Электронная почта — это прекрасная возможность общаться как по работе, так и в личных целях. Нужно лишь правильно использовать e-mail, чтобы не быть перегруженным огромным количеством спама. Предлагаем 10 советов по правильному управлению электронной почтой.
При отправке письма всегда заполняйте поле темы
Когда вы кому-то пишете письмо, обязательно укажите его тему. Таким образом вы увеличиваете вероятность того, что ваше сообщение будет прочитано, а не сразу же отправлено в корзину как спам. Это правило важно как для рабочей переписки, так и для личных сообщений.
Всегда отвечайте на полученные письма
Стремитесь отвечать на все полученные сообщения, за исключением спама, который часто попадает в почтовый ящик. Вы можете подтвердить получение сообщения, выразить свое мнение или отклонить предложение. Это занимает всего несколько минут и помогает поддерживать связь с отправителем. Откладывание ответа может привести к потере выгодных предложений.
Проверяйте регулярно вашу почту
Проверка почты может осуществляться как вручную, так и с использованием специальных программ, работающих в фоновом режиме. В последнем случае вы получите уведомление о новом сообщении как на компьютере, так и на экране смартфона. Это поможет оперативно отреагировать на письмо, которое будет важным для вас.
Стремитесь классифицировать сообщения
Современные сервисы электронной почты позволяют автоматически классифицировать сообщения в ящике. Это дает возможность группировать письма по важности, характеру (рабочие или личные) как вручную, так и автоматически, настраивая свой аккаунт. Помните, что такая классификация помогает бороться со спамом, и вы будете уверены, что получите любое важное сообщение.
Используйте фильтр непрочитанных сообщений
Часто в почтовом ящике накапливается много сообщений, и легко что-то упустить из виду. В этом случае полезно воспользоваться фильтром непрочитанных сообщений, который позволяет отобразить все письма, которые вы по тем или иным причинам забыли просмотреть. Также можно устанавливать небольшие флажки на прочитанные сообщения, что позволит пометить их как более важные для вас. В последующем можно также найти фильтром все такие отмеченные письма. Это поможет быстро обнаружить пропущенные сообщения и ответить на них.
Пользуйтесь функцией поиска в электронной почте
Поисковые сервисы позволяют осуществлять поиск по всем полученным письмам. Например, можно отобразить все сообщения от конкретного отправителя или содержащие определенное слово. Это особенно удобно, если вы прочитали письмо, но не удалили его, а через некоторое время хотите снова его прочитать. Вместо ручного поиска проще воспользоваться функцией поиска.
Регулярно чистите свой электронный ящик
Нужно понимать, что, как бы правильно вы ни использовали свою электронную почту, в нее будут приходить различные рекламные сообщения и спам. Чтобы не захламлять свой ящик, следует регулярно его очищать, удаляя такие ненужные сообщения. При этом лучше всего делать это вручную, так как автоматическая система не может сама определить, какое письмо важно для вас, а какое можно удалить. Возьмите себе за правило проводить такую очистку электронной почты каждый месяц, что поможет поддерживать ящик в чистоте. Такая работа занимает буквально 5 минут, при этом можно существенно упростить себе жизнь.
Архивируйте полученные сообщения
Подобные рекомендации будут особенно актуальны в том случае, если вы используете электронную почту в рабочих целях. В этом случае вы не удаляете сообщения, а перемещаете их в архив. Если при этом организовать их по соответствующим папкам, то поиск таких писем будет существенно упрощен в будущем. Возможность архивации сегодня предоставляют практически все электронные сервисы. Вы можете сделать это как в полностью автоматическом режиме, так и вручную.
Отключите звук уведомлений
Когда вы только начинаете пользоваться электронным ящиком, на него приходит не так много писем. В этом случае наличие звуковых уведомлений будет чрезвычайно полезным. Но по прошествии нескольких лет использования электронной почты на ящик будут приходить письма и спам практически каждый час. Если не отключить звук уведомлений, это просто отвлекает и прерывает рабочий процесс. Поэтому мы все же рекомендуем отключить такие уведомления и проверять почту вручную.
Используйте два аккаунта электронной почты
В идеале следует использовать две учетные записи: одну - для личных целей, а вторую - для работы. Это позволит правильно классифицировать полученные письма и существенно упростит использование электронной почты. При этом такие аккаунты можно даже связать друг с другом или сделать один основным, который будет собирать все письма с других почтовых ящиков. Нужно лишь будет зарегистрироваться с различных номеров телефонов или выбрать сервис, где не требуется авторизация по SMS.
