Региональные и международные командировки могут быть довольно дорогостоящими, а расходы в этом случае трудно контролировать. Даже если вы смогли сэкономить сразу на нескольких этапах, вы все равно потратите огромные деньги на авиабилеты.
Те, кто впервые организовывает командировку, должны учитывать несколько факторов. Но не стоит бояться каких-то проблем, которые могут возникнуть, поскольку даже специалисты могут оттачивать свои методы экономии перед поездками. Вы узнаете о некоторых интересных способах уменьшения расходов на корпоративных поездках.
Бронируйте заранее
Так, много людей виноваты в том, что не оформили бронь. За такой задержкой всегда стоит причина - непредвиденные обстоятельства, чрезвычайные ситуации с клиентом и т. д. А может быть, вы знали, что должны забронировать заранее, но просто откладывали и оставляли на потом. В любом случае из-за этой халатности вы лишаете себя дешевых билетов на рейс.
Компании могут поощрять своих сотрудников при бронировании билетов примерно за месяц. К тому же делать сейчас это просто: можно воспользоваться электронной почтой или создать запрос на сайте авиакомпании. Это экономит деньги и дает возможность сосредоточиться на других важных вопросах.
Самые дешевые дни, чтобы летать
Тарифы могут колебаться в течение недели. Некоторые дни будут дорогими, а некоторые окажутся дешевле.
Вы должны проверить сайты авиакомпаний, чтобы определить самые дешевые дни для полетов. Многие бизнес-путешественники бронируют билеты в понедельник и четверг, тогда как в воскресенье и пятницу в основном покупают билеты отдыхающие. Следовательно, если вы хотите сэкономить, оформляйте бронь во вторник, среду и субботу. Это самые дешевые дни недели для вас.
Самые дешевые времена года
Вы должны знать о самых дешевых временах года, которые наиболее доступны для полета. Речь идет о самом непопулярном времени для полетов, благодаря которому вы экономите деньги, не сталкиваетесь с толпами людей в аэропорту, получаете более легкий доступ к прокату автомобилей и, конечно же, более дешевые предложения в отелях.
Лучшее время для полета - в начале декабря, январе, конце августа и в октябре. Вы в основном должны бронировать билеты, когда в аэропорту нет отдыхающих.
Менее дорогие аэропорты
Возможно, вы не думали об этом раньше. В крупных аэропортах билеты стоят дороже, нежели в маленьких. Вы можете провести исследование, чтобы понять это самостоятельно.
Сравните цены между большим аэропортом и маленьким в вашем регионе. При необходимости сядьте на автобус или поезд до самого дешевого аэропорта и оттуда летите. Вы заметите, насколько сильно можно сэкономить в итоге.
Работа со специальными компаниями
Компании могут выбрать помощь от фирм, которые занимаются организацией командировок. Но можно установить и собственную систему управления деловыми поездками для своих сотрудников.
В крупных компаниях сотрудники вынуждены летать в командировки чаще, чем в мелких. И им действительно проще будет получить помощь со стороны. Такие организации подскажут все относительно бронирования дешевых билетов, получения скидок от поставщиков, организации более дешевых поездок и т. д.
Если же компания не очень большая, а поездок за год не так много, то дешевле будет самостоятельно разработать управление ними, чем обращаться к специалистам.
Совершенствуйте свою туристическую политику
Ваша организация может работать с компаниями, занимающимися управлением командировками, и при этом обучать своих сотрудников тому, как экономить деньги во время деловых поездок.
Сотрудники обязаны знать о правилах поездок, должны быть проинструктированы о том, как экономить деньги во время путешествий, так как это выгодно как для них самих, так и для их организации. Руководители могут проводить семинары и встречи по этому вопросу для обучения сотрудников. И, конечно, четко изложить руководящие принципы в брошюре о политике компании, чтобы все работники, как новые, так и старые, знали, куда можно обратиться за ответами на интересующие вопросы.
Только ручная кладь
Еще один способ уменьшить дополнительные расходы в корпоративных поездках - иметь с собой только ручную кладь. Нет необходимости в дополнительном багаже, так как это только рабочая поездка.
Сотрудникам также рекомендуется не тратить время на развлечения и прогулки, а сфокусироваться только на рабочей цели. Если они хотят отправиться на экскурсию, им следует выбрать другой день для этого.
Планируйте свое проживание
Иногда у сотрудников не остается иного выбора, кроме как выбрать жилье, предложенное для них компанией. Но руководители должны быть осторожны в выборе отеля.
Конечно, чтобы сэкономить, нужно приобретать номера по доступным ценам. Но нельзя забывать и о качестве обслуживания и питания в отелях. Руководителям нужно помнить, что сотрудники доверяют им свою безопасность. Поэтому не нужно разочаровывать их, выбирая отели, где их вещи, например, могут внезапно исчезнуть.
Кроме того, можно забронировать номера в хороших гостиницах, используя купоны. Никогда не стоит упускать эту возможность.
Еда в продуктовом магазине
Еда в отеле будет стоить дорого. Чтобы сэкономить, сотрудники также могут купить продукты в местном супермаркете. Вместо того, чтобы тратить кучу денег на вкусную еду, они могут готовить простые блюда, которые полезны для здоровья и безопасны для потребления.
Например, бутерброд с ветчиной и сыром, овсянка, лапша и суп. Кроме того, сотрудникам рекомендуется носить с собой небольшой перекус (фрукты, овощи, орехи), который может пригодиться.
В заключение
Можно сэкономить практически на всем, даже на командировках. Несмотря на то что сделать это довольно сложно, необходимо найти эффективные способы. Вышеупомянутые методы экономии во время корпоративных поездок можно использовать в любой компании, но всегда будут некоторые факторы, которые находятся вне нашего контроля. Поэтому будьте готовы к ним.
Также помните о форс-мажорах, которые могут в процессе экономии влететь в копеечку. Например, сотрудники могут заболеть или попасть в аварию во время поездок, что в конечном итоге увеличит текущие расходы.
Таким образом, компании и сотрудники должны всегда иметь с собой деньги на чрезвычайные ситуации, чтобы справиться с ними.
