Рубрики

Электронная переписка, или как звучать убедительно и грамотно как начальник: советы профессионалов

В наши дни существует много возможностей для делового общения, и электронная почта - не исключение. Согласно опросу Gallup 2017 года, сотрудники тратят в среднем четверть своего рабочего времени на электронные письма по работе для связи с коллегами, менеджерами и клиентами. Умение писать - ключевой навык для поддержания контактов и продвижения по службе.

Независимо от того, являетесь ли вы руководителем или движетесь в этом направлении, профессиональные советы, приведенные ниже, помогут вам наполнить свой почтовый ящик эффективными беседами и произвести хорошее впечатление на всех, с кем вы вступаете в виртуальный контакт.

Сразу к делу

Люди обычно заняты и ценят свое время. Не исключение и вы, так что лучше изложить суть вопроса сразу емко и лаконично. Начните с «призыва к действию» уже в строке темы; например, «Ввод данных для проекта XYZ до пятницы, 20.09.19».

Это не значит, что вы не можете начать свое обращение с личного дружеского приветствия.

Знайте своего собеседника

В некоторых случаях следует настроить свой тон в зависимости от того, отправляете вы электронное письмо коллеге или сотруднику старшего уровня. Лучше начинать более официально, а потом подстраиваться под манеру общения собеседника. Используйте профессиональный язык без сленга, сокращений, обдумывайте свои слова.

Адаптируйтесь

Профессиональные электронные письма не должны быть лишены вашей индивидуальности, но если перенять стиль общения в конкретной среде, можно произвести хорошее впечатление.

Научитесь эмпатировать, улавливать настрой коллектива и предпочтения отдельных людей. Некоторым может нравиться использование маркеров, некоторые могут отвечать простым «хорошо» независимо от запроса или проблемы, а некоторые вообще оставляют письма без ответов. Понравиться всем невозможно, но постарайтесь скорректировать свой стиль соответствующим образом.

Будьте спокойны

Даже если вас очень сильно беспокоит тема, не стоит выражать свои чувства по электронной почте. Иначе потом вам придется сожалеть о своей вспыльчивости.

Если вам очень нужно, напечатайте эмоциональное письмо и отложите в черновики. Перечитывайте его на протяжении дня и анализируйте: нужно это отправлять или не стоит.

Знайте меру

Иногда переписку лучше прекратить и закончить разговор в телефонном режиме или вживую. Особенно когда виртуальный диалог заостряется или собеседники неверно трактуют тон друг друга. Это поможет избежать недопонимания и конфликта.

Но для критических разговоров о производительности сотрудников придерживайтесь электронной почты, поскольку это часть процесса документации.

Помните о конфиденциальности

Неопытные работники электронной почты часто забывают о том, что технически она принадлежит компании. Так что любые провокационные материалы могут быть легко обнародованы за считанные секунды. Будьте особенно внимательны при отправке по электронной почте любой личной информации или комментариев о другом сотруднике или клиенте.

Не поддавайтесь шаблонам традиционной почты

Прекратите извиняться и начинать электронные письма с «Извините, что беспокою вас… ». Сам акт отправки электронного письма является небольшим вмешательством во время человека, и извинения по этому поводу только роняют вас в глазах собеседника.

Также не засоряйте чужие ящики маленькими и частыми письмами - лучше накопите информацию и отправьте ее сразу. Старайтесь избегать длинных трактатов. Мэтью Барр, основатель Burr Consulting предлагает придерживаться диапазона от одного до двух абзацев. Иначе большой объем просто отпугнет получателя. И не злоупотребляйте смайликами в корпоративной среде.