Для многих владельцев бизнеса управление компанией из дома оказалось совершенно новым явлением во время пандемии. Но для Криса Дайера, основателя и генерального директора компании PeopleG2, занимающейся проверкой данных, это всего лишь повседневная работа в домашнем офисе.
Предприниматель управлял магазином Brea в Калифорнии с 35 штатными сотрудниками и 3000 подрядчиками почти 11 лет удаленно. «Мы сознательно решили работать таким образом», - поделился в одном из интервью Дайер, чья компания была основана в 2001 году, а в 2009 году они перешли на удаленку, чтобы сократить расходы. Выручка компании составила 5 млн долларов (368 млрд рублей) в 2019 году.
За это время PeopleG2 провела более 100 000 конференций онлайн. Это определенное искусство, которое особенно актуально во время пандемии. Приходится проводить большое количество онлайн совещаний, чтобы оставаться в курсе событий. Но их должно быть не слишком много, чтобы сотрудники не тратили весь день на видеоконференции, не отрывались от работы.
И такие конференции должны быть эффективными. Нельзя забывать, что помимо работы участников ждут и домашние обязанности, кто-то плохо себя чувствует, у кого-то маленькие дети, которым нужно уделить внимание, у кого-то нет отдельного кабинета и ему приходится работать за кухонным столом, что не совсем удобно.
Для проведения эффективных и качественных виртуальных конференций Крис дает несколько полезных советов.
Соблюдайте дисциплину
Если ваши виртуальные совещания имеют тенденцию длиться долго или отходить от темы, огласите основные правила. Так сотрудники будут знать, что от них ожидают и когда следует появиться онлайн.
Все довольно просто: все совещания должны начинаться вовремя и заканчиваться раньше запланированного времени, чтобы участники не затягивали обсуждение только лишь для заполнения отведенного времени. И каждая конференция должна иметь повестку дня.
Наиболее распространенными типами конференций в этой организации являются «тараканы» и «страусы». Это короткие неформальные совещания с одним вопросом на повестке дня. Могут быть организованы любым из сотрудников организации с использованием любой платформы и приглашением коллег.
Конференции «тараканов» предназначены для решения незначительных вопросов. «Если у вас в ванной появился таракан, это небольшая проблема», - говорит Дайер.
Чаще всего, совещания «страусов» предназначены для поиска информации или помощи в выполнении задания: «Помогите мне вытащить голову из песка». Сотрудники могут свободно отклонять приглашения на эти конференции, если слишком заняты. По словам Дайера, средняя конференция «тараканов» длится семь минут, а по состоянию на прошлый месяц их было проведено всего 38, то есть в среднем по одной в день.
В последнее время компания проводит больше совещаний со «страусами», чем обычно, чтобы информировать сотрудников о кризисе, связанным со вспышкой коронавируса.
Когда появляется сложная тема для обсуждения, руководитель группы приглашает на виртуальное собрание «тигра». («Если в вашей ванной появился тигр, это уже большая проблема», - говорит Дайер.) Оно может длиться час или больше, с большим количеством участников и несколькими пунктами повестки дня.
Стандартное совещание в большинстве компаний проходит в конференц-зале у доски, но Дайер верит и в эффективность виртуальной версии. В PeopleG2 каждая команда ежемесячно проводит получасовые локальные онлайн-конференции.
Эти совещания важны не только для генерации идей, но и для того, чтобы предоставить сотрудникам безопасное пространство для выдвижения своих предложений, а также выяснить, насколько хорошо сотрудничает каждый их них с коллективом и не нуждается ли он в дополнительном обучении. По его словам, практика ежемесячных виртуальных собраний усиливает ощущение «психологической безопасности».
Помните о личных потребностях
Установленные правила помогают проводить совещания продуктивно. Кроме того, существуют способы, которыми руководители могут оценить эмоциональное состояние каждого работника. Это может быть особенно значимым в момент глобального кризиса. PeopleG2 использует систему «регистрации» и «проверки» на более долгих совещаниях, чтобы оценить вовлеченность сотрудников и их состояние.
В начале конференции участники рассказывают, как себя чувствуют. Например, сотрудница может пожаловаться, что у нее трехмесячный малыш и она не выспалась. Зная об этом, руководитель может освободить от участия в конференции, а остальная часть группы станет относиться с большим пониманием.
Физический дискомфорт, например, чувство голода, холода также может влиять на психическое состояние людей и их поведение на собраниях. Когда ваша команда на удаленке, вы не можете контролировать эти факторы, обеспечив обедом или включив обогреватель в офисе.
Вот почему важно вовремя выявлять такие моменты. Иногда есть вещи, которые мы не можем исправить, но, по крайней мере, коллектив знает, что происходит с одним из них.
Этот тип открытости требует доверия, и как только вы выявите причины, по которым сотрудник может работать не лучшим образом, вы не только будете более готовы предложить поддержку этому человеку, но также предотвратите недопонимание со стороны коллег.
Завершение совещания тоже не должно быть внезапным
В конце каждой конференции руководитель должен убедиться, что все довольны результатами обсуждения. «Мы начинаем встречу с вопроса «Что происходит с вами как с личностью?», - говорит Дайер, - «А когда расходимся, звучит заключительный вопрос «Все ли разрешилось хорошо?».
Внезапный переход к удаленной работе может создать нагрузку как для сотрудников, так и для руководителей. Поэтому важно организовать все правильно, подать хороший пример и создать продуманную систему для виртуального объединения людей. Конференции - это место, где вы учитесь работать удаленно как единый коллектив.
