бумаг, касающихся:
- Приема на работу.
- Процесса продвижения по службе.
- Исполнения правил трудовой дисциплины.
- Прекращения отношений с нанимателем и прочего.
Основные категории служащих
Следует отметить, что ведение личных дел сотрудников не является обязательным по отношению ко всем служащим. Примером является ФЗ № 79. В нем предусмотрено обязательное оформление личных дел сотрудников, находящихся на госслужбе. Для остальных трудящихся порядок составления досье может быть определен нормативными актами локального характера. Личные дела могут вестись на следующих сотрудников:
- Руководителей (глав предприятий, заместителей, помощников).
- Начальников структурных подразделений и их замов.
- Ведущих (главных) специалистов.
- Работников, несущих материальную ответственность.
- Служащих, которые включены в кадровый резерв для перевода на должности, представляющие особую важность.
- Специалисты, обеспечивающие деятельность аппарата управления предприятием.
Преимущества составления досье
Следует отметить, что личное дело сотрудника – это очень удобный источник данных о каждом трудящемся. В одной папке собираются все копии личных бумаг служащего, приказов, принятых в его отношении, и прочее. Это позволяет составить наиболее полную характеристику на работника, отметить его заслуги или, наоборот, какие-либо нарушения и злоупотребления, допущенные им в ходе своей профессиональной деятельности на предприятии.
Внутренние акты предприятия: личное дело сотрудника
Документы собираются и составляются на тех или иных служащих на усмотрение руководства. Если папки с личными бумагами предполагаются для всех работников, то целесообразно создать соответствующий локальный акт. Кроме того, следует включить раздел, предусматривающий необходимость заводить личное дело сотрудника на каждого штатного работника, в том числе на технический персонал. На некоторых предприятиях руководители предпочитают разрабатывать отдельный акт, фиксирующий всю специфику составления досье. 
Основные нюансы
Вне зависимости от формы регламентации составления досье на служащих, при работе с ними следует определить:
- Категории служащих, на которых заводятся личные дела. Будут ли это все служащие или только отдельные их группы. К примеру, это могут быть только менеджеры всех отделов управления.
- Способ, которым составляется личное дело сотрудника. Образец должен включать все необходимые разделы и графы, в которые вносится информация о специалисте.
- Состав бумаг, которые собираются в досье. При этом указывается, какие документы подшиваются в виде копий, а какие – в оригинале.
- Порядок, по которому осуществляется составление досье.
- Правила ознакомления работника с бумагами на него.
- Порядок, по которому осуществляется хранение личных дел сотрудников.
Необходимо ли досье на совместителя?
Это будет зависеть от того, занимает ли служащий такую должность, при которой необходимо личное дело сотрудника. При этом для внешних совместителей обычно заводится новое досье, а для внутренних в уже существующие папки подшиваются соответствующие документы. Если на предприятии предусмотрено нормативными актами обязательное ведение личных дел, то и на совместителей они заводятся тоже, согласно установленному порядку.
На совместителей досье составляется по общим правилам, определенным на каждом конкретном предприятии. Согласно ст. 283 ТК гражданин при назначении его на должность по совместительству предъявляет паспорт либо другой документ, который удостоверяет его личность. Если должность требует особых знаний, наниматель вправе попросить будущего специалиста предъявить диплом либо другой документ об образовании или профподготовке (или его копию, заверенную надлежащим образом). При приеме на предприятие с тяжелыми или опасными (вредными) трудовыми условиями работодатель может потребовать справку о характере и условиях деятельности на основном месте служащего. Копии предоставленных документов должны быть подшиты к личному делу. 
Первоначальное составление
Создание личных дел осуществляется для упорядоченной группировки документированных сведений о работниках непосредственно в процессе фиксирования трудовых отношений с ними. Составление, как правило, производится в отдельной папке на каждого служащего. Данная форма ведения личных дел считается наиболее удобным способом систематизации сведений. Вместе с этим необходимо помнить, что запрещено получение, обработка и приобщение к досье сведений, указывающих на его политические, религиозные и прочие убеждения, частную жизнь, членство в общественных организациях, в профсоюзах в том числе.
Основные требования
На практике при составлении личных дел документы помещаются в скоросшиватель. На его обложке проставляется порядковый номер, который присвоен досье. Под ним же личное дело сотрудника регистрируется в соответствующем журнале (книге) учета. Данное предписание содержится в ст. 695, п. б Перечня архивных типовых бумаг, создаваемых в процессе функционирования госорганов, инстанций местной власти с указанием периода хранения. После того как служащий увольняется с предприятия, его досье изымается из скоросшивателя. Затем личное дело оформляется для передачи его в архив и сдается на хранение. 
Сведения журнала (книги) учета
В этом документе могут присутствовать следующие данные:
- Номер досье.
- Ф.И.О. специалиста.
- Число первоначального оформления досье.
- Дата передачи бумаг в архив.
- Прочие сведения, которые предусмотрены внутренней политикой предприятия.
Первоначальное оформление предполагает группировку бумаг, свидетельствующих о принятии гражданина на работу, а далее – все сведения, которые касаются профессиональной деятельности служащего в организации.
Перечень основных данных
В законодательстве список документов, которые должны включаться в личные дела, не определен. Для гражданских госслужащих предусмотрено, что их досье содержит персональные и прочие данные, касающиеся поступления на службу, прохождения ее и увольнения. В личные дела также включается информация, необходимая для обеспечения деятельности госоргана. 
Также в досье содержатся:
- Внутренняя опись бумаг.
- Личный листок учета или анкета.
- Автобиография.
- Копии:
- документа, который удостоверяет личность;
- страхового свидетельства;
- ИНН (если его предоставил служащий);
- свидетельства воинского учета для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву;
- бумаг, подтверждающих право специалиста на налоговые вычеты, которые предусмотрены в ст. 218 НК;
- справок об установлении уровня ограничения трудоспособности, инвалидности (при предоставлении их специалистом);
- распоряжения (приказа) о зачислении в штат;
- должностной инструкции;
- договора о принятии материальной ответственности (если должность предусматривает ее);
- трудового контракта (если оригинал хранится в отдельной папке).
5. Бумаги, касающиеся допуска к сведениям, которые составляют тайну, охраняемую законом (если исполнение обязанностей специалиста предполагает использование такой информации).
6. Результаты предварительного медосвидетельствования (обследования), которое выполняется для установления профпригодности (в предусмотренных в законе случаях).
Дополнительные бумаги
В ходе трудовой деятельности специалиста к его личному делу могут подшиваться:
- Экземпляры соглашений к основному договору (или их копии).
- Уведомления об изменениях условий трудового контракта по инициативе нанимателя.
- Копии:
- докладных и объяснительных записок, заявлений и прошений работника по разным вопросам;
- приказов (распоряжений) о переводе сотрудника на иную деятельность (должность), о снятии дисциплинарных взысканий, поощрениях, прекращении деятельности на предприятии;
- трудовой книжки.
4. Результаты периодических (обязательных) медосмотров.
5. Материалы аттестации (если данных мероприятий требует должность).
6. Прочие документы, касающиеся деятельности специалиста на предприятии. 
Фотография специалиста
Она также присутствует в личном деле. Как правило, используется фотография 4х6. На ее обороте записывается Ф.И.О. работника. Целесообразно менять фотографию не реже одного раза в 5 лет или при достижении определенного возраста. Данный вопрос регламентируется по усмотрению начальства.
Изменение сведений
Кадровые работники, несущие ответственность за составление и ведение дел, должны следить за их состоянием и своевременно корректировать информацию. Нет необходимости вносить изменения в анкету или листок учета, а также требовать от специалиста заполнить бумаги заново. Все корректировки осуществляются путем составления отдельных актов. Они называются дополнениями к тому или иному разделу (дополнение к анкете, например). Как правило, они представлены в табличном варианте. Разработка соответствующих бланков осуществляется по усмотрению работодателя.