В быстром ритме современной жизни возникает острая необходимость правильно распределять свои силы и время. Для начинающих бизнесменов и менеджеров по продажам этот навык особенно необходим. Ведь им приходится организовывать подчас не только свое время, но и время своих потенциальных клиентов или партнеров, с которыми в ходе своей профессиональной деятельности они проводят бизнес-встречи. И конечно, каждый бизнесмен стремится к тому, чтобы эти встречи были максимально продуктивными. Вот несколько рекомендаций на эту тему.
Цель, бюджет и повестка дня
Правильная организация бизнес-встречи - это целая наука. Прежде чем звонить и приглашать партнеров или клиентов на встречу, необходимо тщательно спланировать ряд деталей.
Первый шаг - определить, зачем нужна эта встреча, то есть поставить четкую цель, ориентированную на результат. Например: заключить договор поставки на приобретение партии товара с двадцатипроцентной скидкой.
На основе поставленной цели разработать повестку дня. Всех, кого планируется пригласить на встречу, необходимо оповестить не только о времени и месте проведения, но и о вопросах, вынесенных на повестку дня. Это удобнее сделать в письменной форме. Так меньше шансов что-либо упустить, чем при общении, например, по телефону. Следует также отметить, что все пункты повестки дня должны быть сформулированы лаконично и недвусмысленно.
Хорошим тоном при проведении бизнес-встречи считается обеспечение инициатором всех необходимых условий для ее проведения. Для этого необходимо определиться с бюджетом встречи.
Во-первых, раздаточным материалом (экземпляр договора, план встречи, дополнительные материалы: чертежи, проекты, прайс-листы и пр.) должен быть обеспечен каждый участник.
Во-вторых, в помещении для встречи должно быть заранее подготовлено все необходимое оборудование (компьютер, проектор, интерактивная доска и пр.). В-третьих, на столе для каждого из участников должна стоять питьевая вода.
Выбор времени для проведения бизнес-встречи
По данным современных исследований, выбор времени для проведения бизнес-встречи напрямую влияет на ее продуктивность.
Утро понедельника и вечер пятницы - абсолютно не подходящие часы для бизнес-общения.
В пятницу вечером человек подводит итоги, уже утомлен рабочей неделей и, как правило, нуждается в отдыхе, поэтому не настроен на решение серьезных вопросов. Утро понедельника - время планирования новой рабочей недели внутри компании.
Самые продуктивные встречи проводятся во вторник и в среду во второй половине дня. Это лучшее время для заключения договоров и достижения соглашений по любым бизнес-вопросам.
Оптимальная продолжительность встречи
Для проведения максимально эффективной встречи необходимо владеть некоторыми знаниями из области общей психологии. А именно: продолжительность произвольной концентрации внимания взрослого человека - пятнадцать-восемнадцать минут. Исходя из этого, планировать более длительную встречу нецелесообразно.
Выполнение этих простых рекомендаций и тщательная подготовка обеспечат успех проведения бизнес-встреч.
